Agence d’intérim : comment réussir son projet de digitalisation de l’intérim ?
Le monde de l’intérim fait sa révolution numérique sous l’impulsion de pure players digitaux. Depuis quelques années, le travail temporaire se dépoussière pour devenir 100 % digital. Ce mouvement a pris de l’ampleur dès que les agences d’intérim ont perçu ce que la digitalisation de l’intérim leur offrait : gagner en efficacité et en productivité, optimiser les échanges avec les clients et les intérimaires, sécuriser les données, les aspects juridiques, etc. Surtout, le digital offre le temps et le moyen de se recentrer sur le cœur du métier : l’humain ! Mais comment réussir son projet de digitalisation intérim ?
Équipe ETT
Le monde de l’intérim fait sa révolution numérique sous l’impulsion de pure players digitaux. Depuis quelques années, le travail temporaire se dépoussière pour devenir 100 % digital. Ce mouvement a pris de l’ampleur dès que les agences d’intérim ont perçu ce que la digitalisation de l’intérim leur offrait : gagner en efficacité et en productivité, optimiser les échanges avec les clients et les intérimaires, sécuriser les données, les aspects juridiques, etc. Surtout, le digital offre le temps et le moyen de se recentrer sur le cœur du métier : l’humain ! Mais comment réussir son projet de digitalisation intérim ?
Projet de digitalisation intérim ? Quelques exemples fréquents
Commençons par quelques exemples fréquents en matière de digitalisation de l’intérim.
La relation candidats
En amont, la relation candidats gagne à être digitalisée :
- processus de recrutement phygital ;
- création et diffusion des offres d’emploi en un clic ;
- simplification du traitement des candidatures ;
- gestion d’un vivier de candidats en toute simplicité.
La relation intérimaires
Les échanges avec les intérimaires gagnent en fluidité grâce à une application mobile par exemple. Contrats de mission, bulletins de salaire, nouvelles propositions de missions, gestion de l’indisponibilité, relevé d’heures, gestion des acomptes, etc.
La relation clients
La digitalisation de l’intérim optimise le process de commande avec les entreprises utilisatrices. Mais aussi, elle facilite la signature du contrat de mise à disposition, la facturation.
Les processus internes
En interne aussi, la digitalisation fait gagner du temps : centraliser sur un back-office la gestion de la paie, les déclarations sociales, le paiement de la mutuelle, etc. Ainsi, l’agence évite les oublis et s’épargne des ressaisies inutiles.
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Comment réussir la digitalisation intérim ? Toutes les étapes clés
Identifier les besoins
En premier lieu, vous devez recenser les pratiques actuelles au sein de votre organisation. Du premier contact avec un client jusqu’à la fin de la mission d’un intérimaire, quel est votre fonctionnement ? Cela vous permet de bien comprendre les besoins et de rédiger un cahier des charges pertinent.
N’oubliez pas d’anticiper l’avenir ! Quels pourraient être vos besoins futurs ? Quelles nouvelles problématiques résoudre ?
Vous disposez sans doute d’un réseau d’agences d’intérim aux pratiques diverses. Un projet de digitalisation intérim nécessite d’interroger chaque entité et de synthétiser toutes les pratiques. C’est souvent un excellent moyen pour harmoniser les process et optimiser sa manière de travailler !
Sélectionner son prestataire / sa solution de digitalisation intérim
Des besoins aux fonctionnalités nécessaires, il n’y a qu’un pas ! Sélectionnez les solutions digitales qui répondent à votre cahier des charges puis comparez-les : services, prix, fonctionnalités avancées, accompagnement et formation, capacité d’évolution, références clients, etc.
Vous le savez, l’intérim est un secteur spécifique : réglementation du droit du travail, relation tripartite, urgence des missions le plus souvent. Une solution de digitalisation intérim passe nécessairement par une connaissance pointue du travail temporaire.
Planifier
Pas de projet de digitalisation sans vision claire du rétroplanning. Tout simplement indispensable puisque un projet d’une telle ampleur ne se réalise pas en quelques jours !
Anticiper la mobilisation des bonnes personnes au bon moment : c’est la clé pour ne pas perdre de temps et procéder avec méthode.
Penser à l’interfaçage
Les agences d’intérim travaillent avec plusieurs outils différents :
- leur back-office ;
- les solutions de recrutement : site carrière, cvthèque, ATS (Applicant tracking system) ;
- portail digital avec les clients ;
- portail d’échange avec les intérimaires ;
L’objectif est de simplifier les démarches, de sécuriser les données et d’éviter la double saisie et les erreurs. Pour ce faire, votre outil de digitalisation intérim doit prévoir une connexion ou un interfaçage, voire une suppression de l’outil s’il est intégré dans la solution.
Sans oublier la protection des données !
Les cyberattaques n’arrivent pas qu’aux autres. Les grands noms de l’intérim sont touchés de plein fouet par des attaques informatiques : Proman est victime d’une cyberattaque fin 2020, Leader subit le même sort début 2022, un risque de fuite de données chez Adecco en novembre 2022, etc.
L’intérim gère nécessairement un grand nombre de données personnelles. La sécurité des données et le respect des règles issues du RGPD (règlement général sur la protection des données) font partie des points clés dans le choix d’une solution de digitalisation de l’intérim. Vérifiez notamment si la société dispose d’une certification ISO 27001.
Enfin, accompagner ses équipes
Enfin, l’accompagnement des équipes est absolument indispensable. La digitalisation impose un changement de culture et de modus operandi. Certaines agences pourraient se montrer réfractaires au changement.
D’autant plus que cette digitalisation impacte non seulement l’agence d’intérim mais aussi tous ses clients, partenaires et intérimaires.
La bonne idée : désigner des interlocuteurs référents (des personnes proactives sur le nouveau système) et prévoir des formations…
L’œil de PIXID
PIXID constitue un écosystème global de solutions pour les agences, les clients, les intérimaires et les candidats. Il peut se connecter aux back-offices existants du marché. L’objectif est de permettre aux agences d’intérim, grâce au digital, de gagner en efficacité dans tous les aspects de leur métier. Et PIXID connaît tout de l’intérim puisqu’il déploie depuis 20 ans des solutions digitales pour le travail temporaire !
