Business intelligence dans l’intérim : comment analyser la donnée pour optimiser le recours à l’intérim ?
Nous vivons dans un monde de données qu’il faut apprivoiser. La business intelligence aide tous les secteurs d’activité à maîtriser et exploiter le big data, y compris dans les RH. Dans l’intérim, l’analyse de données se met souvent au service d’une optimisation des coûts. Toutefois, les outils de business intelligence peuvent également apporter beaucoup pour améliorer les process.
Responsable Commercial Offres Intérim
Entre intérim 2.0 et agences classiques, le point d’équilibre est sans doute dans l’intérim phygital, mélange des meilleures techniques digitales tout en conservant l’indispensable relation humaine.
La business intelligence et le big data
La business intelligence est entrée dans le vocabulaire professionnel, en même temps que le big data. Ce dernier montre la capacité actuelle à gérer des quantités de données importantes. Ainsi on mesure le big data en téraoctets, soit 1 000 milliards d’octets. Face à de tels volumes, la business intelligence est venue au secours de nos cerveaux dépassés pour trier, lire, interpréter et agir en fonction des données collectées en très grand nombre.
La business intelligence se décline ainsi en outils d’analyse de données qui permettent de piloter et de mesurer l’efficacité d’une action, dans tous les domaines : relation client, lancement d’un nouveau produit, campagne de recrutement.
Le processus d’analyse de données passe par plusieurs étapes :
- collecter et trier les bonnes données,
- analyser et interpréter ce qui ressort de ces données,
- mettre en place et suivre les indicateurs clés de performance (KPIs pour key performance indicators),
- optimiser ses process sur la base de ces KPIs.
L’analyse de données n’est utile que si elle est suivie d’actions, à leur tour mesurées, pour entrer dans une spirale vertueuse d’amélioration continue.
L’analyse de données dans l’intérim
Appliquée à l’intérim, la business intelligence offre de nombreuses possibilités : réduction des coûts, gain de temps, identification des pistes d’amélioration.
Réduction des coûts de l’intérim
La mise en place des bons indicateurs permet de calculer facilement chaque coût, qu’il soit induit par ses propres services ou facturé par un prestataire externe. Par exemple, pour un poste à pourvoir en intérim, combien d’agences ont été sollicitées ? Quel est le temps passé par les RH pour la rédaction du contrat de mission, les échanges avec l’entreprise de travail temporaire (ETT) ? Autre exemple, pour connaître le retour sur investissement (ROI) d’un logiciel de gestion de l’intérim, il faut identifier avec précision et chiffres à l’appui les étapes sur lesquelles son action est décisive.
Une gestion de l’intérim plus rapide et plus précise
L’analyse de données offre ainsi une identification fine de chaque étape du process intérim – et on sait à quel point il peut être complexe. Ensuite, il convient de récupérer les données afférentes, de la publication de l’offre de mission à sa fin. Cela permet de calculer son taux de conversion RH intérim : combien de candidatures reçues pour un intérimaire recruté.
Mais on peut aller plus loin : quel est le temps passé par les RH pour une mission d’intérim de quelques jours ? Comment diminuer ce temps, notamment grâce aux solutions digitales ? Comment optimiser la connaissance d’un intérimaire en exploitant par exemple un vivier dans lequel les meilleurs talents peuvent facilement mettre à jour leur disponibilité ?
Les données et KPIs doivent aussi faire remonter ce qui ne marche pas : un faible taux de réponse à une annonce peut signifier qu’elle n’est pas publiée sur le site adéquat. En identifiant les points de friction à chaque étape, on élabore des pistes d’optimisation et on établit un plan d’action.
Notre solution gestion de l’intérim :
Notre solution gestion de l’intérim :
Quels KPIs dans l’intérim ?
Finalement, dans un monde de données massives, le plus difficile peut être de trouver celles qui sont pertinentes pour définir les bons KPIs. Dans l’intérim comme ailleurs, on note des KPIs quantitatifs, des KPIs qualitatifs et des KPIs d’optimisation.
KPIs quantitatifs de l’intérim
En termes quantitatifs, l’intérim se mesure de plusieurs façons :
- en temps : durée des missions d’intérim, temps de réponse après l’envoi d’une demande d’entretien ou d’information,
- en argent : données de facturation (nombre, montant, évolution),
- en nombre : nombre de candidatures reçues, nombre de missions d’intérim par an et saisonnalité éventuelle des recours à l’intérim.
KPIs qualitatifs de l’intérim
Ici, on s’intéresse plutôt aux nombres de demandes non pourvues, aux motifs de recours à un intérimaire, au temps passé sur une seule mission (de sa définition à son évaluation de fin de mission), à l’évaluation de la qualité des sources ou à celle de l’expérience candidat et de l’onboarding de l’intérimaire. Cette approche fine va permettre de construire des plans d’action côté client mais aussi avec ces prestataires pour mieux maîtriser les risques et difficultés spécifiques (réglementaires, rh, financier, opérationnel etc.)
KPIs d’optimisation de la relation fournisseur dans l’intérim
Certains KPIs permettent plus particulièrement de mesurer les actions d’optimisation avec les entreprises prestataires. Par exemple, le nombre de candidatures par agence d’intérim pour chaque site et chaque qualification mis en corrélation avec les coefficients proposés se révèlent être des données précieuses lors de la négociation d’un éventuel accord-cadre.
L’œil de PIXID
Lorsque la dépense intérim dépasse trois millions d’euros annuels, il est indispensable de mettre en place un outil permettant d’identifier automatiquement d’éventuels écarts et d’économiser, en moyenne, entre 0,5 et 1,5% de la dépense annuelle.
