Face à la pénurie de talents dans certains secteurs d’activité, on est amené à se dire qu’un recrutement réussi n’a pas de prix ! Mais pour optimiser vos processus, une vision financière globale de votre gestion du personnel est essentielle. Plus votre besoin en contrats courts est important, plus le temps consacré au recrutement est stratégique pour diminuer les coûts. A l’ère digitale, les solutions technologiques offrent des possibilités d’optimisation intéressantes sur toutes les phases d’un recrutement. 

 

Comment déterminer le coût d’un recrutement réussi ? 

Différents aspects entrent en jeu, des coûts directs et indirects, des coûts internes ou externes, mais aussi la prise en compte des risques liés au recrutement. 

 

1/ Le coût des moyens humains

Au niveau de la DAF, vous intervenez souvent au terme du processus alors que plusieurs intervenants ont déjà généré des coûts humains. Ainsi, le responsable d’un service commence par émettre un besoin plus ou moins bien exprimé. La DRH doit préciser ce besoin pour le transformer en description de poste : quelles missions, quelle expérience, quelle disponibilité, quel délai, quel profil, etc. 

Puis il faut sélectionner les outils de recherche les plus adaptés. Arrive ensuite le moment crucial du tri et de la sélection des candidatures reçues. A ce stade, le coût varie en fonction du volume à traiter (30 ou 300 CV ?) et du nombre de candidats retenus pour les phases d’entretien (3 ou 10 ?). 

Au final, le coût total d’un recrutement doit prendre en compte tout ce temps passé. S’y ajoutent les coûts administratifs de gestion : créations des contrats de travail, déclarations d’embauche, déclarations sociales, intégration de la mutuelle, etc.

Pour être complet, n’oublions pas les coûts de l’intégration, de l’onboarding et de la formation : fournir un poste de travail, gérer l’accueil, former aux outils de l’entreprise, etc. Autant d’investissements perdus si le nouveau recruté quitte prématurément l’entreprise.

 

2/ Le coût des outils

Quel que soit votre mode de recrutement, du tout externalisé ou tout internalisé, vos choix ont des répercussions sur le budget global. 

Les outils de recrutement ont un coût mais génèrent un meilleur rendement, plus de productivité pour vos équipes. Un outil de multiposting, un jobboard innovant ou un ATS (applicant tracking system) vous permet d’automatiser les phases de recherche et de sélection pour gagner en précision et en rapidité. Plus le nombre de recrutements augmente, plus vous avez intérêt à digitaliser vos processus. 

Faire appel à un cabinet de recrutement demande de maîtriser les différents modes de rémunération de leurs prestations, généralement présentés en pourcentage de la rémunération du talent recruté. Paiement au résultat avec des success fees ou paiement des moyens mis en oeuvre avec les retainers fees ? Exclusivité, garantie de remplacement en cas d’échec du recrutement, etc. Toutes les modalités doivent être bien détaillées pour apprécier le coût global d’un cabinet de recrutement. 

 

3/ Le coût des risques

Le coût indirect des risques liés au recrutement est trop souvent oublié. Pourtant, un recrutement raté est fréquent et oblige à recommencer l’ensemble du processus. Le départ anticipé, pendant la période d’essai par exemple, est d’autant plus fréquent que vous embauchez des jeunes. Ainsi 28.6% des 15-34 ans rompent leur période d’essai contre 12.7% en moyenne (source : étude DARES 2015). 

A cela s’ajoutent les coûts liés à la perte d’activité lorsqu’il vous manque un talent à un poste ou, au contraire, ceux liés à la surcharge d’activité du personnel en place (heures supplémentaires et, à moyen terme, le risque santé pour les travailleurs surchargés). 

Enfin, pour une vue complète des coûts, prenez en compte les subventions éventuelles liées à la nature spécifique du contrat signé. En embauchant, par exemple, un alternant ou une personne en recherche d’emploi, vous pouvez bénéficier d’aides financières. Attention car le droit du travail est en perpétuel mouvement : vous devez vérifier constamment que ces aides ou subventions sont toujours effectives au moment du recrutement.

 

4/ Comment optimiser le coût d’un recrutement ? 

S’intéresser au ROI d’un recrutement revient à engager une réflexion sur chaque étape pour améliorer son efficacité. Piloter ou superviser le processus grâce à des outils digitaux s’impose comme une solution aux multiples avantages :

▪️  vous uniformisez les processus en établissant un circuit de recrutement bien défini : que vous optiez pour la centralisation des recrutements par la DRH ou par une décentralisation au sein de chaque service, des processus similaires et partagés sont nécessaires. 

▪️  vous automatisez les tâches récurrentes qui n’apportent pas une grande valeur ajoutée ; 

▪️  vous centralisez les données pour les ré-exploiter facilement : vous constituez ainsi un vivier de talents et ne partez plus de zéro à chaque nouveau recrutement ; 

▪️  vous dématérialisez les échanges avec les candidats en amont et en aval du recrutement  ; 

▪️  vous allez plus loin en en adoptant une gestion électronique des tâches administratives liées au salarié nouvellement arrivé. Outre les vertus écologiques de la dématérialisation, les économies sont réelles : le retour sur investissement constaté est de 122% avec un amortissement en 3 mois des coûts (source : étude Forrester Research, septembre 2018, portant sur des entreprises ayant adopté la signature électronique pour 300 utilisateurs, bénéfices estimés à 840 000 euros sur trois ans, avec une valeur actualisée nette (VAN) de 460 312 € et un retour sur investissement de 122 %). De plus, vous vous assurez de la conformité de son dossier administratif et facilitez le partage et la sauvegarde des documents. 

 

L’oeil de Pixid : Au-delà de l’aspect purement financier, la réussite d’un recrutement ne peut être mesurée que s’il est évalué ! Sans remontée d’information post-recrutement, il vous est difficile de connaître et donc d’optimiser le résultat réel de vos recrutements. D'une manière générale, la digitalisation des processus est une source d'efficacité et d'économie en permettant aux équipes de se recentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée : le ratio recrutements / employés RH peut, par exemple, être multiplié par 10 avec la mise en place de logiciel de recrutement. Une raison supplémentaire de tester nos solutions !