Contexte : une gestion de l’intérim sous tension
Jusqu’à 1 800 ETP intérimaires lors des pics saisonniers
Acteur logistique majeur dans le secteur des cosmétiques, Deret fait face à des pics saisonniers exigeants, notamment sur la période de fin d’année (Black Friday, Noël). Pour répondre à ces variations fortes d’activité, le recours à l’intérim est massif et stratégique. « Le recours à l’intérim peut atteindre 1 800 ETP sur le dernier trimestre de l’année », explique Antoine Accart, Responsable des solutions fonctionnelles RH.
Renouvelées en moyenne toutes les trois semaines, les missions s’adaptent à cette variation et génèrent un volume administratif considérable. « L’intérim est une variable d’ajustement stratégique pour nous. En tant que prestataire logistique, on a des contraintes avec nos clients pour lesquels on doit toujours être en mesure d’assurer un service de qualité. »
Une visibilité limitée à une semaine, une réactivité indispensable
L’entreprise évolue avec une visibilité restreinte sur les besoins d’effectifs, rendant toute planification presque impossible. Antoine Accart détaille : « La visibilité se limite à quelques jours : les demandes arrivent le mercredi pour la semaine suivante. C’est l’activité e-commerce qui impose ce besoin de réactivité très fort. »
Des processus manuels chronophages
Chez Deret, la gestion de l’intérim reposait principalement sur des fichiers Excel pour le suivi des intérimaires et des échanges par emails ou par téléphone avec les managers et les agences, générant une charge administrative massive.
« Avant, c’était un gros fichier Excel qui centralisait tout. Des intégrations de 200 personnes le lundi matin, c’était presque ingérable ! On avait tellement la tête dans le guidon qu’on ne pouvait pas prendre de recul sur notre pilotage de l’intérim. » se rappelle Antoine Accart.
Des enjeux opérationnels et financiers majeurs
Cette organisation exposait également l’entreprise à des risques juridiques et financiers significatifs. « Je dois gérer quasiment 10 000 factures par an. Une facture peut valoir 0,13€ comme 300 000€. Avant, une personne était dédiée à vérifier les factures ligne à ligne. » explique Antoine Accart.
Objectifs : passer du traitement manuel à la valorisation stratégique
Face à ces constats, Deret Logistique s’est fixé plusieurs objectifs ambitieux :
– Automatiser intégralement la gestion des contrats, des besoins et de la facturation
– Réduire la charge administrative pour se concentrer sur le pilotage et la relation avec les agences
– Obtenir une vision claire et en temps réel de l’activité intérim
« On voulait un outil pour gagner du temps, pour que les équipes soient moins administratives et plus dans le pilotage. » commente Antoine Accart.
Solution & mise en œuvre : déploiement rapide de Pixid Grands Comptes
Un choix stratégique après benchmark
Avant de s’engager avec Pixid Grands Comptes, Deret a réalisé une comparaison approfondie des solutions du marché. « On a regardé plusieurs concurrents, mais nous n’avons pas été séduits par l’ergonomie », confie Antoine Accart. La connaissance préalable de la solution myPixid, déjà utilisée pour la dématérialisation des contrats, a facilité la décision. « Pixid avait déjà toute notre historique, notre base de données. »
Modules et intégrations au service de l’automatisation
Deret a déployé l’ensemble des modules Pixid Grands Comptes – Besoins, Commandes, Contrats, Relevés d’heures (RA), Factures et BI – créant une chaîne de valeur complètement automatisée. L’intégration avec le système de gestion des temps Kelio et la plateforme de dématérialisation fiscale Esker a été cruciale. « Aujourd’hui, quand j’intègre un intérimaire, je n’ai rien besoin de faire. Il est directement rattaché là où il doit être, avec son cycle horaire affecté automatiquement », se réjouit Antoine Accart.
Un déploiement réussi grâce à l’accompagnement personnalisé
La mise en œuvre s’est appuyée sur une organisation projet rigoureuse, avec un chef de projet dédié côté Deret et l’accompagnement expert d’un directeur de projet chez Pixid. « L’accompagnement était parfait. Nous avions mis les moyens en interne et cela a porté ses fruits », témoigne Antoine Accart. La formation des 150 managers utilisateurs s’est concentrée sur les processus métiers plutôt que sur la simple manipulation de l’outil. « On a expliqué ce qu’ils avaient besoin de faire et comment le faire pour que ça fonctionne, c’était simple. »
Résultats : productivité, maîtrise et pilotage renforcés
Des gains de productivité spectaculaires
La digitalisation du process a libéré les équipes RH de tâches chronophages, permettant une réallocation stratégique des ressources. La gestion de l’intérim, qui nécessitait auparavant 8 personnes, est désormais pilotée par 2,5 ETP. « C’est vraiment impressionnant en termes de d’efficacité et de productivité ! » souligne Antoine Accart. Cette optimisation a permis de réaffecter les ressources, autrefois dédiées à la gestion administrative, vers des missions à plus forte valeur stratégique.
L’automatisation comme levier de performance
Les 10 000 factures annuelles envoyées par les agences intérim sont désormais traitées automatiquement, éliminant ainsi les vérifications fastidieuses. « Aujourd’hui, j’ai des exports du BI qui viennent toutes les semaines. Mes comptables font un copier-coller de ces fichiers directement dans notre serveur et tout se met à jour automatiquement », explique Antoine Accart.
Un pilotage stratégique et réactif
La plateforme permet un suivi en temps réel de l’activité et des performances des agences. « Maintenant, je suis mes agences et c’est moi qui leur transmets les informations de l’activité. Je peux les challenger tous les mois », souligne Antoine Accart. Cette vision « data-driven » permet de reprendre le contrôle sur la relation fournisseurs en suivant précisément les parts de marché.
Des indicateurs de qualité exceptionnels
La digitalisation complète de la gestion de l’intérim a permis d’atteindre un niveau d’excellence opérationnelle remarquable. Les chiffres parlent d’eux-mêmes : anticipation des commandes portée à 2,5 jours avant le début de mission, une réactivité des agences impressionnante avec 1,97 jour seulement pour pourvoir un poste, un délai de signature des contrats réduit à 1,5 jour. La qualité des contrats avoisine désormais les 100%, éliminant les erreurs et les risques juridiques.
« En respectant ces délais, tout le reste fonctionne bien. Plus j’arrive à anticiper les besoins, plus les agences peuvent me pousser des candidats. C’est devenu un cercle vertueux », explique Antoine Accart. Ces performances, rendues possibles par la mise en plus d’une solution digitale, transforment la gestion de l’intérim d’une contrainte administrative en un véritable levier de compétitivité pour l’entreprise.
Une agilité opérationnelle retrouvée
« Aujourd’hui, on n’est plus préoccupé par les problématiques administratives chronophages. On a totalement repris la main sur notre gestion intérim », se félicite Antoine Accart. La conformité est assurée, avec un accès aux données en quelques minutes seulement pour les audits ou demandes internes. « Si j’ai une demande, dans les 5 minutes j’ai la réponse. Je sais que je peux accéder exactement à la data qui m’est demandée. »
Cette transformation positionne Deret dans une nouvelle dynamique : la gestion de l’intérim, autrefois subie comme une contrainte opérationnelle, est devenue un véritable levier de performance. « Pixid nous a permis de passer d’une logique administrative à une logique de pilotage et de valorisation. » constate Antoine Accart.
Perspectives : vers une gestion toujours plus proactive et intelligente
Développer la collaboration via les profils implants
L’utilisation accrue des profils implants constitue le deuxième axe d’amélioration pour rapprocher davantage les agences des managers terrain. « L’idée est que les implants puissent gérer encore plus d’actions, comme les propositions de fin de mission ou de prolongation », précise Antoine Accart, « ce qui est très simple à mettre en place sur Pixid ».
Anticiper les apports de l’intelligence artificielle
Enfin, Deret suit avec attention l’arrivée des fonctionnalités IA que Pixid prévoit de déployer. « On est assez contents et excités par ces nouveautés. Dans le monde du VMS, qui a besoin de se renouveler, l’IA va nous aider à gagner en productivité, en visibilité et en personnalisation », conclut Antoine Accart, voyant dans cette innovation la promesse de gains d’efficacité supplémentaires.
