Contexte
La coopération entre PIXID et Fieldflex a débuté en 2017 lorsque l’entreprise connaît un changement d’organisation avec l’internalisation d’une activité de merchandising terrain.
Fieldflex doit désormais intégrer de nouvelles méthodes RH pour faire face à cette réalité : la sollicitation rapide (48h à l’avance) d’une population de travailleurs pour des missions de courtes durées telles que l’installation de matériel promotionnel sur site de vente, la prise en charge logistique ou encore la gestion d’opérations spéciales sur différentes localisations. Un grand nombre d’animateurs commerciaux sont sollicités de manière récurrente pour assurer ces missions temporaires. Pour répondre à ce besoin, l’entreprise a recours à un contrat spécifique créé par accord de branche : le CIDD, Contrat d’Intervention à Durée Déterminée.
« Il a fallu que je trouve une solution très rapidement, avec une mise en place ultra rapide. Les rendez-vous avec les équipes de chez PIXID se sont très bien passés, ça a été rapide ! »
Le pilotage de cette activité, auparavant sous-traitée, requiert une organisation et une gestion administrative RH particulière avec la création et le suivi d’un grand nombre de contrats.
Fieldflex bénéficiait déjà de la plateforme PIXID sur la partie intérim, ce qui lui permet d’accéder à la dématérialisation des contrats de travail, de les signer électroniquement, d’assurer le suivi des missions avec la gestion des relevés d’activité en ligne et, en fin de process, de recevoir les factures de manière électronique.
« Je me suis dit que si la solution PIXID gérait la partie intérim, c’était certainement un bon prestataire pour d’autres types de contrats courts ! »
Fieldflex est la toute première entreprise à bénéficier, dès mi-2017, de la gestion digitalisée de ses contrats courts via l’outil myPixid.
Problématique initiale
L’enjeu était de gérer de manière simplifiée et sécurisée un volume important de contrats de courte durée. Le service RH a dû ainsi absorber une charge de travail supplémentaire inhérente à la gestion d’environ 150 CDD par mois, principalement justifiés par un accroissement temporaire d’activité, pour des salariés qui assurent souvent plusieurs missions pour l’entreprise. Cette gestion implique la création des contrats, sa mise à disposition dans les 48h après le début de la mission – obligation légale sur ce type de contrats – et sa signature.
« Avant on envoyait un document par mail, un word qu’ils devaient imprimer. La signature électronique notamment facilite les démarches pour tous. »
Réponse apportée
Quelques semaines après le premier contact avec les équipes PIXID, Fieldflex a pu utiliser les modules standards de la solution myPixid avec accès à la création de contrats salarié (avec modèles de contrats disponibles), signature électronique par l’employeur et par les employés et, pour ces derniers, accès à un coffre-fort électronique archivant leurs documents professionnels.
En intégrant la totalité de sa base ressources, Fieldflex a pu profiter rapidement de l’ensemble du service myPixid avec, dès le lancement, un taux de 100 % des contrats CDD traités de manière électronique.
« Nous avions un fichier de plusieurs centaines de personnes ayant déjà réalisé ce type de missions. Une fois traité et intégré à la solution, nous avons gagné en rapidité d’exécution »
A la suite du choix de la solution, le lancement s’est effectué par téléphone en 3 étapes simples :
- Présentation approfondie de la plateforme ;
- Mise en place des modèles de contrats adaptés à l’activité ;
- Formation et mise à disposition des manuels pour les utilisateurs et les salariés
Une fois les modèles de contrats configurés et l’équipe RH formée à distance sur la solution, celle-ci s’est connectée sur son environnement myPixid dès le mois suivant pour gérer les premiers contrats CDD.
« L’adoption en interne a été top. Le programme est très ergonomique y compris pour les merchandisers qui ne sont pas forcément des adeptes de technologies : je n’ai rencontré que très peu de problèmes et n’ai pas eu de retours négatifs »
Le bilan de la première année d’utilisation se révèle très positif.
Plus de 2 000 contrats CDD ont été signés via PIXID, soit 100 % des CDD créés par Fieldflex sur cette période. L’entreprise s’intéresse également à un nouveau module de la solution permettant de passer au bulletin de salaire électronique (BSE). A terme, les bulletins de salaires de leurs salariés ne seront plus imprimés et envoyés par voie postale mais directement mis à leur disposition au sein de leur coffre-fort électronique et accessible depuis leur Compte Personnel d’Activité (CPA).
« Rapidité, flexibilité, conformité. Ça fonctionne bien, le système est bon ! »