Quel est le Coût d’un Portail Salariés ?

Vous souhaitez mettre en place un portail RH dans votre entreprise et vous vous interrogez sur le coût d’un Portail Salariés ? La transformation des process d’une entreprise vers le digital est devenue incontournable. Le Portail salariés, appelé aussi portail RH, intègre parfaitement cette transformation. Il est indispensable aux sociétés qui l’ont adopté.

Antoine Poiron

Directeur Offres Sourcing et Partenariats

Les utilisateurs apprécient l’automatisation des procédures administratives, l’accès intuitif et immédiat aux ressources et aux documents personnels, ainsi que la collaboration optimisée entre les salariés et les salariés, le tout en toute sécurité. Se doter d’un outil aussi puissant, c’est impulser un nouveau souffle à votre gestion quotidienne. Le temps que vous gagnez vous offre le confort nécessaire à la réalisation de tâches à forte plus-value. Vous bénéficiez de fonctionnalités et d’indicateurs qui facilitent l’accès aux données salariés. Découvrez tout ce qu’il y a à savoir sur le Portail Salariés et combien coûte un Portail Salariés en fonction des différents facteurs à considérer.

Qu’est-ce qu’un portail salariés ?

Définition d’un portail Salariés

C’est un espace totalement collaboratif présenté de façon très intuitive sur une plateforme digitale sécurisée. Tous les salariés ont accès rapidement à tous les documents qui concernent leur activité professionnelle : fiche de paies, contrat de travail, diplômes, pièces d’identité, notes de frais, congés, absences, etc. Le tout est stocké dans un coffre-fort numérique.

Les avantages de travailler avec un Portail Salariés pour votre entreprise

Un Portail Salariés devient indispensable à l’entreprise qui l’utilise. Ses avantages sont incontestables :

  • Simplification significative des process ;
  • Disponibilité à vie des documents ;
  • Confidentialité garantie ;
  • Automatisation pour une optimisation du temps ;
  • Meilleure gestion des coûts ;
  • Gain de place.

Les avantages à utiliser un Portail Salariés pour vos collaborateurs

  • Rapidité de l’accès aux données personnelles;
  • Accélération des processus de gestion des congés, des absences, etc. ;
  • Connexion immédiate à l’information ;
  • Meilleure communication avec son employeur.

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Combien coûte un Portail Salariés ?

Le coût d’un Portail Salariés varie selon de nombreux critères. Un devis personnalisé est requis. Pour information, le fonctionnement d’un logiciel SIRH oscille entre 1,5 € et 3 € par employé/mois. Mettre en place un Portail Salariés coûte environ entre 25 000 € HT et 40 000 € HT d’après une analyse de Celge.fr. ou 145 $ par mois pour une étude de Software Path.

Les différentes solutions de Portail Salariés

Un Portail Salariés est disponible par le biais de l’intranet de l’entreprise ou en mode SaaS, internalisé ou externalisé. Comment le choisir ?

L’avantage d’un portail en mode SaaS ou Cloud c’est de pouvoir déléguer des tâches complexes à un service externalisé et professionnel. Vous bénéficiez de mises à jour de la solution sans vous en préoccuper. C’est nécessaire pour votre mise en conformité légale. Que vous le choisissiez interne ou externe, ce SIRH est extrêmement sécurisé.

Les différentes solutions selon le profil de votre entreprise

Les solutions s’adaptent au nombre de salariés qui travaillent dans votre entreprise. Grandes entreprises, TPE/PME, agences d’emploi, etc.. Vous devez prendre en compte différents éléments :

  • Le nombre de collaborateurs et d’utilisateurs ;
  • La structure organisationnelle ;
  • Le nombre de modules nécessaires ;
  • Le développement adapté à la structure ;
  • Les services professionnels.

Le coût varie selon le flux : vous ne payez que ce que vous consommez. Un prix dégressif s’applique. Néanmoins, restez vigilant si vous déployez beaucoup de documents et que vous perdez la maîtrise des coûts.

Par ailleurs, si vous optez pour un coût par salariés retenez que :

  • Les prix sont facilement anticipés, budgétés et provisionnés ;
  • Qu’une possibilité de déployer d’autres documents sans frais supplémentaires (pas de coûts cachés) existe ;
  • Mais, qu’il faut rester vigilant au problème de salariés inactifs, à celui des licences par rapport aux salariés et du coût à l’usage élevé si le portail n’est pas utilisé.

Les coûts supplémentaires

Les coûts supplémentaires concernent ceux du déploiement et de la formation selon la solution que vous choisissez d’installer.

Les économies réalisées avec un portail salariés

Un Portail Salariés offre l’opportunité de réaliser des économies nécessaires pour l’entreprise, les collaborateurs et l’écologie.

Les économies directes

L’utilisation des consommables est réduite drastiquement : plus de papiers consommés, de lettres, de timbres à payer, d’imprimante et de cartouches d’encre à utiliser. C’est une aubaine qui permet de diminuer l’empreinte carbone de votre société.

Le temps est économisé, vous ne perdez plus de longues minutes à chercher un papier ou à passer des coups de fil chronophages pour obtenir une information.

La dématérialisation des documents comme les bulletins de paie entraîne une accélération des flux et une diminution des coûts de traitement et des frais d’envoi ainsi que la disparition des surfaces de stockage.

Les économies indirectes

Si vous confiez la gestion de votre portail Salariés, vous évitez des amendes liées au RGPD ou au Code du travail car des solutions d’outils et d’alertes vous guident au respect des lois en vigueur sur le Droit du Travail.

L’œil de PIXID

Un portail salarié offre l’opportunité de dégager un ROI rapidement, car les économies réalisées grâce à la digitalisation des process invitent à continuer sur cette voie avec pourquoi pas un portail candidat. Les entreprises françaises sont encore en retard dans l’acquisition d’outils comme le Portail salarié. En Allemagne, le taux de dématérialisation s’élève à 95 % et à 73 % en Grande-Bretagne. La France est très loin derrière eux avec seulement 15 %. Enfin, le Portail salarié s’inscrit dans une stratégie d’outillage SIRH plus large qui va du recrutement à la gestion administrative.

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