Agence d’intérim : comment récolter facilement le relevé d’heures auprès des intérimaires ?
Dans la gestion des effectifs intérimaires, le suivi rigoureux des heures travaillées, des absences et des éventuelles heures supplémentaires est une tâche essentielle, mais souvent complexe. Ces données, qui impactent directement la facturation des entreprises et la rémunération des intérimaires, nécessitent une gestion précise pour éviter les erreurs et les litiges. Cependant, le défi principal réside dans la difficulté d’obtenir un relevé d’heures précis et exact à partir d’un formulaire papier. Les intérimaires ne fournissent pas toujours les données correctes, ce qui nécessite une vérification auprès du responsable pour s’assurer de leur exactitude. La digitalisation de ce processus représente un changement fondamental pour les agences, les entreprises et les intérimaires. Mais encore faut-il avoir les bons outils pour faciliter ce travail de production et de collecte des données. On vous guide.
Équipe ETT
Qu’est-ce qu’un relevé d’activité et pourquoi est-il essentiel ?
Le relevé d’activité peut être un document papier ou un fichier numérique qui regroupe toutes les informations relatives à l’activité des intérimaires sur une période donnée, généralement une semaine. Il inclut :
- Les heures travaillées par jour et pour chaque intérimaire.
- Les jours de présence et d’absence.
- Les pauses ou temps de repos réglementaires.
- Les heures supplémentaires, primes ou autres éléments variables de paie.
Ce relevé est bien plus qu’un simple rapport administratif. Un relevé d’activité mensuel bien géré permet d’optimiser la facturation, de simplifier la paie et d’améliorer la communication entre l’entreprise, l’agence d’intérim et l’intérimaire. Il joue un rôle clé permettant une gestion transparente et précise des ressources intérimaires. Ainsi, en consolidant les données, il offre une vue claire des heures réellement effectuées et facilite la validation par l’entreprise cliente. Avec des informations centralisées et organisées, les agences d’intérim peuvent émettre des factures justes et éviter des erreurs coûteuses ou des retards dans la rémunération des intérimaires. De plus, en cas de contrôle ou de litige, le relevé d’activité mensuel constitue une preuve fiable des heures et missions effectuées, répondant ainsi aux exigences légales.
Notre solution gestion de l’intérim :
Notre solution gestion de l’intérim :
Comment mettre en place un relevé d’heures mensuel efficace ?
La mise en œuvre d’un relevé d’activité mensuel performant repose sur trois piliers : la standardisation, la digitalisation et la transparence.
Structurer et standardiser le relevé
Un relevé d’activité bien conçu doit être clair, précis et facile à utiliser. La standardisation des champs, comme les heures travaillées ou les jours d’absence, permet de gagner du temps et d’uniformiser les pratiques entre les agences et les entreprises clientes. Par exemple, avec Pixid, les relevés intègrent des champs pré-remplis basés sur les éléments de l’accord-cadre, simplifiant ainsi leur utilisation.
Digitaliser et automatiser le suivi
Les outils numériques sont aujourd’hui incontournables pour optimiser la gestion des relevés d’activité. Un logiciel comme Pixid permet de centraliser les données, de générer des rapports automatiquement et d’envoyer des alertes en cas d’anomalies (comme des incohérences entre les heures prévues et déclarées). Cette digitalisation garantit :
- Une précision accrue dans le traitement des données.
- Une réduction des erreurs administratives.
- Une réactivité renforcée, notamment pour les ajustements en cours de mission.
Communiquer et sensibiliser les intérimaires
Un relevé d’activité fiable repose aussi sur une bonne collaboration avec les intérimaires. Les former à bien remplir leurs relevés ou les sensibiliser à l’importance de déclarer leurs heures avec précision permet de prévenir les litiges et de fluidifier les processus. En cas de problème, les solutions comme Pixid offrent des interfaces intuitives où les intérimaires peuvent consulter et valider leurs relevés directement en ligne.
Comment Pixid facilite la gestion des relevés d’heures mensuels ?
Pixid s’impose comme un partenaire de choix pour simplifier la gestion des relevés d’activité mensuels. La plateforme propose des solutions adaptées pour connecter les besoins des entreprises et des agences.
- Automatisation et intégration : des modèles d’heures travaillés en fonction de votre référentiel peuvent être directement intégrés en fonction du poste. Des éléments variables de paie sont également renseignés dans le système, limitant ainsi les interventions manuelles. De plus, Pixid s’intègre parfaitement aux ERP et aux systèmes de paie existants, garantissant une synchronisation fluide des données sans avoir à ressaisir.
- Alerte et conformité : un autre atout majeur de Pixid réside dans sa capacité à détecter et signaler les anomalies, comme des délais de carence non respectés, alertes en cas de contrat non signé, etc. Ces notifications permettent aux gestionnaires de corriger rapidement les erreurs et d’assurer la conformité légale des relevés, un point crucial pour éviter les sanctions ou litiges.
- Bénéfices concrets pour les utilisateurs : les entreprises et agences utilisant Pixid constatent un gain de temps significatif, une réduction des erreurs et une meilleure satisfaction des intérimaires grâce à des processus fluides et transparents. Par exemple, une agence d’intérim utilisant Pixid peut traiter des dizaines de relevés d’heures mensuels en quelques minutes, là où une gestion manuelle prendrait plusieurs heures. Du côté intérimaire, ce dernier n’a pas besoin de se déplacer en agence et peut remplir ses relevés d’heures à travers une application mobile.
L’œil de PIXID
En centralisant les données, en simplifiant la facturation et en renforçant la conformité, le relevé d’heures digitalisé permet aux entreprises et aux agences de gagner en efficacité et en sérénité. De quoi garantir une transparence totale entre intérimaires, agences et entreprises clientes pour répondre aux exigences quotidiennes de la gestion de l’intérim. Pour aller plus loin, faites appel à Pixid, la plateforme la plus utilisée et sécurisée du marché !
