Intérim : comment réduire les tâches chronophages et à faible valeur ajoutée ?
L’intérim offre une flexibilité précieuse aux entreprises comme aux candidats. Pourtant, derrière cette agilité se cachent des processus administratifs complexes et des tâches chronophages. Saisie de données, gestion des contrats, suivi des heures… ces tâches essentielles, mais à faible valeur ajoutée, peuvent rapidement devenir un fardeau pour les services RH et les agences d’intérim. Réduire les tâches répétitives et à faible valeur ajoutée permet alors de gagner en efficacité opérationnelle, mais aussi de recentrer les ressources sur des objectifs stratégiques. De la définition des problèmes aux solutions technologiques, en passant par l’optimisation des workflows, découvrez comment améliorer durablement vos processus.
Responsable Commercial Offres Intérim
Identifier les tâches chronophages
Les tâches chronophages se définissent comme des activités répétitives qui consomment un temps disproportionné par rapport à leur valeur ajoutée. Dans la gestion de l’intérim, ces tâches sont souvent liées à des processus manuels ou mal optimisés. Parmi les exemples les plus fréquents, on retrouve :
- La saisie manuelle des données : enregistrer les informations des intérimaires dans différents systèmes.
- La gestion des contrats : rédiger, envoyer et archiver chaque contrat individuellement.
- Le suivi des heures travaillées : collecter, vérifier et centraliser les relevés d’heures pour la paie.
- La génération de rapports : compiler manuellement des données pour le suivi des performances ou des obligations légales.
Ces activités, bien que nécessaires, ralentissent les équipes RH et augmentent les risques d’erreurs. En absorbant une part importante des ressources humaines, elles limitent le temps disponible pour des missions plus stratégiques comme le développement des talents ou la fidélisation des intérimaires. Par ailleurs, les erreurs issues de ces processus manuels peuvent entraîner des surcoûts importants, notamment en termes de litiges contractuels ou de non-conformité.
Notre solution gestion de l’intérim :
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Faciliter et automatiser les processus clés
L’automatisation est un terme qui désigne l’ensemble des technologies, des solutions et des outils destinés à réaliser une tâche ou à effectuer une action sans intervention humaine. C’est une approche qui est très utilisée dans les méthodes traditionnelles de la gestion administrative en raison de l’important volume d’actions et de données. Là où un travail manuel prendrait de nombreuses heures de travail, une fois le scénario d’automatisation mis en place, le travail se fait en continu, vingt-quatre heures sur vingt-quatre, et toute l’année. Exemples :
- Gestion des plannings : des outils dédiés permettent d’organiser automatiquement les affectations en fonction des disponibilités des intérimaires.
- Gestion des contrats avec complétion facilitée grâce à des gabarits pré-enregistrés.
- Suivi des heures : des logiciels peuvent extraire directement les données des feuilles de temps numériques et générer les bulletins de paie correspondants.
- Création de rapports : des plateformes centralisées produisent des analyses en temps réel à partir des données collectées.
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Grâce à la dématérialisation, à la traçabilité, à l’automatisation des tâches, à la flexibilité et à l’ergonomie de la solution, les équipes DARTY gagnent 2 jours de travail par mois |
Déployer un logiciel spécialisé
Le logiciel d’intérim doit être vu comme une nouvelle brique dans le système d’information global de l’entreprise. Il est spécialement conçu pour répondre aux besoins des entreprises en matière d’efficacité et de conformité. Il intègre généralement des fonctionnalités avancées permettant de centraliser les informations et d’automatiser les processus administratifs. Par les fonctionnalités clés à rechercher, on retrouve :
- L’intégration avec le SIRH, l’ERP ou tout autre système de gestion pour faciliter la communication entre les différents systèmes.
- Des tableaux de bord personnalisables pour visualiser rapidement les indicateurs clés.
- Des alertes pour notifier les échéances importantes comme la fin des contrats ou les besoins en renouvellement, ainsi que des e-mails automatiques entre les entreprises, l’agence et les intérimaires.
Pour maximiser l’efficacité, il est indispensable de réexaminer les workflows existants. Une analyse approfondie des étapes les plus chronophages permet d’identifier les points d’amélioration. Cela peut être, par exemple, de simplifier les approbations pour réduire les validations superflues pour accélérer les processus, ou encore de centraliser les données pour regrouper toutes les informations sur une plateforme unique.
L’œil de PIXID
La gestion des intérimaires peut être optimisée grâce à une combinaison d’automatisation et d’une meilleure organisation des workflows. En réduisant les tâches chronophages, les entreprises gagnent non seulement en efficacité opérationnelle, mais aussi en compétitivité. Adopter ces solutions permet de recentrer les ressources sur des missions à forte valeur ajoutée, comme le développement des talents ou l’amélioration de la satisfaction client.
