Tout savoir sur la dématérialisation du bulletin de salaire

Dans le secteur des ressources humaines, les enjeux du développement durable et de la digitalisation s’allient parfois pour faire naître des solutions concrètes : Migrer vers une solution de dématérialisation du bulletin de salaire, par exemple, permet une conservation durant toute la carrière d’un employé, sans support papier. Bien évidemment, le bulletin de salaire électronique (BSE) est soumis à quelques règles, notamment pour protéger la confidentialité des informations qui y sont délivrées.

Antoine Poiron

Directeur Offres Sourcing et Partenariats

Principe de la dématérialisation du Bulletin de Salaire 

La transmission du bulletin de paie dématérialisé devient la norme depuis le 1er janvier 2017 pour tous les employés, sauf s’ils s’y opposent. Pour le mettre en place avant cette date, il fallait recueillir l’accord écrit de l’intéressé. Désormais l’employeur peut prendre l’initiative de le proposer à ses salariés qui, s’ils souhaitent rester à la version papier, devront en faire la demande. Ce changement s’inscrit dans le cadre de la réglementation établie par la loi Khomri.

Le bulletin de paie dématérialisé a une durée de conservation soit de 50 ans, soit jusqu’au 75ème anniversaire du salarié.

Le Bulletin de paie électronique a la même valeur juridique qu’un bulletin de paie papier. Le bulletin de paie dématérialisé est signé et scellé, rendu inviolable, avant d’être transmis dans un coffre-fort numérique du salarié. insi, la consultation de son BSE pourra se faire à tout moment. Le cachet électronique visible (CEV) est largement répandu dans les grandes entreprises sans être obligatoire. C’est un dispositif qui garantit a conformité des données d’un document, en encapsulant ces données clés dans un code en deux dimensions.

Les avantages de la numérisation du bulletin de salaire sont nombreux

1. Une solution écologique

Fini le bulletin papier ! Moins d’impressions, moins d’envois postaux, moins de stockage, moins de personnel dédié à ces tâches sans véritable valeur ajoutée.

2. Une solution globale

La vie d’un salarié aujourd’hui est dispersée. Avec le compte personnel d’activité, les bulletins de paie de tous ses employeurs, publics ou privés, se retrouvent instantanément en un seul lieu, tout au long de sa carrière. C’est aussi le cas au sein des portails salariés créés par les entreprises. Cela facilite également la création du relevé individuel de situation (RIS) et la vérification des informations au moment de la retraite.

3. Une solution pérenne

Les déménagements d’entreprises et de salariés, l’effacement de l’encre sur des bulletins de paie papier remis depuis 30 ans, la phobie administrative des employés sont autant de raisons de perdre des documents papier à l’échelle d’une vie. Passer au numérique est très bénéfique pour une entreprise, qu’elle soit une grande, une moyenne ou une petite entreprise. Mais il l’est surtout pour une agence d’intérim.

En effet, cette dernière doit collaborer avec plusieurs intervenants, notamment l’entreprise cliente et l’intérimaire. Le volume des documents qu’elle doit gérer est donc plus important. Avec la digitalisation, certaines tâches complexes qu’effectue l’entreprise de travail temporaire sont alors simplifiées. C’est notamment le cas de la facturation d’une agence d’intérim dans laquelle il faut prendre en compte le coefficient intérim. Il s’agit d’un multiplicateur appliqué au salaire brut de l’intérimaire pour déterminer le coût total facturé à l’entreprise utilisatrice.

Le coefficient intérim permet à l’agence d’intérim, en tant qu’employeur de l’intérimaire, de financer les diverses indemnités telles que l’indemnité de fin de mission (ifm) ou prime de précarité et l’indemnité compensatrice de congés payés (iccp). Il va également couvrir les charges patronales, les frais de l’agence, sans oublier sa marge bénéficiaire. 

4. Une solution rapide

Le salarié reçoit son bulletin de paie numérique en même temps que sa paie ! Si les Français ont entendu parler du bulletin de paie dématérialisé, du coffre-fort électronique ou de signature électronique des contrats de travail, peu d’entre eux bénéficient des solutions digitalisées proposées par les prestataires spécialisés dans le domaine de la transformation digitale. Seuls 24 % des salariés ont ainsi accès à leur bulletin de paie de manière dématérialisée (source : étude OpinionWay, décembre 2018, dématérialisation des procédures relatives au capital humain). Pourtant, dans un monde de plus en plus tourné vers le numérique, le bulletin de paie électronique est une norme qui se généralise progressivement. Cette digitalisation permet aussi, à l’employeur et son équipe des ressources humaines, une meilleure productivité avec une meilleure gestion de la rémunération, des cotisations et des indemnités.

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Notre solution Portail Salariés :

Un espace en ligne accessible à tout moment pour dématérialiser l’ensemble de vos échanges RH et améliorer votre marque employeur.
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4 règles à suivre pour mettre en place la digitalisation du bulletin de salaire

Si la dématérialisation des processus liés aux ressources humaines apporte son lot d’avantages, dont la réduction des coûts, cette solution de digitalisation nécessite tout de même prendre quelques précautions. Voici les 4 principales étapes pour mettre en place un bulletin de paie électronique dans l’entreprise. 

1. Informer le salarié

Si le bulletin de salaire dématérialisé est la norme, le salarié peut s’opposer à recevoir son bulletin de paie sous forme numérique. Pour cela, l’entreprise doit avoir informé l’ensemble du personnel avant la mise en place du premier Bulletin de paie virtuel puis, lors de chaque embauche, y compris en contrats courts. En cas de refus, l’entreprise dispose de 3 mois pour satisfaire la demande d’un salarié de rester sur un format papier. 

2. Assurer une transmission sécurisée

Bien évidemment, il est hors de question de créer soi-même un document PDF. Les entreprises font appel à des prestataires spécialisés pour assurer la sécurité et la non-falsification des documents, autant que l’inviolabilité des coffres-forts. L’intégrité et la confidentialité des données sont essentielles. L’accès par le salarié à un espace personnel sécurisé est également garanti. 

3. Garantir la disponibilité et l’archivage

Pendant toute la durée de conservation, les documents dématérialisés sont accessibles “dans un format électronique courant, sans manipulation complexe ou répétitive” (article D3243-8 du Code du travail). La disponibilité doit rester intacte quelle que soit la situation : départ du salarié, fermeture du service dédié, etc. L’entreprise dispose de 3 mois avant la cessation pour leur permettre de télécharger les bulletins de paie stockés. Cette accessibilité est essentielle pour garantir la satisfaction des salariés.

4. Anticiper une nouvelle organisation

Comme toute nouveauté, accompagnement et anticipation sont nécessaires en interne. Il s’agit notamment de bien sélectionner le prestataire en charge des aspects techniques : s’assurer de sa fiabilité en matière de sécurité, de sa pérennité financière, de sa capacité à traiter un volume important de documents. En interne, on vérifiera la robustesse de son système d’information et sa compatibilité avec la solution du prestataire. De plus, la traçabilité des documents garantit une gestion précise et sécurisée des archives numériques.

ROI du Bulletin de Salaire Electronique

La mise en place du bulletin de salaire dématérialisé devient un atout pour l’entreprise : une gestion plus efficace, des tâches à faible valeur ajoutée supprimées (impression, mise sous pli, affranchissement) et des dépenses maîtrisées. Si nous calculons le ROI du Bulletin de salaire dématérialisé : Pour 1 000 salariés, on estime les charges de la main d’œuvre passent de près de 20 000 euros à 0 ! Fini le tri manuel, le classement fastidieux, la remise en main propre ou l’affranchissement manuel. Au total, le bulletin de salaire revient à 0.40 € par bulletin dématérialisé contre 2.53 € pour un bulletin papier.

L’œil de PIXID

La dématérialisation des documents administratifs existe chez PIXID depuis 2004 ! Zéro papier et zéro déplacement pour signer un contrat, compléter un relevé d’activités ou recevoir un bulletin de salaire. Tout est accessible à tout moment et directement dans la poche du salarié, depuis un smartphone.
Nos clients ont adopté la numérisation du bulletin de salaire, pourquoi pas vous ?

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