Protection des données personnelles

1 – Préambule

PIXID fournit aux entreprises et aux agences d’emploi des technologies de gestion par internet de l’ensemble du processus de recrutement et de gestion administrative des salariés et des intérimaires, en mode totalement dématérialisé.

En tant que leader européen des technologies de gestion de la flexibilité, PIXID a pour ambition de délivrer la meilleure qualité de service possible. Aussi, nous accordons une grande importance à la construction d’une relation de confiance avec nos clients.

Conscient des obligations liées à la gestion de données personnelles, PIXID a mis en œuvre dès sa création fin 2004, un ensemble de mesures garantissant le traitement des données personnelles en accord avec les lois et règlements en vigueur. PIXID se place dans une démarche de conformité avec le Règlement Général de Protection des Données (RGPD) et de certification ISO 27001 de son Système de Gestion de la Sécurité de l’Information (SMSI).

Dans un souci de transparence, PIXID souhaite présenter par l’intermédiaire de la présente politique de traitement des données personnelles, la façon dont nous collectons et traitons ces données.

2 – A quoi la politique de protection des données personnelles s’applique-t-telle ?

La présente politique de protection des données personnelles s’applique aux données personnelles collectées sur l’ensemble des sites web et applications du groupe PIXID.

Les données personnelles collectées sont en rapport avec les utilisateurs de nos services et/ou en rapport avec les dossiers RH des candidats, salariés, intérimaires ou des prestataires de services gérés par nos services.

3 – Quelles données personnelles collectons-nous ?

PIXID gère deux types de données personnelles :

• Les données collectées directement par PIXID auprès des personnes accédant au service PIXID et pour lesquelles PIXID agit en tant que responsable de traitement ;
• Les données des clients de PIXID, que ceux-ci collectent auprès des intérimaires et auxquelles PIXID gère en tant que sous-traitant.

3.1 Quelles sont les données collectées directement par PIXID ?

Les données personnelles que PIXID collecte auprès des utilisateurs du service, afin de gérer les accès (login, mots de passe, accréditations) sont les suivantes :

• Civilité
• Nom
• Prénom
• E-mail professionnel
• Téléphone professionnel
• Portable professionnel

3.2 Quelles sont les données collectées par nos clients et transmises à PIXID ?

Nos clients sont amenés à collecter des données personnelles puis à les transmettre à PIXID. Nous les gérons sous instructions et responsabilité de nos clients.

Il incombe à nos clients de s’assurer que les conditions requises à la collecte et au traitement de ces données personnelles sont remplies.

Les données personnelles que nos clients collectent auprès des candidats, salariés et intérimaires et qui sont confiées à PIXID sont :

• Nom
• Nom de jeune fille
• Prénom
• Date de Naissance
• Lieu de Naissance
• Nationalité
• Sexe
• Adresse de résidence
• Code postal de résidence
• Ville de résidence
• Téléphone professionnel
• E-mail professionnel
• Téléphone personnel*
• E-mail personnel*

* informations seulement demandées aux candidats, salariés et intérimaires qui souhaitent se connecter à PIXID.

4 – Collectons-nous votre adresse IP et vos cookies ?

Nous sommes susceptibles de collecter votre adresse IP et votre type de navigateur à des fins d’amélioration de nos services et/ou d’établissement de statistiques.

Nous sommes également susceptibles d’utiliser des cookies (des petits fichiers téléchargés sur votre ordinateur, tablette ou téléphone et qui peuvent potentiellement contenir des données personnelles) lorsque vous accédez à nos sites web ou applications. Nous utilisons les cookies à des fins de gestion de votre session utilisateur et afin de collecter des statistiques d’utilisation de la plateforme.

Les paramètres par défaut des navigateurs internet sont habituellement réglés de manière à accepter les cookies, mais vous pouvez facilement changer cela en modifiant les paramètres de votre navigateur. Toutefois, veuillez noter que si vous choisissez de désactiver les cookies, il se peut que nos sites web ou applications ne soient pas accessibles.

5 – Comment utilisons-nous vos données personnelles ?

Nous utilisons les données personnelles que nous collectons ou que nos clients nous confient dans le seul but de gestion de la flexibilité, de la prestation intellectuelle et des contrats de travail.

Nous pouvons également utiliser les données personnelles que nous collectons afin de vous faire parvenir des informations liées à l’activité de PIXID telles que des newsletters ou des enquêtes de satisfaction.

Enfin, certaines informations que nous collectons nous permettent l’établissement de statistiques d’utilisation de notre plateforme, nécessaires à l’amélioration de la qualité de nos services, des temps d’accès et de l’expérience utilisateur.
Il est à noter que nous accordons la même importance à la protection des données personnelles que nous collectons directement auprès de nos utilisateurs qu’à celles que nos clients nous confient et pour lesquelles PIXID intervient en tant que sous-traitant.

6 – Pendant combien de temps conservons nous vos données personnelles ?

Nous conservons les données personnelles d’un utilisateur du services PIXID tant que celui-ci doit avoir accès à notre plateforme. Les informations de connexions (login et mot de passe personnel) sont supprimées dès lors que l’utilisateur ne doit plus accéder au service PIXID.

Cependant, nous pouvons être amenés à conserver dans nos fichiers de journalisation des informations relatives à l’utilisation de la plateforme. Ces informations sont utiles à l’amélioration de la qualité du service PIXID.

Nous conservons les données personnelles des candidats, salariés et intérimaires le temps de la durée légale de conservation des documents que nous gérons. Dans le cadre d’une candidature, la durée de conservation est de 2 ans. Pour une commande ou un contrat de mise à disposition, elle est de 10 ans. Enfin, pour un contrat de mission, un contrat à durée déterminée ou pour un bulletin de salaire, le document est conservé 50 ans.

7 – Vos données personnelles sont-elles conservées en sécurité ?

Chez PIXID nous avons pour objectif de toujours conserver vos données personnelles de la manière la plus sécurisée possible. Dans cette perspective, nous prenons toutes les mesures physiques, techniques et organisationnelles possibles afin d’empêcher toute altération, perte ou accès non autorisé à vos données personnelles.

En particulier, l’exploitation et la gestion des bases de données contenant vos données personnelles est assurée par une l’équipe interne, composée uniquement de salariés PIXID. Chaque salarié ayant accès aux données a signé un engagement personnel du respect de la confidentialité des données. Tous les accès sont soumis à des contrôles stricts et à une traçabilité complète.

L’ensemble de ces moyens est décrit dans la Politique Générale de Sécurité des Systèmes d’Information (PGSI). De plus PIXID est certifié ISO 27001 sur la gestion de son système d’information (SMSI).
Le Responsable Sécurité du Système d’Information et le Correspondant Informatique et Libertés nommés respectivement en 2005 et en 2012 sont les garants du respect de l’application des principes énoncés dans cette politique.

8 – Comment pouvez-vous accéder à vos données personnelles ?

Vous avez la possibilité de nous contacter par courrier électronique à l’adresse suivante [email protected], afin de consulter les données personnelles vous concernant et qui sont en notre possession.

Si vous constatez une erreur parmi ces données, vous pouvez nous demander de les corriger. Vous pouvez également nous demander la suppression de toutes données vous concernant.
Toutefois, veuillez noter que les contraintes légales liées aux durées de conservation des documents (contrats, bulletins de salaires) nous obligent à la préservation de certaines données personnelles.

9 – Partageons-nous vos données personnelles ?

Le groupe PIXID ne partage pas vos données personnelles avec d’autres sociétés dans une finalité autre que la gestion de la flexibilité du travail.

Toutefois, PIXID peut être amené, dans le cadre de ses activités et dans le respect de la finalité première, de partager des données avec des sociétés partenaires ou avec des prestataires. En particulier, lors de la distribution de notre lettre d’information (newsletter) des données (une adresse email) peuvent être partagées avec des prestataires. Dans ce cas, nous exigeons de leur part qu’ils utilisent vos données personnelles uniquement pour gérer les services que nous leur demandons de fournir. Nous demandons également à ces prestataires de toujours agir en conformité avec les lois applicables en matière de protection de données personnelles et d’accorder une attention particulière à la confidentialité de ces données.

10 – Où stockons nous vos données personnelles ?

Vos données personnelles sont stockées dans des bases de données dont la gestion est assurée exclusivement par des employés PIXID.

L’hébergement des serveurs PIXID (utilisés notamment pour le stockage principal, backup, PRA et archivage) est assuré par des prestataires de services reconnus dont les sites de stockage sont localisés à l’intérieur de l’espace économique européen.

11 – Transférons-nous vos données personnelles en dehors de l’espace économique Européen ?

En raison de la dimension internationale du groupe PIXID, des échanges de données peuvent avoir lieu avec des sites PIXID localisés dans des pays en dehors de l’espace économique européen.

Le caractère extraterritorial du Règlement Général Protection des Données permet d’assurer le même niveau de protection de données personnelles pour un pays membre de l’Espace Economique Européen que pour un pays non-membre.

PIXID demande que le même niveau d’exigence en termes de mesures physiques, organisationnelles, techniques et relatives aux personnes soit appliqué lors de ce type d’échange de données que pour les traitements localisés en France.