Pourquoi les ERP ne permettent pas d’acheter correctement de l’intérim ?

La mise en œuvre des ERP (Enterprise ressource planning), des outils d’e-procurement ou des places de marché horizontales a permis aux entreprises de mieux piloter et contrôler leurs achats et leurs factures. Ces solutions se révèlent particulièrement efficaces pour rapprocher la commande client de la facture fournisseur. Découvrez alors pourquoi les ERP n’est pas la solution pour gérer tous les process en intérim.

François Hux

Directeur Commercial

En intérim, il est indispensable de calculer au plus juste l’engagement de dépense afin de le comparer avec les montants facturés. Ce principe du contrôle de gestion fonctionne pour les achats sur catalogue avec un prix unitaire négocié multiplié par une quantité. En revanche, cela devient beaucoup plus complexe pour des achats comme l’intérim. C’est la raison pour laquelle un ERP n’est pas la bonne solution en matière de travail temporaire.

En intérim, la commande est passée sur un nombre d’heures a priori

L’entreprise utilisatrice (EU) définit son besoin puis passe commande pour une mission basée sur un nombre d’heures estimées. Or, il est rare que cet a priori se révèle parfaitement exact. En réalité, l’intérimaire peut être absent, en retard, ou exécuter un plus grand nombre d’heures à la demande de l’entreprise.

Ajoutons à cela la possible application de la période de souplesse spécifique aux contrats d’intérim. Cette flexibilité en amont ou en aval de la fin prévisible de la mission est très souvent demandée au dernier moment.

Résultat : tous ces ajustements modifient la réalité de la mission (heures supplémentaires, déclenchement de primes ou d’indemnités non prévues, etc.) et, par conséquent, la facturation de celle-ci.

La comparaison entre la commande et la facture sans tenir compte du relevé d’heures est, de ce fait, totalement inadaptée.

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L’intérim impose la signature d’un contrat de mise à disposition

L’intérim fonctionne sur une relation tripartite entre EU, entreprise de travail temporaire (ETT) et intérimaire. Un contrat de mise à disposition (CMAD) est nécessaire entre l’EU et l’ETT.

Ce CMAD contient tous les éléments juridiques, commerciaux et financiers qui encadrent la mission de l’intérimaire au sein de l’EU. S’y trouvent notamment :

  • les éléments fixes de rémunération : taux horaire, coefficient de facturation négocié par les acheteurs auprès de leurs fournisseurs référencés:
  • les éléments variables de rémunération : primes, indemnités diverses, 13e mois, etc.

Il est donc indispensable de vérifier d’abord le contenu du CMAD, puis de tenir compte ensuite des éléments qui s’y trouvent pour contrôler efficacement les éléments facturés.

Or, les ERP et autres places de marché ne savent pas gérer ce document car il est spécifique à l’achat d’intérim.

Les faiblesses des ERP face aux spécificités de l’intérim

Dans une mission d’intérim, le nombre d’heures travaillées est finalisé exclusivement lors de la saisie du relevé d’heures. Cette spécificité de l’intérim n’est pas gérée par les ERP de manière native.

Les ERP n’ont pas non plus la possibilité de gérer des cycles horaires, des rotations de poste, des accessoires de rémunération en saisie libre. Ils ne savent pas appliquer des modèles prédéfinis et paramétrables, ou alors de manière très complexe pour l’utilisateur. 

Par conséquent, la famille d’achat intérim n’est pas intégrée dans les ERP et échappe, de ce fait, à tout contrôle de gestion ou tout rapprochement. Cela est évidemment très imprudent, voire dangereux, lorsque plusieurs millions d’euros sont dépensés en dehors des process d’achat contrôlés de l’entreprise :

  • commandes par téléphone,
  • contrats non vérifiés,
  • factures non contrôlées (ou sur simple échantillonnage).

 

 

L’œil de PIXID

Face à ce risque, de nombreuses entreprises ont décidé de mettre en place l’outil Pixid pour piloter l’intégralité de leur gestion du travail temporaire. En fonction des impératifs du client, différents scénarios d’intégration dans les ERP sont possibles et ces processus sont d’ailleurs documentés par Pixid.

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