Agence d’intérim : Comment choisir un coffre-fort numérique ?
Derrière le terme de coffre-fort numérique, les entreprises rattachent de nombreux services hétéroclites. Il constitue une partie infime de la gestion digitale de document et de données à conserver de manière sécurisée. sur le long terme. Dans le secteur de l’intérim, la conservation et la gestion des données personnelles et confidentielles est un sujet particulièrement sensible. Et si nous allions bien au-delà du coffre-fort numérique pour adopter une véritable gestion digitale globale ?
Directeur Opérationnel
Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?
Un coffre-fort numérique est un espace de stockage en ligne, personnel à chaque salarié et sécurisé. L’employeur y dépose les documents nécessaires dans le cadre de la relation de travail. Le salarié peut ainsi consulter, archiver, partager et télécharger les documents le concernant tels que :
- contrat de travail et avenant ;
- bulletins de paie ;
- pièces justificatives ;
- attestations fiscales.
À la différence des outils de stockage collaboratifs comme Google drive ou Sharepoint, un coffre-fort numérique doit répondre à des enjeux de sécurité très élevés. En effet, les informations contenues doivent rester confidentielles et l’intégrité des données doit être préservée.
La durée et la fiabilité du stockage sur le long terme sont des impératifs. Aussi, l’accès aux documents sera particulièrement sécurisé.
Disposer d’un coffre-fort numérique présente de nombreux avantages mais nécessite de choisir l’outil adapté aux besoins de l’entreprise.
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Comment choisir son coffre-fort numérique, en fonction des processus ?
Pour choisir un coffre-fort numérique, vérifiez en premier lieu quelques éléments de base :
- La conformité juridique du coffre-fort : une solution de stockage ne présente pas nécessairement les prérequis d’un coffre-fort. Pour cela, il doit répondre aux normes NF Z42-103 (système d’archivage électronique) et NF Z42-200 (coffre-fort électronique).
- Le lieu d’hébergement des données : point crucial, préférez un data center souverain, en plus d’être sécurisé.
- L’interopérabilité avec les autres logiciels : l’adéquation technique est essentielle. Vérifiez en amont que le coffre-fort numérique fonctionne facilement avec votre logiciel de paie ou votre SIRH. Cela constitue des gains de temps précieux pour vos équipes.
- La capacité de stockage en fonction de vos besoins à long terme
- La sécurité des données : un coffre-fort numérique assure la confidentialité des données, leur intégrité et leur pérennité.
En amont, vous définirez les processus, notamment pour les relations tripartites spécifiques à l’intérim. Il est essentiel de définir :
- qui procède à l’archivage des documents
- quels documents font l’objet de l’archivage
- quel contrôle des documents effectuer, en particulier pour purger les données avant archivage
C’est toute la gestion documentaire qu’il faut mettre en place, avec en fin de processus, le coffre-fort numérique. En effet, ce dernier ne répond pas pleinement à la gestion de l’archivage et de la conservation sur le long terme.
Comment aller au-delà du coffre fort numérique ? Vers la gestion digitale globale
En agence d’intérim, les processus métier côté client et côté intérimaire définissent le rôle du coffre-fort numérique. Toute entreprise de travail temporaire a vocation à simplifier la vie de ses clients et de ses intérimaires.
En amont, il faut pouvoir réfléchir et analyser le besoin pour trouver le bon service d’archivage sécurisé pour son agence.
Durée de conservation des documents
En effet, chaque document possède une durée de vie spécifique : un justificatif de domicile expire au bout de 3 mois tandis qu’un bulletin de paie se conserve 99 ans !
Il est donc préférable de penser au-delà de la conservation des documents au sein d’un coffre-fort numérique. Une agence d’intérim doit appréhender la gestion globale de tous les documents qui transitent entre ses mains, qu’elle en soit l’émetteur ou le destinataire.
Sécurité et protection des données personnelles
Et le tout dans le respect strict de la protection des données personnelles issue du RGPD (règlement général sur la protection des données).
Gain de temps
Mais le portail salarié offre bien plus pour gagner du temps dans les processus entre l’agence, le client et l’intérimaire. Plus encore, le portail salarié entretient le vivier de talents et améliore la marque employeur, dans le parfait respect des obligations légales.
Une seule solution : la gestion digitale globale des documents
Ainsi, le portail salariés PIXID offre en un seul lieu tous les documents de l’intérimaire, depuis sa candidature (CV, attestation, diplômes, etc.) jusqu’à sa fin de mission. Ce portail est un coffre-fort numérique puisqu’il assure le stockage et l’intégrité des documents, la traçabilité des opérations, la sécurité des données personnelles et la possibilité de télécharger les éléments.
L’œil de PIXID
PIXID s’attache à toujours apporter des services sur l’ensemble des processus métier, y compris dès l’origine avec le meilleur niveau de coffre-fort numérique. Nous avons toujours intégré cette notion, au regard des spécificités du secteur de l’intérim, pour offrir une gestion globale et efficace.
