Combien de temps conserver les données salariés ?

Depuis le 25 mai 2018, le Règlement Général de la Protection des Données, ou RGPD est appliqué. Il complète la Loi Informatique et Libertés, en vigueur depuis le 1er juin 2019 dans une nouvelle écriture (la première date de 1970). Les entreprises doivent s’y conformer et respecter la loi vis-à-vis des données personnelles et sensibles des salariés.

Jonathan Briard

Responsable Commercial Offres Recrutement et Portail Salariés

Le responsable de traitement d’une entreprise ne peut garder indéfiniment ce type d’informations. Il doit donc déterminer une durée en adéquation avec l’objectif qui a conduit à la collecte de ces renseignements. Cette durée est un cycle de vie qui se décompose en 3 phases. Pixid vous dévoile tout ce qu’il faut savoir.

Une durée de conservation réglementée par le RGPD

Le temps de conservation des données sensibles des salariés est réglementé par le RGPD, ou Règlement Général de la Protection des Données. Par ailleurs, les RH ont un rôle à jouer dans cette conservation des informations personnelles et administratives.

RGPD et cycles de vie des données salariés

Le RGPD instaure une réglementation à laquelle les entreprises doivent se soumettre pour être en conformité. Ces règles concernent le traitement des données salariés et leur conservation en termes de durée et de sécurité. Le guide pratique de la CNIL définit les trois phases du cycle de vie d’une donnée :

  • La base active durant laquelle des données personnelles sont utilisées par les services de l’entreprise ou de l’organisme dans le cadre de leur traitement. En conséquence, elles sont accessibles de manière sécurisée par chaque intervenant RH et salariés concernés.
  • L’archivage intermédiaire où les données sont classées dans un dossier clos qui peut servir la gestion d’un contentieux en cours et par obligation légale. Ces informations ne peuvent être lues que par des personnes habilitées et autorisées dans le cadre d’une procédure bien définie.
  • L’archivage définitif : les données sont stockées sans limitation de durée.

Le rôle des RH dans la conservation des données

Le rôle des RH dans la conservation des données est de garantir l’archivage des données et de mettre en place le suivi et la destruction de ces informations. Plusieurs acteurs sont en mesure d’aider le responsable à identifier et à évaluer la durée de conservation légale et appropriée des différents documents. Cela peut être :

  • un délégué à la protection des données, ou DPO,
  • la fédération professionnelle,
  • ou encore la direction juridique de l’entreprise ou une organisation externe.

Par ailleurs, les RH doivent informer les salariés concernés par le biais de mentions rédigées. Cela consiste à définir les différents types d’archivages des données de manière précise et distincte, conformément au RGPD.

Et, selon l’article 25 du RGPD, le responsable de traitement archive certaines données, même si l’archivage intermédiaire n’est pas automatique, il est évalué par l’entreprise pour chacun de ses traitements et selon des objectifs bien définis : faire valoir un droit, contrôle de l’URSSAF, etc.).

Enfin, les RH doivent opérer une séparation entre la base active et la base intermédiaire en appliquant des accès sécurisés et contrôlés par des habilitations.

À savoir : si le principe de conservation limité des données n’est pas suivi, l’entreprise encourt jusqu’à 20 000 000 € d’amende administrative, ou selon le cas, jusqu’à 4 % du chiffre annuel mondial total de l’exercice précédent, selon l’article 83.5 du RGPD.

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Tableau date conservation des données

Découvrez un tableau récapitulatif des dates de conservation des données selon leur nature

(source LegiFrance).

 

Type de document

Conservation des données : durée légale

●      Totalité des horaires des salariés+les heures d’astreinte+de compensation

1 an

●      Charges sociales et taxes sur les salaires

●      Totalité des jours de travail effectuée sous convention de forfait

3 ans

●      Bulletin de paie

●      Déclaration d’accident de travail auprès de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie,

●      Salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte

●      Registre unique du personnel

●      Mise en demeure ou observation par l’Inspecteur du travail

●      Vérification et contrôle du CHSCT

●      Documents contrôlés par la Sécurité Sociale

●      Contrats de travail

5 ans

●      Relevés de salaires annuels détaillés mois par mois

Illimité

Les bonnes questions à se poser

Selon la CNIL, il convient au gestionnaire des ressources humaines de se poser les bonnes questions pour respecter la loi et de mettre en œuvre des processus efficaces et automatisés pour les supprimer le moment venu. Voici les questions qu’il doit se poser :

  • Est-ce que je respecte le bon délai défini par le RGPD selon l’objectif fixé ?
  • Quelles sont les obligations légales de conservation des données sensibles ?
  • Quelles données dois-je conserver dans le but de me protéger contre un éventuel litige ?
  • Combien de temps est-ce que je dispose pour un recours en justice ?
  • Quels sont les renseignements qui doivent être archivés ?
  • Combien de temps faut-il les conserver ?
  • Dans quelles mesures peut-on supprimer les données ?

     

 

L’œil de PIXID

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