Comment gagner du temps dans la gestion de vos documents RH ?

Dans toutes les organisations, les services RH sont en première ligne pour traiter, gérer, entreposer et archiver des documents souvent sensibles et personnels, mais indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise. Pour travailler plus efficacement, la dématérialisation peut à la fois simplifier votre gestion quotidienne tout en ouvrant la porte à de nouvelles opportunités pour travailler plus rapidement.

Antoine Poiron

Directeur Offres Sourcing et Partenariats

Qu’est-ce que la dématérialisation des documents RH ?

C’est un processus qui consiste à disposer de tous ses documents de manière numérique, et accessible depuis n’importe quel terminal, et non plus en version papier. Cela signifie que l’information des salariés est centralisée au même endroit, que ce soit dans une plateforme SaaS ou un serveur privé stocké dans les locaux de l’organisation (on premise).

La dématérialisation des documents RH représente un bond de géant en matière d’efficacité pour un travail plus collaboratif. Néanmoins, elle doit respecter des règles strictes : confidentialité, authenticité, durée de conservation, sécurité et protection des données dématérialisées. On parle alors de gestion électronique de documents (GED). Un sujet qui couvre cinq grandes thématiques :

  • la numérisation des documents papier, afin qu’ils puissent être lus et interprétés par un logiciel spécialisé ;
  • l’indexation des documents, pour attribuer des métadonnées, tags et mots-clés afin de faciliter le travail d’exploitation et de recherche ;
  • le stockage, pour garder tous les documents utiles et mis à jour afin d’y avoir accès à tout moment ;
  • la diffusion et l’exploitation, pour déterminer qui a accès à quoi selon quels besoins ;
  • l’archivage pour respecter les délais de conservation des documents et s’assurer de leur conformité dans le temps.

Dématérialisation RH: quels sont les avantages ?

Si la loi encourage la dématérialisation, elle ne l’impose pas pour autant. Résultat : c’est aux entreprises de faire le nécessaire pour sauter le pas. Et les avantages sont nombreux.

Gain de temps et d’efficacité

Grâce à la dématérialisation, vous n’avez plus besoin d’imprimer et de remettre les bulletins de paie à la main à vos collaborateurs. Ces documents sont accessibles en ligne via un portail collaborateur facile d’accès et totalement confidentiel. Le salarié reçoit une notification pour l’en avertir et il peut alors imprimer ou enregistrer son document pour ses propres soins.

Autre exemple avec le contrat de travail : la dématérialisation vous garantit un gain de réactivité en évitant l’envoi en papier par la poste. Tout se fait électroniquement, y compris le suivi de la réception et de l’ouverture du document pour une traçabilité sans faille.

Gain de place

Archiver en papier tous les documents RH est une gageure, car c’est un processus complexe et coûteux. En effet, les risques des archives papier sont bien connus : elles peuvent disparaître, se perdre, brûler, être inondées, être mal classées, etc. Aujourd’hui, qui a envie de passer de longues minutes dans une salle poussiéreuse pour retrouver un contrat de travail perdu dans une boîte en carton cachée au fond d’une étagère ?

Avec la dématérialisation, vous n’avez plus cette contrainte. Vos archives sont stockées sur un serveur informatique et accessibles en tout temps et en quelques clics avec des filtres de recherche puissants. Cela représente un gain de place considérable, mais aussi un gain d’argent (fin des contrats de sous-traitance, réallocation de la salle des archives en bureaux, etc.).

Disponibilité et sécurité

À travers un portail fait pour les salariés, chaque collaborateur a accès facilement à tous les documents le concernant. Toutes les données clés des dossiers du personnel sont accessibles dans le cloud : informations personnelles, CV, diplômes, certificats de travail, fiches de poste, évaluations, certificats médicaux, avertissements. En cas de problème, de promotion, de nouvelles compétences, tout est facilement accessible pour consultation ou mise à jour, selon les droits d’accès côté collaborateur ou côté employeur.

Expérience utilisateur

Avec la signature électronique, un candidat peut signer un contrat de travail depuis son smartphone et le renvoyer immédiatement. Plus besoin de l’imprimer, de le parapher, et de le renvoyer par la Poste. L’expérience est sans friction, simple et rapide. Une démarche indispensable pour travailler à distance et recruter en urgence.

Du côté des salariés, la dématérialisation rend tous les documents facilement accessibles. Quelles sont les garanties de la mutuelle ? Où puis-je trouver les attestations de formation ? Comment accéder au règlement intérieur ? Ce sont autant de questions qui n’ont plus lieu d’être. Avec la GED, tous les documents sont disponibles pour tous les salariés, y compris, le solde de tout compte, les primes d’intéressement, les lettres d’information, etc.

Une GED et deux portails

La dématérialisation des documents RH est un changement de paradigme qui influe sur tout le monde dans votre organisation. Pour cela, il existe deux outils stratégiques :

  • Un portail employeur pour votre service RH afin de faire les suivis nécessaires au quotidien : gestion de la paie, des congés, des formations, des entretiens annuels, etc.
  • Un portail salarié pour que vos équipes puissent avoir accès sans limite de temps à tous les documents les concernant : fiches de paie, bilan annuel, solde des congés, informations administratives, etc.
 

L’œil de PIXID

la dématérialisation des documents constitue une brique technologique à part entière qui doit être intégrée dans un outil global. Un portail RH permet ainsi d’exploiter les informations recueillies pour des besoins de recrutement, identifier les bons profils, avoir leurs disponibilités et ainsi pouvoir les solliciter pour des missions courtes. C’est grâce à cet écosystème numérique que vous enrichirez vos services RH afin de gagner en efficacité, et transformer tous vos processus pour plus d’agilité et de sécurité.

tester notre portail salariés

Pour aller plus loin

Pour aller plus loin

Pour aller plus loin

Webinaire