Comment choisir un ATS en fonction de ses besoins ?
Près d’une entreprise sur deux utilise un Applicant Tracking System (ATS) selon une enquête Regionsjob de 2019. Vous devez donc connaître ces logiciels de recrutement ou logiciels de gestion de candidatures. PIXID accompagne depuis 15 ans les acteurs du recrutement et de l’emploi. Notre expertise vous guide pour identifier vos besoins et répondre à vos enjeux afin de sélectionner la meilleure solution digitale.
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Les 4 critères pour choisir le bon ATS
Si vous ne savez pas précisément ce qu’est un ATS, on vous explique toute la diversité des logiciels de recrutement dans notre article. Une fois convaincu de son utilité, comment choisir un ATS parmi la centaine de logiciels présents sur le marché français ?
Pour sélectionner le bon outil, la première question à se poser concerne les besoins actuels de l’entreprise mais aussi ses besoins à moyen terme. Nous évoquons les besoins stratégiques tout autant que ses besoins opérationnels. En matière de recrutement, ils sont diversifiés : capacité à s’adapter à l’organisation de chaque structure, automatisation et optimisation des processus de recrutement, couverture de fonctionnalités RH plus larges, excellence de l’expérience candidat.
S’adapter à l’organisation
Vous pensez d’abord à la taille de l’entreprise ? Attention, qui dit grand groupe n’impose pas nécessairement une solution complexe. En effet, des spécialistes, les “best of breed”, offrent des fonctionnalités clés spécifiques, indispensables à certaines entreprises. L’envergure de la société doit être corrélée aux particularités de ses recrutements.
Les besoins s’évaluent aussi en fonction du dynamisme des recrutements : à tailles égales de sociétés, certaines ont peu de turnover ou de créations de poste quand d’autres recrutent chaque jour ou presque. Les raisons sont diverses : saisonnalité, forte variation d’activité, pénibilité, etc. La typologie des profils recrutés impacte également vos process : col bleu ou col blanc, profils en tension, voire en pénurie, etc.
Bien identifier vos volumes, vos spécificités et vos profils de recrutement constitue ainsi le premier critère pour choisir le bon ATS.
Automatiser et optimiser les recrutements
L’ATS vous aide en premier lieu à améliorer vos processus de recrutement. Toutes les solutions vous proposent au minimum la création d’annonces, la diffusion sur plusieurs sites (multiposting), la réception centralisée des CV et des outils de tri des candidatures.
La création de workflows précis et l’automatisation de messages à chaque étape permettent de gagner un temps précieux. Chaque candidat reçoit une réponse positive ou négative dans un délai acceptable. Ainsi, c’est votre marque employeur qui s’enrichit grâce à un ATS.
Les fonctions de gestion des rôles et de reporting intéressent particulièrement les grandes organisations pour faciliter la multiplication des intervenants sans alourdir les process de recrutement.
Couvrir des fonctionnalités RH plus larges
Au niveau de la recherche, certains ATS couvrent des besoins assez larges en proposant parsing, scoring et matching. Les profils sont ainsi automatiquement sélectionnés selon des critères prédéfinis pour chaque poste.
Au-delà de la recherche, certains logiciels de recrutement proposent de générer le contrat de travail, de collecter les documents nécessaires, de préparer l’onboarding du nouveau collaborateur. Ils peuvent également être exploités pour favoriser la mobilité interne dans l’entreprise. Sont-ils encore vraiment des ATS ou deviennent-ils des SIRH ? Parfois, l’extension des fonctionnalités va très loin jusqu’à la gestion des notes de frais.
D’autres ATS intègrent un VDM (vendor managing system) permettant de couvrir tous les besoins et d’offrir la flexibilité nécessaire au niveau des choix de contrats : CDD, intérim, alternance, etc. Bien évidemment, le choix d’un ATS se fait également en fonction de l’existant et de l’interopérabilité du logiciel avec les autres systèmes présents.
Offrir une bonne expérience candidat
L’expérience candidat devient centrale dans les processus de recrutement. La marge de progression est encore importante quand 60 % des candidats déclarent avoir eu une mauvaise expérience (source : lasuperagence.com). Les solutions digitales participent pourtant à une nette amélioration à chaque étape mais doivent préserver la sécurité des données personnelles des candidats.
Dans la guerre de talents que se livrent certains secteurs, l’expérience candidat devient un vrai levier. Un logiciel de recrutement peut participer à cette bataille en incluant un portail candidats ou un site carrière. Un logiciel de recrutement doté de fonctionnalités poussées assure une homogénéité des canaux de recrutement. Ainsi, l’entreprise propose une image unifiée qui renforce sa marque employeur.
En complément, est-il nécessaire de préciser qu’un ATS doit impérativement aujourd’hui fonctionner sur mobile, tant sa place devient centrale pour les candidats ?
Notre solution recrutement :
Notre solution recrutement :
À chaque enjeu de recrutement son ATS
Il existe autant de formes de recrutement que d’entreprises ou presque ! Les enjeux se dessinent en fonction de la spécificité d’un poste, du volume ou du secteur de chaque entreprise.
Recruter des profils spécifiques
La guerre des talents sévit dans certains postes. Près d’un employeur sur 3 a des difficultés à recruter par manque de candidats possédant les compétences techniques ou les soft skills recherchées (source : Manpower 2018). Et cela peut toucher tout type de profils, allant de certains cols bleus très techniques au recrutement de cadre dirigeant. Les profils très convoités ou très spécifiques génèrent des difficultés supplémentaires, qu’une marque employeur forte ou un réseau peuvent pallier, parfois avec l’assistance de cabinets extérieurs. Tous les acteurs du recrutement bénéficiant d’un accès spécifique sur un même ATS gagnent en temps et en efficacité. Le recrutement est en général alors plus long et plus risqué tandis que les conséquences d’un recrutement raté se chiffrent en milliers d’euros.
Recruter des opérationnels rapidement
L’absence des salariés peut perturber toute une chaîne de production ou déséquilibrer des équipes et ainsi mettre en péril une partie de l’activité d’une entreprise. Dans certains secteurs, comme les services aux entreprises (ou facility management), le phénomène de no-show est parfois inévitable.
Dans un tel contexte, un sourcing sur plusieurs canaux se révèle indispensable, d’autant plus que le candidat à un poste en facility management n’est pas forcément un digital native. Pouvoir s’adapter à toutes les habitudes des candidats est une qualité attendue d’un bon ATS. Ainsi, on préférera dans certains cas la communication par SMS plutôt que par notification push sur un smartphone.
Pour recruter rapidement, la gestion d’un vivier de candidats est un allié de poids. Et, cerise sur le gâteau, une fois le recrutement réalisé, l’ATS peut permettre d’éditer, modifier et signer électroniquement le contrat de travail, en toute légalité. Un gain de temps appréciable lorsque le process de recrutement s’effectue en urgence.
Gérer le recrutement dans un process RH global
Dans les grands groupes, plusieurs milliers de recrutements interviennent chaque année. Ces entreprises sont généralement bien équipées en solutions RH. Plus de 65 % des sociétés de plus de 1 000 salariés possèdent un ATS (source : APEC 2017). Et on peut se demander comment font les 35 % qui n’en ont pas !
Plus la structure est importante, plus elle se dirige vers des solutions complètes de gestion de la vie du salarié, adaptées aux volumes et offrant des briques sur la mobilité interne, l’onboarding et l’offboarding, la gestion des congés et des bulletins de paie, etc. Les grandes entreprises développent souvent en interne des solutions maison et cela complique l’ajout de briques comportant de nouvelles fonctionnalités indispensables. Comment choisir un ATS dans ce cas ? En testant le logiciel de recrutement avec sa propre solution pour vérifier sa comptabilité sans aucun point de friction.
Recruter des profils très différents
Le volume et la diversité des profils à recruter peuvent vite devenir un casse-tête pour les ressources humaines. Comment gérer le flux tout en s’adaptant à chaque poste et ainsi répondre au mieux aux besoins de l’entreprise ?
Pour sélectionner le bon ATS, il convient d’avoir au préalable une vision précise et globale de tous ses besoins en matière de recrutement. Par exemple, dans le secteur industriel, les RH recrutent des profils très diversifiés, du cadre à l’ouvrier, tout en peinant à attirer les jeunes générations. Les processus de recrutements sont alors plus ou moins longs sur des profils plus ou moins pénuriques. Il faut alors pouvoir modéliser plusieurs parcours candidats : avec des tests de dextérité ou d’aptitude sur certains postes, des tests d’anglais ou des cas pratiques sur d’autres. L’ATS idéal permet de gérer tout cela simplement, y compris les différentes étapes de validation avec une gestion adéquate des droits d’accès et des partages des profils de candidats.
Un logiciel de recrutement obéit aux bonnes pratiques indispensables avant tout achat d’une nouvelle solution technologique dans l’entreprise :
- la sécurité, y compris la sécurité des données hébergées et la gestion des données personnelles conforme.
- la facturation : les solutions SaaS (Software as a service ou ATS on demand) ont pris le dessus sur l’achat d’une licence de logiciel installé sur un nombre de postes (ATS on premise). Adaptées au travail nomade, ces solutions Saas nécessitent seulement une connexion internet. Les coûts d’un ATS varient ensuite en fonction des fonctionnalités offertes, des volumes de recrutement, etc. Le budget annuel d’un ATS est à comparer avec les gains obtenus en termes de rapidité et d’efficacité.
Choisir un ATS n’est pas simple mais devient indispensable pour les entreprises, comme on le découvre sur l’infographie ci-dessous. Pour obtenir plus de détails sur les critères de sélection d’un logiciel de recrutement mais aussi sur les fonctionnalités les plus utiles, téléchargez notre benchmark ATS.
