Problématique :
Une gestion intérim disparate générant risques et inefficacités
Gestion décentralisée et inefficace
La société Aptar s’organise en France autour de 14 sites de production. La gestion des intérimaires n’était encadrée par aucune procédure Groupe. « Chaque site utilisait Excel ou des mails pour échanger avec leurs agences de travail temporaire. Impossible d’avoir une vision globale », constate Olivia Rakototsimba, Responsable de la gestion des SIRH intérim.
Enjeux RH et financiers
La volumétrie importante – 1 000 ETP intérimaires pour 3 500 permanents – rendait la gestion particulièrement complexe. « Avec 1 000 ETP intérimaires, impossible de suivre les dépenses », explique Olivia. « On ne pouvait pas vérifier efficacement les facturations. c’était difficilement gérable. »
Les fluctuations saisonnières, comme celles que connait le secteur « pharma » où les effectifs peuvent tripler, exacerbait ces difficultés. La surcharge opérationnelle était palpable : « certains managers exprimant leurs besoins à l’oral tandis que d’autres utilisaient des mails, sans cadre commun » précise Olivia. Les équipes RH perdaient un temps considérable dans des coordinations manuelles sans possibilité de reporting consolidé pour piloter ces dépenses.
Décision stratégique
Face à ce constat, la DRH France a impulsé un projet de transformation. La nécessité de standardisation, de sécurité des données et d’efficience opérationnelle s’est imposée avec un objectif clair : unifier les processus sur les 14 sites français et harmoniser les relations avec les 32 agences partenaires.
Cette décision marquait le début d’une refonte complète de la gestion des intérimaires chez Aptar, avec Pixid comme pierre angulaire de cette modernisation.
Démarches :
Harmonisation des pratiques avec l’implémentation de Pixid
Des phases de déploiement successives
Le déploiement de la solution Pixid chez Aptar s’est articulé en plusieurs étapes clés. Dès 2018-2019, la première phase a permis de mettre en place l’interface avec ADP pour le relevé d’heures, un prérequis essentiel. « L’objectif initial était de créer un socle technique fiable avant d’attaquer le déploiement fonctionnel », précise Olivia.
La vague 1 a ensuite concerné 3 sites pilotes où les modules RH et gestion ont été activés simultanément, posant les bases d’une gestion unifiée. En 2023, les vagues 2 et 3 ont étendu la solution à 8 sites supplémentaires.
Intégration des réalités locales et conduite du changement
L’implémentation a su tirer parti des spécificités locales pour construire une solution adaptée. « Chaque usine a ses propres spécificités – différentes conventions collectives ou règles de paies – ce qui a nécessité des paramétrages sur mesure », explique Olivia. Cette adaptation fine a finalement renforcé la pertinence de l’utilisation de Pixid pour l’ensemble des sites.
La résistance au changement a également été un défi dans le déploiement de cette plateforme : le passage d’une gestion manuelle à un processus digital a demandé un accompagnement renforcé des managers, habitués à leurs précédentes pratiques. « Près de 300 personnes utilisent Pixid au quotidien. Certains avaient du mal à abandonner leurs vieilles habitudes, il a fallu montrer la valeur ajoutée pas à pas. » reconnaît-elle.
Accompagnement et adoption
Pour garantir l’appropriation de l’outil, Aptar a mis en place un dispositif de formation complet. Des sessions en présentiel et via Teams ont été organisées pour les managers, complétées par des supports vidéo et des manuels en libre accès. « L’ergonomie simple de Pixid a joué en notre faveur, mais sans formation, même le meilleur outil reste inefficace », souligne Olivia.
En parallèle, la mise en place d’une matrice RACI chez Aptar a permis de clarifier les rôles de chacun. L’expression des besoins, auparavant disparate, est désormais portée systématiquement par les managers via Pixid, marquant une avancée majeure dans la standardisation des pratiques. « Nous avons enfin un langage commun sur tous nos sites », se réjouit-elle. « L’harmonisation de la gestion de l’intérim permet de laisser à chaque site une autonomie et une liberté de fonctionnement avec les agences ! »
Résultats : Unification, efficacité et maitrise de la gestion de l’intérim
Des gains opérationnels significatifs
L’implémentation de Pixid a apporté une traçabilité renforcée à tous les niveaux de gestion des intérimaires. Les contrats, factures et relevés d’heures sont désormais centralisés dans un référentiel unique, marquant la fin des fichiers Excel et des échanges par mails éparpillés. « Avant, on perdait un temps fou à chercher des informations. Maintenant, tout est accessible en quelques clics », témoigne Olivia.
Conformité renforcée et maîtrise des coûts
La sécurité et la fiabilité des données ont atteint un nouveau niveau avec Pixid. Les contrats sont archivés électroniquement et les règles appliquées systématiquement, réduisant drastiquement les risques juridiques. « Nous avons enfin une parfaite traçabilité en cas de contrôle », souligne Olivia.
Le reporting consolidé constitue une autre avancée majeure : désormais, Aptar dispose d’une visibilité en temps réel sur ses volumétries intérimaires au niveau, permettant des analyses fines et des prises décisions éclairées.
Retours utilisateurs et perspectives prometteuses
L’outil a su convaincre les utilisateurs grâce à son intuitivité, y compris auprès des non-techniciens. « Même nos managers production, souvent réticents au digital, ont adopté Pixid sans difficulté », se réjouit Olivia.
Les perspectives d’évolution sont ambitieuses. Depuis janvier 2026, les intérimaires ont été intégrés dans l’outil SAP, permettant désormais un reporting global combinant intérimaires et permanents. Un déploiement de Pixid à l’international est étudié, mais pour le moment mis en pause compte tenu du nombre important de projets d’évolution d’outils en cours chez Aptar. Enfin, l’optimisation du module gestion, notamment via l’automatisation des règles de paie, permettra d’exploiter 100 % du potentiel de Pixid. « Nous avons déjà fait beaucoup mais nous n’en sommes qu’au début de notre transformation », conclut-elle avec enthousiasme.
