Tout savoir sur le contrat de travail dématérialisé
La dématérialisation des documents en format papier est un des piliers de la transformation digitale des RH . Elle vise à simplifier les démarches des entreprises et la vie administrative des collaborateurs. Tout ceci doit s’effectuer dans le respect des règles qui protègent les droits des salariés tout autant que leurs données personnelles. La mission est donc complexe et prend du temps. Après le bulletin de salaire électronique, intéressons-nous au contrat de travail dématérialisé.
Directeur Stratégique des Offres et Marketing
Pourquoi préférer le contrat de travail dématérialisé ?
Les services RH sont en pleine révolution digitale. Après la dématérialisation des bulletins de salaire, processus encadré par une réglementation spécifique pour assurer l’intégrité des données, et celle des notes de frais, la digitalisation des contrats de travail CDI et CDD semble logique. Le contrat de travail est la clé de la relation salarié / entreprise et le respect de la sécurité juridique doit donc être la priorité de tout projet de dématérialisation. Pour cela, la signature digitale d’un contrat de travail, soumise à des conditions strictes, assure la même sécurité juridique qu’une signature papier. D’ailleurs, les usages de la signature numérique sont de plus en plus courants.
Le contrat de travail dématérialisé offre un gain de temps
Pour l’entreprise mais aussi pour le collaborateur. Finis les échanges de courrier ou les déplacements inutiles. C’est particulièrement appréciable lorsque l’on signe des contrats courts et répétés comme les CDD ou les missions d’intérim. L’indispensable expérience candidat en sort renforcée.
Le contrat de travail dématérialisé offre une gestion administrative simplifiée
Les solutions de production de contrat de travail ou logiciel d’aide à la rédaction permettent d’insérer directement des clauses en fonction des éléments fournis sur la personne embauchée ou le type de contrat de travail. Par exemple, cocher une case “période d’essai” ajoute automatiquement la clause période d’essai au contrat. C’est un gain de temps précieux au moment de l’élaboration du contrat de travail dans la mesure où cela évite la réécriture des clauses et sécurise les termes contractuels. Ce processus est particulièrement efficace dans certains établissements tels que les ESMS. Ces derniers font face à des défis majeurs en matière de gestion de personnel. Moderniser la gestion administrative au sein des ESMS aide notamment à maintenir des standards élevés dans le traitement des ressources humaines. L’utilisation de ces outils numériques améliore la productivité et l’efficacité des services RH. Par ailleurs, elle permet une meilleure allocation des ressources là où elles sont le plus nécessaires, c’est-à-dire dans les soins apportés aux résidents et aux patients.
Le contrat de travail dématérialisé permet de respecter le temps de conservation
La conservation des contrats de travail est plus sûre et plus simple. Les solutions de Gestion électronique des documents (GED) répertorient et classent chaque document. La traçabilité des documents est ainsi assurée, renforçant la confiance entre les signataires. Il est plus simple d’attribuer à chaque salarié son contrat de travail, ses avenants et ses bulletins de paie et de les mettre à disponibilité dans son portail salariés. De plus, l’adoption d’un portail RH par les employés simplifie et accélère les processus RH grâce à l’automatisation. Ce système permet une validation rapide et sécurisée des documents, tout en respectant la réglementation en vigueur.
Le contrat de travail dématérialisé permet de réduire les coûts
Non seulement ceux d’impression, de stockage et d’affranchissement, mais également les frais RH liés à la rédaction et au traitement de chaque contrat. Cette économie est estimée entre 50 % et 70% par rapport à un document papier.
Notre solution Portail Salariés :
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La réglementation relative aux contrats de travail dématérialisés
Les enjeux réglementaires des contrats de travail dématérialisés sont complexes, impliquant le respect de multiples normes et législations. Plusieurs règles sont à respecter pour mettre en œuvre un projet de dématérialisation des contrats de travail.
La signature électronique
Pour garantir une parfaite sécurité juridique, la signature dématérialisée d’un contrat de travail doit répondre à des normes. En effet, le règlement eIDAS (Electronic Identification And Trust Services) est en vigueur dans l’Union Européenne depuis le 1er juillet 2016. Il prévoit 3 niveaux de sécurité différents. Pour un contrat de travail, une signature électronique avancée (AES) est nécessaire et suffisante pour garantir la valeur juridique dudit contrat. Elle permet :
- d’identifier de manière certaine le signataire ;
- de s’assurer qu’il est le seul à pouvoir activer la signature électronique ;
- de ne plus pouvoir modifier le contrat de travail après sa signature.
L’opposabilité en justice
Un contrat de travail dématérialisé et signé électroniquement doit être opposable en justice, notamment auprès des conseils de prud’hommes. Pour ce faire, l’article 1367 du Code civil prévoit que la « e-signature » est présumée fiable dès lors que l’identité du signataire et l’intégrité de l’acte sont garanties dans les conditions prévues par la loi.
En complément, le règlement eIDAS affirme que “ L’effet juridique et la recevabilité d’une signature électronique comme preuve en justice ne peuvent être refusés au seul motif que cette signature se présente sous une forme électronique ou qu’elle ne satisfait pas aux exigences de la signature électronique qualifiée. L’effet juridique d’une signature électronique qualifiée est équivalent à celui d’une signature manuscrite.”
La protection des données personnelles
Le contrat de travail comporte des données personnelles à surveiller (numéro de Sécurité sociale, nom, prénom, adresse, etc.). L’employeur doit donc s’assurer que la protection de ces données est en conformité avec la législation dans un contrat de travail dématérialisé. Le règlement européen sur la protection des données (RGPD) impose depuis 2018 des principes pour la collecte, le traitement et la conservation des données personnelles, y compris auprès de ses salariés. En particulier, un droit à l’oubli est instauré et doit être mis en œuvre pour les candidats non retenus ou les anciens salariés. Un principe de proportionnalité est également instauré : les personnes ayant accès aux données d’un salarié doivent avoir un intérêt légitime à connaître ces informations. L’entreprise doit donc mettre en place un système de gestion des droits efficient.
La conservation du contrat de travail
Le RGPD implique une conservation des données personnelles et donc du contrat de travail pendant le temps légal nécessaire. Ce temps correspond à la durée pendant laquelle une action en justice est possible. Ainsi, en cas de discrimination, l’action en justice se prescrit après 5 ans (article L 1134-5 du Code du travail). Les employeurs doivent donc logiquement conserver les données personnelles d’un ancien salarié pendant 5 ans.
L’œil de PIXID
Le contrat de travail dématérialisé est loin d’être un document word scanné ! C’est tout l’écosystème qui doit être repensé : de la récupération des informations à l’élaboration du contrat de travail et à sa conservation.
