1 Präambel

PIXID stellt den auf Zeitarbeit zurückgreifenden Unternehmen Internetdienste zur Verwaltung des gesamten für Zeitarbeitsleistungen spezifischen Prozesses in vollkommen elektronischer Form bereit (Verwaltung von Zeitarbeitnehmern, elektronische Unterschrift für Dienstverträge, Empfang von Auftragsbestätigungen, Verwaltung der Bewerbungen und Interviewverfahren, Aktivitätserfassungen, Vorabrechnung, Abrechnung, steuerkonforme Rechnungsübermittlung und Reporting).

Als europäischer Marktführer für Zeitarbeits- und Flexibilitätsmanagement über das Internet verfolgt PIXID das Ziel, die bestmögliche Servicequalität zu erbringen. Ebenso messen wir dem Aufbau einer vertrauensvollen Beziehung zu unseren Kunden hohe Bedeutung bei.

Im Bewusstsein um die Verpflichtungen im Zusammenhang mit dem Umgang mit persönlichen Daten hat PIXID seit seiner Gründung Ende 2004 eine Reihe von Maßnahmen umgesetzt, mit denen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Einklang mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften gewährleistet wird. PIXID verschreibt sich einem Konformitätskonzept mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und der ISO 27001-Zertifizierung seines Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS),

Da PIXID Wert auf Transparenz legt, möchte es anhand der vorliegenden Richtlinie zur Verarbeitung personenbezogener Daten die Art und Weise vorstellen, wie wir diese Daten erheben und verarbeiten.
 

2 Wofür findet die Politik zum Schutz persönlicher Daten Anwendung?

Diese Politik zum Schutz personenbezogener Daten gilt für die auf allen Websites und Anwendungen der PIXID-Gruppe erhobenen persönlichen Daten.

Die erhobenen personenbezogenen Daten stehen mit den Nutzern unserer Dienste und/oder mit den HR-Unterlagen der Zeitarbeitnehmer oder der durch uns verwalteten Dienstleister in Zusammenhang.
 

3 Welche personenbezogenen Daten erheben wir?

PIXID erhebt von den Nutzern des Dienstes folgende personenbezogene Daten:
- Anrede
- Name
- Vorname
- Geschäftliche E-Mail-Adresse
- Geschäftliche Telefonnummer
- Geschäftliche Mobiltelefonnummer

Bei den personenbezogenen Daten, die unsere Kunden von den Bewerbern und Zeitarbeitnehmern erheben und welche an PIXID übermittelt werden, handelt es sich um Folgende:
- Name
- Geburtsname
- Vorname
- Geburtsdatum
- Geburtsort
- Staatsangehörigkeit
- Geschlecht
- Wohnsitzadresse
- Postleitzahl des Wohnorts
- Wohnort
- Geschäftliche Telefonnummer
- Geschäftliche E-Mail-Adresse
- Private Telefonnummer*
- Private E-Mail-Adresse*

* für Zeitarbeitnehmer erforderlich, die einen PIXID-Zugang wünschen.

Folgende Dokumente mit personenbezogenen Daten werden von unseren Kunden von den Zeitarbeitnehmern erhoben und in Form von Anlagen im PDF-Format an PIXID übermittelt:
- Elektrozulassungen, Fahrerlaubnis CACES
- Ärztliche Untersuchungen FIMO - FCOS
- Bildungsabschluss, Lebenslauf, Bewerbungsanschreiben
- Empfehlungsschreiben
- Strafregisterauszug
- Praktikumsbescheinigung
- Elternbescheinigung für Minderjährige, Kraftfahrzeugschein (Zulassungsbescheinigung)
- Auszug aus dem Familienstammbuch
- Wohnsitznachweis, Passfoto
- Bankverbindungsnachweis, Wohnsteuer
- Arbeitsvertrag

- Vorläufige Aufenthaltserlaubnis
- Vorläufige Arbeitserlaubnis, Niederlassungserlaubnis
- Aufenthaltskarte
- Befristete Aufenthaltskarte
- Studentenausweis oder Immatrikulationsbescheinigung
- Personalausweis / Pass
- Erlaubnis für Staatsangehörige eines EU/EWG-Staates
- Wohnsitzbescheinigung
- Antragsbescheinigung für Aufenthaltskarte
- Bescheinigung über Antrag auf Verlängerung der Aufenthaltskarte
- Arbeitserlaubnis
- Anerkennung der Eigenschaft als behinderter Arbeitnehmer
- Behindertenausweis
- Beihilfe für behinderte Erwachsene
- Teilweise Erwerbsminderung
- Dauerhafte, Erwerbsunfähigkeitsrente
- Militärpension
 

4 Erfassen wir Ihre IP-Adresse und Ihre Cookies?

Wir können Ihre IP-Adresse und Ihren Browsertyp erfassen, um unsere Dienste zu verbessern und/oder Statistiken aufzustellen.

Ebenso können wir Cookies verwenden (kleine Dateien, die auf Ihrem Computer, Tablet oder Smartphone gespeichert werden, und die potentiell personenbezogene Daten enthalten können), wenn Sie unsere Websites oder Anwendungen aufrufen. Wir verwenden Cookies zu dem Zweck, Ihre Benutzersitzung zu verwalten, und um Statistiken über die Nutzung der Plattform zu erheben.

Die Standardeinstellungen von Webbrowsern sind üblicherweise so konfiguriert, dass Cookies akzeptiert werden, allerdings können Sie dies einfach in den Einstellungen Ihres Browsers ändern. Beachten Sie jedoch, dass wenn Sie beschließen, die Cookies zu deaktivieren, unsere Websites oder Anwendungen möglicherweise nicht mehr erreichbar sind.
 

5 Wie verwenden wir Ihre persönlichen Daten?

Wir verwenden die von uns erhobenen oder von unseren Kunden an uns übermittelten persönlichen Daten ausschließlich zur Verwaltung der Flexibilität, der intellektuelle Dienstleistung und der Arbeitsverträge.

Wir können die von uns erhobenen personenbezogenen Daten ebenfalls dafür einsetzen, Ihnen Informationen mit Bezug zur Tätigkeit von PIXID zukommen zu lassen – wie z.B. Newsletter oder Zufriedenheitsbefragungen.

Und schließlich geben uns bestimmte Informationen, die wir erheben, die Möglichkeit, Statistiken über die Nutzung unserer Plattform aufzustellen, welche zur Verbesserung der Qualität unserer Dienste, der Zugriffszeiten und der Benutzererfahrung benötigt werden.

Es sei darauf hingewiesen, dass wir dem Schutz der personenbezogenen Daten, die wir direkt von unseren Nutzern erheben, den gleichen Stellenwert beimessen wie denen, die unsere Kunden an uns übermitteln, für die PIXID als Unterauftragnehmer auftritt.
 

6 Wie lange bewahren wir Ihre persönlichen Daten auf?

Wir bewahren die personenbezogenen Daten eines Nutzers der PIXID-Dienste solange auf, wie dieser einen Zugang zu unserer Plattform benötigt. Die Anmeldedaten (Loginname und persönliches Passwort) werden gelöscht, sobald der Nutzer keinen Zugang mehr zum PIXID-Dienst benötigt.

Allerdings kann es erforderlich sein, dass wir in unseren Log-Dateien Informationen zur Nutzung der Plattform speichern. Diese Informationen dienen der Verbesserung der Qualität des PIXID-Dienstes.

Wir bewahren die persönlichen Daten der Zeitarbeitnehmer solange auf, wie es die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für die von uns verwalteten Dokumente vorsieht. Im Rahmen einer Bewerbung beträgt die Aufbewahrungsdauer zwei Jahre. Bei einer Beauftragung oder einem Bereitstellungsvertrag beträgt sie zehn Jahre. Und im Falle eines Einsatzvertrags, eines befristeten Arbeitsvertrags oder einer Lohnbescheinigung wird das Dokument 50 Jahre lang aufbewahrt.
 

7 Werden Ihre persönlichen Daten sicher aufbewahrt?

Wir bei PIXID verfolgen das Ziel, Ihre persönlichen Daten stets auf die sicherste Weise aufzubewahren. Vor diesem Hintergrund ergreifen wir alle möglichen physischen, technischen und organisatorischen Maßnahmen, um jedwede Veränderung, Verlust oder unbefugten Zugriff auf Ihre persönlichen Daten zu verhindern.

Insbesondere erfolgt die Nutzung und Verwaltung der Ihre personenbezogenen Daten enthaltenden Datenbanken durch ein internes Team, das sich ausschließlich aus PIXID-Angestellten zusammensetzt. Jeder Angestellte, der Zugriff auf die Daten besitzt, hat eine persönliche Verpflichtung zur Wahrung der Vertraulichkeit der Daten unterzeichnet. Alle Zugriffe unterliegen strikten Kontrollen und einer lückenlosen Rückverfolgung.

All diese Maßnahmen werden in der Allgemeinen Sicherheitspolitik für Informationssysteme (PGSI) beschrieben. Zudem verschreibt sich PIXID einem Konzept zur Zertifizierung des Managements seines Informationssystems (SMSI) nach ISO 27001.

Der 2005 ernannte Sicherheitsverantwortliche für Informationssysteme und der 2012 ernannte Datenschutzbeauftragte tragen dafür Sorge, dass die in dieser Richtlinie dargelegten Grundsätze eingehalten werden.
 

8 Wie können Sie auf Ihre persönlichen Daten zugreifen?

Sie haben die Möglichkeit, uns per E-Mail unter der Adresse cil@pixid.fr zu kontaktieren, um Auskunft über die uns vorliegenden, Sie betreffenden personenbezogenen Daten einzuholen.

Sollten Sie bei diesen Daten einen Fehler feststellen, können Sie uns auffordern, diese(n) richtig zu stellen. Sie können uns ebenfalls um die Löschung aller Sie betreffenden Daten bitten.

Beachten Sie jedoch bitte, dass wir durch gesetzliche Anforderungen im Zusammenhang mit den Aufbewahrungsfristen für Dokumente (Verträge, Lohnbescheinigungen) dazu verpflichtet sind, bestimmte personenbezogene Daten aufzubewahren.
 

9 Geben wir Ihre persönlichen Daten weiter?

Die PIXID-Gruppe teilt Ihre personenbezogenen Daten mit anderen Unternehmen nicht für andere Zwecke als für das Arbeitsflexibilitätsmanagement.

Allerdings kann es für PIXID im Rahmen seiner Tätigkeiten und zur Erfüllung des ersteren Zwecks erforderlich sein, Daten mit Partnerunternehmen oder mit Dienstleistern zu teilen. Insbesondere zur Versendung unseres Informationsrundschreibens (Newsletter) können Daten (eine E-Mail-Adresse) an Dienstleister weitergegeben werden. In diesem Fall verlangen wir von diesen, dass sie Ihre persönlichen Daten einzig dazu verwenden, die Dienste zu erbringen, die wir von ihnen verlangen. Wir fordern diese Dienstleister ebenfalls dazu auf, stets im Einklang mit den geltenden Gesetzen zum Schutz persönlicher Daten zu handeln und der Vertraulichkeit dieser Daten besondere Aufmerksamkeit beizumessen.
 

10 Wo speichern wir Ihre persönlichen Daten?

Ihre persönlichen Daten werden in Datenbanken gespeichert, die ausschließlich von PIXID-Mitarbeitern verwaltet werden.

Das Hosting der PIXID-Server (die vorwiegend für die Hauptsicherung, Backup, PRA und Archivierung eingesetzt werden) erfolgt durch anerkannte Dienstleister, deren Hosting-Standorte sich innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums befinden.
 

11 Übermitteln wir Ihre persönlichen Daten nach außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums?

Aufgrund der internationalen Ausrichtung der PIXID-Gruppe können Daten mit PIXID-Einrichtungen ausgetauscht werden, die sich in Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums befinden.

Wegen des extraterritorialen Charakters der Datenschutz-Grundverordnung kann der gleiche Schutzgrad in Bezug auf persönliche Daten für ein Mitgliedsland des Europäischen Wirtschaftsraums wie für ein Nicht-Mitgliedsland ermöglicht werden.

PIXID verlangt, dass das gleiche Anforderungsniveau hinsichtlich physischer, organisatorischer, technischer und personenbezogener Maßnahmen bei dieser Art von Datenaustausch Anwendung findet wie bei in Frankreich niedergelassene datenverarbeitende Einrichtungen.
 

12 Anhang A: Autorisierung der CNIL*

Die EDV-Prozesse zur Verarbeitung personenbezogener Daten, bei denen besondere Risiken der Verletzung von Rechten und Freiheiten bestehen, müssen vor ihrer Implementierung der Genehmigung der CNIL unterliegen:

PIXID hat seine Tätigkeit bei der CNIL am 2. Mai 2005 unter der Nummer 1091735 angemeldet.

Ernennung eines Datenschutzbeauftragten (CIL) bei der CNIL Anfang 2012. Eine benannte Person bei PIXID steht fortan als Ansprechpartner für den Schutz personenbezogener Daten zur Verfügung.