Si le digital s’est largement imposé dans les métiers du marketing ou de la relation clients, l’évolution des pratiques dans le monde de l’emploi est une réalité et devient source de performance et de confort de travail. La mise en place d’un portail RH ou espace personnel permet ainsi de suivre l’intérimaire dans toutes les phases de sa relation avec l’agence : du recrutement à la fin de sa mission, en moyenne 70 documents sont échangés entre une ressource et son employeur ! 
 

Un portail RH est un espace partagé administré par une agence d’emploi et dans lequel chaque intérimaire dispose d’un accès sécurisé pour accéder à tous ses documents professionnels. Certaines agences d’intérim les développent elles-mêmes mais la majorité font appel à des prestataires pour bénéficier de solutions clé en main, faciles à déployer et évolutives. L’espace de l’intérimaire équivaut coffre-fort numérique permettant :

    • de stocker les documents électroniques ;
    • de bénéficier d’une traçabilité des opérations effectuées ;
    • d’assurer la sécurité et la bonne gestion des informations personnelles ;
    • d’offrir la possibilité de télécharger et d’échanger des documents facilement

 

Phase 1 : recrutement & contractualisation

    » Candidature

Dès le premier contact avec un candidat, vous pouvez apprécier les avantages de cet espace personnel en ligne. Vous regroupez et digitalisez tous les documents liés aux candidatures tels que CV, diplôme, attestation de formation, habilitation, permis, certification, justificatif de handicap, etc. Vous vous assurez ainsi que certains prérequis indispensables au recrutement sont présents comme le permis de conduire pour un poste de chauffeur / livreur par exemple.
 

    » Contrat

Une fois le candidat choisi, vous ajoutez les informations administratives utiles à la création de son contrat. Vous pouvez ainsi vérifier que vous ne recueillez que les informations nécessaires, en conformité avec les règlements en vigueur. La rédaction du contrat de travail sera ainsi fluide et rapide. Par exemple, pour un candidat étranger, vous pouvez demander le titre de séjour et le permis de travail. Des documents spécifiques ne peuvent être réclamés que si le poste le justifie : par exemple, un certificat de vaccination à jour si le salarié est amené à être en contact avec des personnes fragiles comme les enfants.

Pour rappel, le RGPD (règlement général sur la protection des données) soumet la collecte des données personnelles à un principe strict de proportionnalité, en vertu duquel vous ne pouvez légalement collecter que les données indispensables à la finalité du traitement. Un portail pourra vous rappeler ces bonnes pratiques !

 

    » Intérêt pour l’agence d'intérim

N’ayez pas l’impression que la constitution d’un dossier par candidat dans un portail en ligne est du temps perdu ! Au contraire, pour les candidats non retenus, vous créez ainsi un vivier de talents facile à activer pour de futurs besoins.

En permettant de classer automatiquement les documents et de les standardiser, le portail RH fait gagner un temps précieux dès le recrutement. Tous les documents sont mis à disposition en temps réel avec un suivi simplifié pour les chargés de recrutements. Les candidats ont une image positive du processus d’inscription, qui devient plus fluide et plus organisé : un plus pour votre marque employeur ! 

 

Phase 2 : vie de de l'intérimaire

    » Documents liés à l’onboarding

Le recrutement n’est que la première étape dans l’utilisation du portail ! Il va en effet accompagner l’intérimaire pendant toute son parcours au sein de votre agence. Il y retrouve tout d’abord facilement tous les documents concernant sa bonne intégration et son accueil :
      • le livret d’accueil regroupant toutes les informations pratiques, les horaires de l’agence, les coordonnées de ses interlocuteurs, etc. ;
      • les consignes de sécurité, les consignes vestimentaires, etc.

A chaque mise à jour, chaque nouveau document est facilement mis à disposition de l’ensemble de vos intérimaires.

 

    » Bulletin de salaire électronique (BSE)

Chaque mois, vous pourrez également profiter de cet espace pour publier leur bulletin de paie électronique. Pour rappel, le format numérique est devenu la norme dans les entreprises en janvier 2017. Depuis cette date, il n’est plus nécessaire de collecter l’autorisation de chaque salarié pour le mettre en place.

 

    » Intérêt pour l'intérimaire

Tous ces documents sont en permanence disponibles et l’intérimaire peut facilement télécharger et envoyer les documents nécessaires à sa vie quotidienne (relations banques, administrations, pôle emploi, CAF,  etc. ).

Pour chaque intérimaire, avoir un profil identifié au sein d’un groupe ou d’un réseau d’agence facilite la ré-employabilité. D’autant plus qu’il lui sera facile de compléter son profil en ajoutant ses préférences, ses disponibilités, ses contraintes en vues de nouvelles missions. Au fil du temps, son profil s’enrichit de ses nouvelles expériences, augmente sa visibilité et améliore sa ré-employabilité.

 

Phase 3 : fin de mission

Lorsque l’intérimaire termine sa mission, il peut retrouver sur le portail les documents légaux tels que solde de tout compte, attestation de travail ou évaluation de mission. Il est évident qu’il ne faut pas couper brutalement l’accès au portail le jour où une mission se termine. L’ouverture d’un tel portail implique de garantir l’accès aux documents pendant toute la durée légale de conservation, qui va au-delà du temps effectif du contrat de mission. C’est le moyen idéal de prolonger la relation avec lui et donc d’entretenir son vivier de talents.

 

L’oeil de PIXID : la mise en place d’un espace, tel que myPixid, pour ses intérimaires participe bien sûr à un allègement des tâches administratives grâce à la dématérialisation tout en augmentant l’efficacité des agences.
Mais il faut voir plus loin ! Ouvrir un espace en ligne pour ses intérimaires permet de garder le contact, d’améliorer son vivier de talents et de fidéliser ses intérimaires. Il sera beaucoup plus simple de connaître ses disponibilités et de le contacter grâce à ce portail.
Mais les entreprises ont intérêt à faire appel aux meilleurs prestataires pour respecter les obligations légales liées à la sécurité des données personnelles.