Gestion des temps (GTA) et gestion de l’intérim : les bonnes pratiques !
Le temps est un bien précieux dans l’entreprise ! La gestion des temps de travail des salariés et des intérimaires peut s’organiser de manière fluide avec de bonnes pratiques. La digitalisation et l’interfaçage des solutions de gestion des temps et des “solutions de gestion de l’intérim« évitent les erreurs de saisie, les doublons et font gagner du temps. Connecter les systèmes RH entre eux en amont et en aval est clairement une nécessité pour le traitement de l’information. On vous explique comment.
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Intégrer les intérimaires dans la gestion des temps de travail
Dès l’arrivée d’un intérimaire, comme pour tout autre collaborateur, vous créez sa fiche signalétique. Cependant, vous êtes aussi en capacité d’automatiser cette tâche fastidieuse en important directement les informations nominatives, la durée de la mission et tous les éléments indispensables.
Ensuite, l’enregistrement de la présence de l’intérimaire se réalise normalement par un système de badge, de pointeuse, de borne interactive ou encore de déclaration.
Exporter les données du temps de travail de l’intérimaire
L’interfaçage d’un logiciel de gestion des temps et des activités (GTA) avec votre plateforme de gestion de l’intérim offre des avantages dans l’autre sens également.
Ainsi, vous établissez le relevé d’activité facilement avec :
- les heures travaillées,
- les heures supplémentaires,
- les heures majorées,
- les événements familiaux ou les arrêts maladie, le cas échéant.
Lors du paramétrage du logiciel de gestion des temps pour le rendre compatible avec votre outil de gestion de l’intérim, vous optez pour divers éléments de personnalisation. Les deux systèmes deviennent pleinement interopérables.
Ainsi, les données saisies une seule fois dans le logiciel de gestion des temps se transmettent automatiquement dans le bon format pour créer un relevé d’activité. Dites adieu aux phases chronophages de récupération des données. Surtout, vous n’avez aucun retraitement des informations à effectuer !
Vous gagnez du temps et de la précision. Dites adieu aux échanges de fichiers et de tableurs, source de nombreuses erreurs.
Notre solution gestion de l’intérim :
Notre solution gestion de l’intérim :
Respecter la réglementation
Autre point essentiel dans tout traitement de données : le respect du RGPD (Règlement général sur la protection des données). Tout traçage des temps de travail, tout historique de données personnelles, tout transfert de données se réalisent dans le respect de la réglementation en vigueur. Et cela inclut l’historique des missions des intérimaires, l’archivage des éléments, la conservation pour des durées légales.
En outre, utiliser la solution de gestion des temps de travail garantit le respect du principe d’égalité de traitement. Les heures travaillées par l’intérimaire correspondent aux règles de gestion applicables dans l’entreprise pour l’ensemble des collaborateurs.
Faciliter le contrôle de la facturation
Enfin, on sait à quel point la question de la facturation des missions d’intérim est sensible. La complexité de la facturation rend les erreurs fréquentes. Heureusement, la digitalisation de l’intérim a permis de diminuer le risque d’erreur.
En connectant les différents systèmes les uns avec les autres, en intégrant les rubriques de paie, vous évitez au finale les erreurs de facturation. Car, il ne s’agit pas seulement de connaître le nombre d’heures travaillées ! Pour une facturation conforme, vous devez identifier les heures travaillées au tarif normal, celles considérées comme supplémentaires ou majorées. Vous devez également être en mesure de savoir en un clic si l’intérimaire a pris son repas sur place ou bénéficie d’une compensation.
En outre, vous mettez en place un reporting simple pour faciliter le contrôle de la facturation de l’agence d’intérim.
Un tableau de bord unique vous permet de tracer rapidement les missions des intérimaires et d’anticiper les prochaines missions. Un moyen simple pour renforcer votre réactivité.
En capitalisant sur les précédentes missions réalisées, vous accédez en un clic au bon candidat immédiatement opérationnel pour chaque entreprise. Vous identifiez en temps réel sa disponibilité pour les dates recherchées. La mission précédente était parfaite ? Intérimaire et entreprise seront ravis de collaborer ensemble pour une nouvelle mission !
L’œil de PIXID
Des solutions de gestion des temps de travail comme Horoquartz fonctionnent en symbiose avec la plateforme de gestion de l’intérim PIXID. Le gain de temps et la diminution des risques d’erreur sont importants. L’interfaçage des outils garantit une traçabilité des données et le respect de la réglementation. Nous parvenons à rendre la gestion de l’intérim plus simple et plus fiable alors même que les missions se déroulent souvent dans l’urgence. Efficacité et sécurité !
