Tout savoir sur l’archivage des documents RH

En effet, le recours au télétravail pendant les périodes de confinement a nécessité de renforcer les dispositifs de dématérialisation des documents (bulletins de paie, documents administratifs, contrats de travail, etc.). Dans le même temps, la rationalisation des coûts va prendre une importance particulièrement stratégique au sein des entreprises. Or, en matière d’archivage, le numérique représente un changement de paradigme. Raison de plus pour s’y intéresser de très près.

Archivage : la réglementation en vigueur

L’archivage a pour but de garantir l’accessibilité d’informations, de données et de documents sur le long terme, que ce soit pour des raisons juridiques, historiques ou culturelles. Au sein des entreprises, les documents RH doivent être soigneusement conservés et archivés. En effet, ils doivent pouvoir servir de preuve en cas de conflit avec un employé, ou en cas de contrôle par l’URSSAF ou l’inspection du travail. Et les règles sont claires en matière du temps de conservation :

• 5 ans minimum : les bulletins de paie, le registre unique du personnel, les contrats de travail et avenants, les observations, mise en demeure de l’inspection du travail et contrôle du CHSCT, les déclarations d’accident du travail et tous les documents relatifs au contrôle par la sécurité sociale et régimes de retraite.
• 3 ans minimum : les documents relatifs aux charges sociales et taxes sur les salaires, la comptabilisation des jours de travail pour les salariés sous forfait.
• 1 an minimum : la comptabilisation des heures de travail, astreintes et compensations de chaque salarié.

L’archivage peut alors être réalisé de manière physique ou virtuelle. Physique, cela signifie avoir la capacité de conserver tous les documents en papier dans un lieu avec les meilleures conditions de conservation. Virtuel, cela signifie dématérialiser vos documents pour les stocker en ligne, dans le cloud ou un serveur interne, afin d’y accéder facilement, avec certaines règles :

• Une reproduction à l’identique : la copie doit être conforme à l’original en image et en contenu. Rien ne doit être altéré, retouché ou modifié. Si le fichier doit être compressé pour en réduire son poids, cela doit se faire sans perte d’information.
• Un format unique : tous les documents doivent être numérisés et conservés sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données.
• Un système de sécurité, de conformité ou d’horodatage correspondant au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile doit être mis en place, intégrant notamment les dates des différentes opérations réalisées.

Respecter ces règles permet d’établir une numérisation à valeur probante. Cela signifie que le contenu du fichier informatique est strictement identique au document papier, avec la même valeur aux yeux de la loi. Résultat : vous n’avez plus besoin d’avoir un lieu physique qui vous prend de la place et qui vous coûte de l’argent pour gérer l’archivage de vos documents RH.

Les solutions d’archivage numérique de vos documents RH

Stocker vos documents dans le cloud pour votre travail au quotidien est une chose, mais les archiver est une autre démarche avec des contraintes particulières. Illustration avec trois exemples.

Le coffre-fort numérique

C’est un outil au service de la dématérialisation des processus RH qui centralise l’ensemble des documents du collaborateur en un seul et même endroit. Cet espace est personnel, sécurisé et accessible en permanence, même en dehors des locaux de l’entreprise. Il est conçu dans un souci de sécurisation des données et respecte des normes réglementaires très strictes.

La gestion électronique de documents (GED)

C’est un outil consacré à la gestion des flux documentaires permettant de décrire et classer des documents. La GED simplifie le partage de l’information pour la gestion quotidienne des documents, notamment grâce à des portails employeur et employés. Pour qu’un outil de GED puisse être considéré comme un outil d’archivage, il doit faire partie d’une solution intégrée avec un système d’archivage électronique (SAE).

Le système d’archivage électronique (SAE)

Il s’agit d’un outil de conservation de l’information permettant de garantir la disponibilité, la confidentialité, l’intégrité et la pérennité des documents. Les documents sont uniques, non modifiables, non destructibles, horodatés et servent de preuve en cas de litige.