VMS et ATS : booster la performance des agences d’intérim

Comprendre VMS et ATS

Avant de plonger dans les avantages de leur intégration, il est essentiel de bien comprendre ce que sont un VMS et un ATS, et comment ils fonctionnent.

Les forces du VMS (Vendor Management System)

Un VMS est une plateforme web complète qui permet aux entreprises, y compris les agences d’intérim, de gérer l’ensemble de leur écosystème pour gérer leurs processus internes et piloter la relation client. Parmi ses fonctionnalités clés, on retrouve :

• Centralisation des demandes : les besoins en personnel temporaire de tous les clients sont regroupés en un seul endroit.
• Distribution automatisée : les demandes sont diffusées automatiquement aux fournisseurs référencés.
• Gestion des contrats : le VMS gère les aspects contractuels et légaux liés à la collaboration avec les fournisseurs.
• Suivi des temps et des activités : les heures travaillées par les intérimaires sont enregistrées et validées directement dans le système.
• Facturation et paiement simplifiés : le VMS automatise le processus de facturation et facilite le paiement des fournisseurs.
• Reporting et analyse : des tableaux de bord permettent de suivre les performances des fournisseurs, les coûts, et d’autres indicateurs clés.

Les forces de l’ATS (Applicant Tracking System)

Un ATS est un logiciel qui automatise et rationalise l’ensemble du processus de recrutement, de la diffusion des offres d’emploi à la gestion des candidatures. Il permet la publication d’offres d’emploi sur de multiples canaux, comme le site carrière de l’entreprise, les plateformes d’emploi et les réseaux sociaux. Il offre aussi une gestion centralisée de l’ensemble des CV reçus, qui sont stockés dans une base de données unique. L’ATS permet un suivi précis des candidatures, de la réception à la présélection, et jusqu’aux entretiens. Un bon ATS est aussi doté d’outils de communication, comme l’envoi d’e-mails automatisés, et d’un système de planification pour faciliter l’organisation des entretiens. Enfin, il favorise une bonne collaboration au sein de l’équipe de recrutement et propose des rapports d’analyse des indicateurs clés de performance.

L’objectif principal d’un ATS est de simplifier la vie des recruteurs, de réduire le temps passé sur les tâches administratives et d’améliorer l’efficacité globale du recrutement.

Avantages de l’intégration VMS et ATS pour les agences d’intérim

L’intégration des deux plateformes permet de créer une synergie et un bon équilibre entre la gestion de leur candidats et de leurs demandes clients pour développer leur activité, ce qui se traduit par des gains significatifs à plusieurs niveaux.

Automatisation des processus métiers

L’un des principaux avantages de l’intégration VMS et ATS est l’automatisation d’un grand nombre de tâches manuelles et répétitives. Exemples :

• Transfert automatique des besoins : lorsqu’un client exprime un besoin en personnel temporaire, ce besoin peut être automatiquement transféré de l’ATS (où il est initialement saisi) vers le VMS, qui se charge de le diffuser aux fournisseurs appropriés.
• Synchronisation des données des candidats : les informations des candidats (CV, compétences, disponibilités, etc.) peuvent être synchronisées entre les deux systèmes. Cela évite les saisies multiples et les erreurs.
• Automatisation des notifications : des notifications automatiques peuvent être envoyées aux recruteurs, aux managers ou aux fournisseurs à chaque étape du processus (nouvelle candidature, entretien planifié, contrat signé, etc.).
• Génération de rapports automatisée : des rapports sur les performances des fournisseurs, les coûts, les délais de recrutement, etc., peuvent être générés automatiquement et envoyés aux personnes concernées.
• Suppression des doublons : la base de données du candidat est unique, les informations aussi.

Une traçabilité accrue

L’intégration VMS et ATS offre une visibilité complète et en temps réel sur l’ensemble du processus de recrutement et de gestion des fournisseurs. Une transparence à tous les niveaux :

• Suivi des demandes : les recruteurs suivent en temps réel l’état d’avancement de chaque demande de personnel temporaire (en cours de traitement, pourvue, annulée, etc.).
• Performance des fournisseurs : le VMS permet de suivre les performances de chaque fournisseur (rapidité de réponse, qualité des candidats proposés, respect des délais, etc.).
• Statut des candidatures : l’ATS suit le statut de chaque candidature (en attente, présélectionnée, en entretien, etc.).
• Notifications personnalisées : des notifications peuvent être configurées pour alerter les personnes concernées en cas de changement de statut (par exemple, un fournisseur qui propose un candidat, un candidat qui accepte une offre, etc.).

Cette visibilité accrue permet de prendre des décisions plus éclairées, d’identifier rapidement les goulots d’étranglement et d’améliorer la réactivité de l’agence. Elle contribue également à renforcer la confiance des clients et des intérimaires. En ayant un processus défini, l’agence va pouvoir analyser et mettre en valeur le ou les fournisseurs qui sont les plus pertinents.

Rapports et analyses intégrés

L’intégration VMS et ATS permet de centraliser les données et de générer des rapports et des analyses beaucoup plus complets et pertinents. Et les avantages sont nombreux pour une amélioration continue :

• Indicateurs clés de performance (KPI) : les agences peuvent suivre des KPI tels que le coût par embauche, le délai de recrutement, le taux de conversion des candidats, la performance des fournisseurs, etc.
• Identification des points faibles : les rapports permettent d’identifier les étapes du processus qui prennent trop de temps, les fournisseurs qui ne sont pas performants, ou les types de postes qui sont difficiles à pourvoir.
• Analyse des tendances : les données historiques permettent d’analyser les tendances du marché du travail, d’anticiper les besoins futurs et d’ajuster la stratégie de recrutement en conséquence.

Ces rapports et analyses permettent aux agences d’intérim de prendre des décisions