Comment évaluer le coût global d’un ATS?
Recruter les meilleurs talents, ça n’a pas de prix. Mais ça a tout de même un coût. C’est justement pour le réduire au maximum que l’ATS (Applicant Tracking System) a été conçu afin de faciliter le recrutement et permettre aux recruteurs de digitaliser leur approche.
Directeur Stratégique des Offres et Marketing
L’Applicant Tracking System est un outil qui vise à simplifier, rationaliser et faciliter la communication en interne et avec les candidats. Et puisque le temps, c’est de l’argent, il constitue la meilleure option pour un retour sur investissement optimisé. Pour en savoir plus et prendre la bonne décision sur vos outils de recrutement et de gestion des ressources humaines, voyons comment évaluer son coût global.
Le coût de fonctionnement du logiciel
Cette solution peut être en mode on premise ou SaaS. Dans un cas comme dans l’autre, il est important de ne pas se contenter de regarder le prix de la licence (qui peut considérablement varier selon les modèles économiques), mais bien d’avoir une approche holistique, car le prix que vous payez n’est pas souvent le prix qu’il vous coûte vraiment. Derrière cette idée se cache le concept du Total Cost of Ownership (TCO) – ou, en français, du coût total de possession. Concrètement, cela signifie qu’il existe d’importants frais cachés qui font partie du cycle de vie de votre outil, comme :
- le temps passé à négocier l’achat ;
- les suivis administratifs à réaliser par votre équipe ;
- l’installation et le paramétrage de la solution ;
- le temps productif perdu par les utilisateurs (pendant l’installation et après, compte tenu des nouvelles habitudes de travail à mettre en place) ;
- la maintenance, la sauvegarde, les mises à jour et la sécurisation ;
- l’inactivité d’un salarié en cas de panne ;
- le coût du support informatique ;
- la gestion de l’obsolescence ou du remplacement.
Choisir un logiciel de recrutement en mode SaaS permet de ne pas se retrouver prisonnier d’une solution technique qui vieillirait mal et qui empêcherait toute évolution. En effet, c’est normalement de la responsabilité de l’éditeur de maintenir la solution à jour et de proposer de nouvelles fonctionnalités et améliorations. Un point important qui est à vérifier dans le contrat de licence. D’autre part, en mode SaaS, vous n’avez pas à mobiliser votre équipe sur la gestion d’un serveur et sur la maintenance d’une solution en interne. Un vrai gain de temps et d’argent.
L’impact d’une solution globale
Un logiciel de gestion des recrutements, qui compte parmi les outils de recrutement incontournables, est une solution tout-en-un. Il centralise les candidatures et gère l’ensemble du processus de recrutement en un seul et même endroit. Cela évite d’acquérir d’autres logiciels qui ne communiqueraient pas forcément bien entre eux (multidiffusion d’annonce, entretien vidéo différé, édition des contrats de travail, etc.). Évaluer le coût d’un ATS passe donc par l’évaluation de chacune des fonctionnalités de la solution. Qu’utilisez-vous aujourd’hui ? Quels sont les impacts de la non-utilisation de certaines fonctionnalités en termes de temps, de ressources et de budget ? Qu’est-ce qu’une solution globale pourrait venir vous faire économiser par rapport à vos outils actuels ? Répondre à ces questions permet de mieux appréhender le périmètre global des enjeux financiers.
Notre solution recrutement :
Notre solution recrutement :
La constitution et la gestion d’un pool de talents efficace
Recruteurs et responsables RH s’accordent à dire que recruter prend du temps, même pour se créer un vivier : créer les offres d’emploi, les diffuser sur les multiples canaux de sourcing tels que les jobboards, contacter les bonnes personnes grâce à une stratégie de sourcing efficace, faire les suivis nécessaires (réception et gestion des candidatures, premiers contacts), rencontrer les candidats, etc. L’ATS vient automatiser une partie de ce travail avec un portail en ligne qui facilite ces tâches (envois automatiques de notifications à chaque candidat, de gestion des suivis, d’accusés de réception, etc.). Par conséquent, il améliore aussi l’expérience candidat. Vos équipes RH peuvent alors se libérer du temps de gestion opérationnelle pour se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
Si la question de constituer un pool de candidats est importante pour optimiser le budget de recrutement de l’employeur, c’est que le coût moyen d’un cabinet de recrutement se situe entre 15% et 20% de la rémunération brute du salarié recruté. C’est une dépense souvent significative, surtout pour une PME. Si ces cabinets sont parfois utiles pour des profils très particuliers, un bon pool de candidats évite cette dépense et réduit vos coûts de fonctionnement sur le long terme. Cela signifie que pour un salaire à 45 000 € avec un pourcentage de 17%, le tarif d’un cabinet de recrutement s’élèvera à 7 650 € pour le salarié.
De son côté, le coût d’un logiciel de recrutement varie selon les fonctionnalités proposées (CVthèque, automatisation des tâches chronophage dont le partage des annonces sur les jobboards, centralisation des données et gestion des candidatures, des fonctionnalités de CRM, etc.). Il dépend également du volume de candidatures traitées et souvent du nombre d’utilisateurs, généralement issus du service RH, des recruteurs et des managers. On peut ainsi estimer son coût annuel moyen autour de 5 000 € pour un service de 5 personnes. Grâce à ces logiciels, vous réduisez le recours aux cabinets de recrutement. Sachant que vous n’utiliserez pas votre ATS pour un seul salarié, mais pour la plupart de vos recrutements, le retour sur investissement est rapidement calculé.
La réduction des risques
Le coût d’un mauvais recrutement est estimé entre 20 000€ et 200 000€. Cela inclut notamment les moyens investis pour trouver la personne en question, son niveau de responsabilité, sa rémunération, les attentes sur sa carrière et ses apports, etc. Sans compter qu’il faut en plus relancer une nouvelle procédure de recrutement en cas d’échec.
L’outil de suivi des candidatures vise à réduire ces risques grâce à une gestion centralisée, des outils de communication puissants et l’implication des managers dans le processus. Le recrutement est ainsi plus facile à gérer, les risques restent sous contrôle et la probabilité de recruter la bonne personne augmente.
L’œil de PIXID
passer d’un recrutement manuel à une gestion digitale via un logiciel de recrutement est un changement d’importance pour votre organisation. La mise en place d’une plateforme dédiée permet de faire des économies sur le long terme, de mieux organiser vos équipes, de réduire les tâches redondantes et chronophages, et de transformer votre organisation de l’intérieur. De quoi recruter mieux, plus vite et plus efficacement celles et ceux qui constituent le futur de votre entreprise.
