Problématique
Un recrutement chronophage en local et un manque de visibilité nationale
En pleine saison estivale, les stations-service Argedis, filiale de TotalEnergies, tournent à plein régime. Pour répondre à l’afflux de vacanciers, l’entreprise doit recruter massivement du personnel. Un défi de taille pour l’entreprise qui doit accompagner les directeurs de site sur tout le territoire national.
Avec des sites répartis sur tout le territoire et des besoins conséquents en intérim, particulièrement en été, Argedis devait relever un double défi : coordonner efficacement les demandes locales des stations-services tout en évitant les surcharges administratives pour les directeurs de site.
Cette problématique se double d’un changement de philosophie : Argedis opte désormais pour l’intérim au lieu des CDD. Cette nouvelle stratégie vise à faciliter le recrutement du personnel par les directeurs de sites, en externalisant l’intégralité du sourcing. Désormais, ce sont aux agences d’intérim à qui incombe la recherche de candidats, allégeant ainsi la charge des directeurs et optimisant le processus de recrutement.
Pour pallier les pénuries de candidats, Argedis a choisi de diversifier son réseau de fournisseurs en collaborant avec plusieurs agences d’intérim. « Cette décision stratégique nous a permis de garantir un service de qualité à nos sites dans la recherche de personnel mais a également ajouté une charge administrative importante », souligne Alexandre Constant, Responsable gestion intérim. Chaque fournisseur nécessitait des outils et processus distincts, compliquant encore davantage le suivi des contrats et la consolidation des données.
Un manque de traçabilité et de consolidation des données
En raison de son fonctionnement décentralisé, chaque site gère ses recrutements de manière autonome, impliquant des échanges fréquents avec les agences de travail temporaires locales. Une approche qui engendrait une traçabilité insuffisante malgré une bonne réactivité, car la direction peinait à obtenir une vision consolidée pour piloter efficacement l’intérim à l’échelle nationale.
« L’absence d’un outil centralisé rendait l’extraction de données précises extrêmement laborieuse, un véritable défi qui entravait la prise de décisions stratégiques » explique Alexandre.
«À l’approche de la période estivale, où certains sites devaient recruter jusqu’à 30 intérimaires, il devenait impératif de centraliser les échanges avec nos fournisseurs et d’optimiser la gestion pour éviter retards et erreurs.»
Démarches
Pixid, la clé d’une gestion de l’intérim agile et stratégique
Dans ce contexte, Argedis a opté pour Pixid, une plateforme reconnue pour son intégration avec les principaux acteurs de l’intérim en France, et notamment Adecco, Manpower, Proman et Triangle qui ont été retenus par l’entreprise pour être leurs fournisseurs principaux. Cette solution allie simplicité d’utilisation et centralisation des processus, tout en s’adaptant à la gestion décentralisée des sites, et les avantages sont nombreux.
Autonomie des sites dans la gestion des besoins intérimaires
Chaque site dispose désormais de l’autonomie nécessaire pour gérer ses besoins en personnel intérimaire tout en permettant à la direction un pilotage stratégique. Cette décentralisation permet une plus grande réactivité et une meilleure adaptation aux besoins spécifiques de chaque site, en fonction de leurs fluctuations d’activité et de leurs exigences particulières.
Cette autonomie permet de privilégier la connaissance du tissu économique et social local. Les directeurs de site, en prise directe avec les réalités du terrain, sont les mieux placés pour identifier et sélectionner les profils intérimaires qui correspondent le mieux aux spécificités de leur site.
Coordination centralisée pour une vision globale
- Garantie d’une cohérence nationale pour garantir le respect des accords-cadres et des politiques internes en matière de recrutement.
- Optimisation des processus administratifs pour harmoniser et optimiser les processus administratifs liés à la gestion de l’intérim, tels que la contractualisation, la facturation et le suivi des heures travaillées.
- Suivi des indicateurs clés de performance : une vision d’ensemble est rendue possible grâce à la centralisation des données. Cela permet de suivre les indicateurs clés de performance liés à l’intérim, comme le coût global, le volume d’heures travaillées, ou le taux de recours à l’intérim, facilitant ainsi le pilotage stratégique.
Avec une personne dédiée au siège dans la gestion du recrutement intérimaire, Argedis assure la fluidité des opérations entre les différents sites et les agences partenaires, et garantit la bonne application des procédures. Il y a un point de contact centralisé pour les directeurs de sites et les agences d’intérim afin de répondre aux questions, de les assister dans leurs démarches et résoudre les éventuels problèmes qui pourraient survenir. De plus, cela permet un contrôle et un reporting du suivi global de l’activité intérimaire, de l’analyse des données et de la production de rapports réguliers à destination de la direction. « Pixid nous a permis de trouver un équilibre parfait : donner de l’autonomie aux directeurs de site pour choisir leurs agences tout en centralisant les données au siège pour un suivi optimal. »
Résultats
Un déploiement rapide pour gérer le quotidien et les pics d’activité
Déployée en un temps record juste avant la haute saison, Pixid a été rapidement adoptée par les équipes grâce à des formations en ligne et un accompagnement étroit. La solution déployée a généré un gain de temps notable pour les managers de site grâce à une interface intuitive et une gestion décentralisée. Ceux-ci sont désormais aptes à gérer jusqu’à 1 million d’heures travaillées via la plateforme Pixid, y compris durant les périodes de forte activité saisonnière.
De plus, les recrutements intérimaires sont désormais gérés avec une réactivité accrue. Les demandes des sites sont transmises en temps réel aux agences partenaires, permettant une réponse quasi immédiate. « En période de forte activité, Pixid garantit une réponse dans la journée, ce qui est crucial pour notre fonctionnement », souligne Alexandre.
Gain de temps et d’efficacité
Les demandes d’intérimaires sont traitées en temps réel, ce qui accélère les recrutements et libère du temps pour les managers. Une démarche qui contribue à la réduction des erreurs avec l’automatisation de nombreuses tâches administratives, limitant ainsi les erreurs et les oublis.
Visibilité accrue et maîtrise des coûts
Argedis dispose désormais d’une vision consolidée de son activité intérimaire, ce qui facilite le pilotage et la prise de décision. La centralisation des données permet un meilleur suivi des dépenses liées à l’intérim, tout en simplifiant les échanges avec les agences. La direction dispose enfin d’indicateurs fiables pour piloter l’activité intérimaire et anticiper les besoins. « Pixid a transformé notre manière de travailler : tout est traçable et accessible en un clic, ce qui nous permet de nous concentrer sur notre cœur de métier. » conclut Alexandre.
