4 conseils pour convaincre vos salariés d’adopter un portail RH ?

Comment convaincre vos salariés d’adopter au plus vite un portail de Ressources Humaines ? Mettez en avant tous les atouts de cette solution numérique qui optimise les process de votre entreprise !

Maxime Maroune

Responsable Commercial Offres Recrutement et Portail Salariés

Pour simplifier la vie de vos salariés et de vos intérimaires, exposez-leur en toute transparence les arguments suivants : le gain de temps, la flexibilité, l’agilité et la productivité. Face à leurs interrogations sur les freins potentiels qu’ils peuvent rencontrer (perte du mot de passe, utilisation de l’application, l’attachement aux formulaires papier, etc.), nous vous donnons les solutions. Voici nos 4 conseils.

Informez en toute simplicité sur les éventuels freins

Vos salariés s’interrogent sur la digitalisation des processus administratifs. Voici les éventuels obstacles qu’ils mettent en exergue et les réponses à leur apporter.

Que faire en cas de perte du mot de passe ?

Lors de l’instauration d’un portail RH, vous mettez en avant tous les avantages à l’utiliser (gestion des congés et des absences, des notes de frais, des plannings, des rémunérations et des formations, interactivité et réactivité, agilité et flexibilité, etc.).

Néanmoins, les habitudes ont la vie dure et l’adhésion des collaborateurs transite dans un premier temps par des interrogations et des frayeurs : comment faire si je ne retrouve pas mon mot de passe ? Est-ce que toutes mes données personnelles sont perdues ? Etc.

La bienveillance est de mise, rassurez-les et fournissez-leur des astuces. Ici par exemple, dirigez-les vers l’espace d’accompagnement SELF PIXID. Les collaborateurs trouvent ainsi leur réponse en toute autonomie et ils suivent le tuto pas à pas pour réinitialiser leur mot de passe.

Comment montrer la simplicité de la plateforme aux salariés ?

Pour rassurer les salariés, rationalisez les démarches, montrez-leur la simplicité à utiliser un portail RH et les avantages. Mettez en avant notamment la flexibilité et l’agilité que suscite dans le travail quotidien cette solution digitale. Gain de temps et productivité sont mis à l’honneur ! Expliquez-leur les points suivants :

  • Adoption d’une attitude éco-responsable ;
  • Accessibilité immédiate et de n’importe où à ses documents importants ;
  • Sécurisation maximale des process.

Quelles traces restent-ils des démarches administratives ?

La dématérialisation des documents administratifs comme le bulletin de paie ou le contrat que l’on conclut à l’aide de la signature numérique sont de grandes innovations qui entraînent une certaine méfiance de la part des salariés :

  • Que deviennent les formulaires papier (contrat, bulletins de paie, etc.), comment les signer ?
  • Les accès aux PDF, la possibilité de les imprimer ?
  • Leur valeur authentique et légale ?

Toutes ses questions sont légitimes, montrez que cette solution est sécurisée par des protocoles, que chaque document est téléchargé sous format PDF pour une impression sur papier et que leur valeur est authentique. Des normes sécuritaires sont instaurées, ainsi que le respect de la vie privée.

La sécurité est-elle garantie ?

La sécurité est garantie par la signature électronique, rassurez vos collaborateurs sur la confidentialité des données et sur le risque de perte d’informations qui est quasi nul. Tout est stocké dans un coffre fort numérique sécurisé. Mettez en exergue les avantages liés à l’archivage légal des documents comme les contrats, les bulletins de salaire ou les habilitations. Par ailleurs, l’instauration d’une RGPD favorise les alertes sur la gestion des données personnelles.

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Notre solution gestion de l’intérim :

Gagnez en productivité et limitez les risques juridiques avec PIXID, solution n°1 en Europe.
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Notre solution gestion de l’intérim :

Gagnez en productivité et limitez les risques juridiques avec PIXID, solution n°1 en Europe.

Initiez le changement avec pédagogie

Afin d’investir vos salariés dans le projet, vous devez utiliser de la pédagogie et de la bienveillance, à l’aide de plusieurs biais.

Une démarche progressive pour initier les salariés au portail RH

Pour faire adhérer les salariés à l’emploi d’une solution digitale, déployez une démarche progressive. Utilisez tous les canaux mis à votre disposition et planifiez les messages  (E-mail ; Intranet ; Affiche ; Courrier ; Réunions plénières ; Hotline; Annexe papier au bulletin de paie).

Engagez les salariés motivés à tester la solution

Appuyez-vous sur des employés motivés, des ambassadeurs qui testent l’application et qui en parlent autour d’eux. L’utilisation de ce service innovant va se répandre comme une traînée de poudre : les avantages qui en découlent sautent vite aux yeux (gain de temps passé au téléphone, recherche chronophage de documents papier, centralisation de l’info. etc.). Usez de la mutualisation entre pairs, réalisez des témoignages par le biais d’interviews. Beaucoup de collaborateurs ont besoin de recul avant de franchir le pas.

Communiquez sur les avantages de la digitalisation des process

Voici les avantages de l’utilisation d’un portail RH à communiquer à vos collaborateurs :

Une relation entre les salariés et les intérimaires positive

Le portail RH favorise la centralisation des échanges, c’est un gain de temps. Les interactions se multiplient et la productivité augmente, car les tâches chronophages sont oubliées et les salariés n’ont plus besoin de passer par un intermédiaire. Le suivi RH est ainsi optimisé.

Un gain de temps sur l’administratif

Les contrats sont signés en ligne, les bulletins de paie sont dématérialisés et accessibles en PDF, les habilitations sont consultables à tout moment. Inutile d’appeler son référent ou de rechercher indéfiniment dans ses documents tel ou tel papier administratif. Il suffit de quelques clics pour visualiser n’importe quelle pièce professionnelle.

Des données en ligne sécurisées

Un archivage légal des documents, des alertes sur les RGPD, un coffre fort numérique sécurisé et des normes européennes garantissent la sûreté d’un portail RH.

Accompagnez les salariés dans l’adoption de la dématérialisation

Planifiez des actions d’accompagnement pour les salariés les plus méfiants (vidéo-conférence, hotline, témoignages, etc.) et pérennisez-les.

Planification de l’accompagnement des salariés

Prévoyez un planning d’actions de communication pour expliquer la procédure et rassurer les salariés. Organisez des rencontres, une lettre du DRH avec le bulletin de paie, des vidéoconférences, la mise en place d’une hotline, des témoignages et un retour d’expérience de collaborateurs convaincus. Impliquez des délégués personnels et le Comité social et économique, expliquez le cadre légal (car les salariés peuvent refuser d’adhérer à la dématérialisation).
Pérennisation et suivi des process

Recensez le taux d’adhésion et continuez à promouvoir la dématérialisation des démarches administratives, car d’ici 2023, cela concernera d’autres documents comme les factures. Les processus digitaux évoluent constamment, privilégiez la communication par le biais d’une newsletter, par exemple, pour assurer une pérennité.

 

 

L’œil de PIXID

Pixid simplifie la vie de vos salariés avec une solution digitale clé en main. La France est en retard, au regard des autres pays européens, alors que la dématérialisation est une tendance de fond qui est vouée à s’étendre sur de nouveaux documents. Innovez et déployez un espace personnel en ligne accessible à tout moment de n’importe quel lieu. Optimisez votre productivité et oubliez les heures perdues à gérer des tâches administratives chronophages et sans plus-value pour votre entreprise. Gagnez en agilité !

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