Les 5 avantages d’un coffre-fort numérique pour vos salariés

C’est là où le coffre-fort numérique a un rôle à jouer, non seulement pour simplifier le travail de l’employeur, mais aussi pour faciliter la vie des salariés. Ses avantages sont nombreux dans un monde où le digital s’impose partout, dans le monde professionnel comme dans la vie personnelle.

Le coffre-fort numérique : un outil normalisé, efficient et pratique

Un coffre-fort numérique est un espace de stockage en ligne qui est personnel et sécurisé. Il est mis à la disposition d’un salarié. L’employeur y dépose des documents que le salarié peut consulter, archiver, organiser et partager comme il le souhaite. Parce qu’il ne s’agit pas uniquement d’un outil de stockage comme les grandes plateformes de collaboration en ligne (Google Drive, Sharepoint, Dropbox…), les caractéristiques du coffre-fort numérique reposent avant tout sur une volonté de sécuriser et de garantir la confidentialité des données personnelles et l’intégrité des documents.

Pour être vraiment qualifié de coffre-fort numérique, ce dernier doit répondre à certaines normes techniques :

• Respect de la norme AFNOR NF Z 42-013 sur l’archivage, qui énonce un ensemble d’exigences et de recommandations fonctionnelles, organisationnelles et d’infrastructure pour la conception et l’exploitation d’un système d’archivage électronique.
• Conformité au chiffrement imposé par les exigences de l’ANSSI (l’Agence nationale de sécurité des systèmes d’information) pour garantir un niveau de sécurité maximal.
• Le décret n° 2018-853 prévoit une exigence de réversibilité garantie durant douze mois en cas de cessation du service. Cela signifie la possibilité de récupérer simplement les documents en cas de besoin, de transfert ou de fermeture du coffre.

Notre solution Portail Salariés :

Un espace en ligne accessible à tout moment pour dématérialiser l’ensemble de vos échanges RH et améliorer votre marque employeur.

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Les avantages du coffre-fort numérique

Passer au coffre-fort numérique n’est pas seulement un nouvel outil à mettre en place. C’est un changement de paradigme organisationnel, digital et humain pour travailler plus efficacement et faciliter la vie de vos équipes.

Une disponibilité à vie

Un coffre-fort numérique garantit la conservation des documents RH et leur archivage. Ainsi, même si un salarié démissionne, est licencié, part vivre à l’étranger ou change de carrière, il aura toujours accès en tout temps à ses documents. Cette disponibilité facilite l’organisation personnelle des salariés qui auront la garantie d’avoir toujours accès à leurs documents en cas de besoin (justification auprès de l’administration fiscale, documents à envoyer à la banque ou à d’autres administrations, etc.).

Une sécurité garantie

Parce qu’il s’agit d’un espace personnel, la confidentialité est garantie. Personne d’autre que le salarié ne peut accéder aux données le concernant. Ni l’employeur ni l’éditeur de la solution de coffre-fort n’ont accès à son contenu.

Ainsi, tous les documents RH liés à la vie du salarié et à sa carrière pourront être stockés dans le coffre-fort numérique. C’est notamment le cas du CV, des diplômes, des pièces d’identité, de la copie de la carte vitale ou de son attestation, du permis de conduire, de son RIB, du contrat de travail, du règlement intérieur, de l’inscription à la mutuelle et/ou à la prévoyance santé, de l’autorisation de droit à l’image, des coordonnées des personnes à prévenir en cas d’urgence, de l’extrait de casier judiciaire, des fiches de salaire, des arrêts de travail, des justificatifs de note de frais, des avenants au contrat, des entretiens annuels individuels d’évaluation, du solde tout compte, etc. À noter que le salarié peut lui-même déposer des documents personnels ou professionnels dans son coffre.

Toutes ces informations sont protégées par des méthodes éprouvées (mot de passe, double authentification, code temporaire, etc.) pour une sécurité optimale. Enfin, il doit respecter le RGPD (règlement général sur la protection des données) sur la gestion des données personnelles.

Un gain de place important

Grâce au coffre-fort numérique, vous n’avez plus besoin de stocker les documents RH de vos salariés en version papier. Vous pouvez ainsi libérer de la place dans votre salle d’archive et simplifier vos processus. Archiver des documents RH papier nécessite des ressources importantes (organisation, lieux physiques, processus internes, etc.) qui peuvent être transformées grâce au coffre-fort numérique.

Une communication améliorée

Vous n’avez plus besoin de courir dans toute l’entreprise pour remettre manuellement des documents clés comme les bulletins de salaire, un avenant au contrat de travail ou d’autres informations confidentielles. À chaque fois qu’un nouveau document RH est à sa disposition, le salarié reçoit une notification souvent par e-mail ou SMS qu’il peut vérifier par lui-même. Il sait en temps réel quels documents ont été déposés et pour quelle raison.

Un outil de fidélisation

L’expérience vécue par les salariés dans sa relation avec les instances de l’entreprise joue un rôle important en matière de motivation et de fidélisation. Le coffre-fort numérique valorise votre marque employeur et offre à chaque collaborateur un espace de stockage gratuit dans lequel il pourra y stocker d’autres documents professionnels et personnels.