Optimiser sa gestion de l’intérim : les bonnes solutions pour réussir
La gestion de l’intérim est chronophage, vous diront tous ceux qui s’en approchent. Les documents échangés entre l’entreprise utilisatrice (EU), l’entreprise de travail temporaire (ETT) et l’intérimaire sont nombreux. En outre, chacun doit être en conformité avec les réglementation juridiques, que l’on sait changeante et contraignante. Pourtant, il existe des moyens d’optimiser sa gestion de l’intérim, notamment grâce aux solutions digitales.
Responsable Commercial Offres Intérim
Sélectionner les solutions adaptées à ses besoins
En premier lieu, il est inutile de se précipiter sur un outil sans avoir, au préalable, défini ses besoins et ses objectifs. La multiplication des solutions digitales, leur communication séduisante ne suffisent pas à en faire le meilleur outil pour votre entreprise.
En amont, une réflexion doit être conduite sur les process à mettre en œuvre pour répondre au mieux aux besoins. Un des besoins essentiels est de fluidifier les échanges entre les 3 parties impliquées dans une relation d’intérim. D’autant plus que le recours à un intérimaire se produit souvent dans un contexte d’urgence.
Ainsi, une grande entreprise pilotera le choix de la meilleure solution pour optimiser sa gestion de l’intérim comme un véritable projet. Elle pourra faire appel à un cabinet spécialisé comme Althéa pour une assistance à maîtrise d’ouvrage. C’est souvent le bon moyen de gagner du temps sur la phase d’étude des besoins et d’analyse des process.
Le benchmark des solutions s’appuie notamment :
- sur leur interopérabilité avec les systèmes informatiques en place au sein de l’entreprise ;
- sur leur capacité à assurer un processus complet incluant les circuits d’approbation ;
- sur la notion de temps d’intégration.
Au final, le choix d’un outil doit offrir un gain de temps conséquent tout en préservant la sécurité juridique des opérations d’intérim.
Notre solution gestion de l’intérim :
Notre solution gestion de l’intérim :
Adopter un outil pour automatiser les process en maîtrisant les dépenses
La maîtrise des coûts est un impératif lorsque l’on souhaite optimiser sa gestion de l’intérim. Lors du process d’engagement, une dépense maximale doit être définie. Trop souvent, l’intérim apparaît encore comme une dépense mal maîtrisée.
PIXID offre une visibilité en temps réel sur la dépense intérim en cours à 5 niveaux :
1. Sur le coefficient
Notre solution permet de gérer les contrats cadres. Par conséquent, des alertes signalent toutes les différences sur les coefficients appliqués par une agence d’intérim. En effet, l’intérim étant souvent sollicité en urgence, l’adéquation au contrat cadre n’est pas systématiquement vérifiée par chaque agence locale lors de l’émission d’une facture.
2. Sur le contrôle de la facture
L’optimisation de la gestion de l’intérim passe également par le détail. L’entreprise doit s’assurer pour chaque facture que le bon prestataire est payé au bon prix et au bon moment. Entrer dans le détail de la facturation est donc un élément clé du contrôle pour éviter les erreurs et les retards. Le contrôle de la facture apporte un gain de 1 à 2 % sur la dépense annuelle d’intérim.
3. Sur la conformité de la facturation
La facturation doit être en conformité avec les règles légales et conventionnelles applicables dans l’entreprise : application du bon taux horaire, dotation des primes adéquates, etc.
Cela implique de pouvoir contrôler le contenu de la facturation, en particulier sur les éléments variables de salaire (EVS), qui représentent 30 % d’une facture en intérim.
4. Sur le référencement des fournisseurs
Solliciter un fournisseur non référencé implique un surcoût de 5% en moyenne ! Or, pour référencer un fournisseur, l’entreprise doit établir un contrat cadre et structurer les éléments clés de la collaboration. Cela s’inscrit dans le temps et non dans l’urgence d’un recrutement.
5. Sur le circuit d’approbation
Le circuit d’approbation (sur l’expression de besoin et la commande) a pour but de maîtriser la dépense intérim car il permet de border les sollicitations et d’être vérifié par un supérieur hiérarchique.
Piloter sa gestion d’intérim en temps réel grâce à la Business Intelligence
La Business Intelligence (BI) offre une analyse du système en temps réel. En un clin d’œil, l’entreprise visualise sur un tableau de bord toutes ses dépenses d’intérim, avec la possibilité de rentrer dans le détail d’une facture si nécessaire.
En adoptant le bons KPIs (key performance indicators), optimiser sa gestion de l’intérim devient enfin simple. Une vision globale et précise permet de piloter plus facilement, de rectifier les processus en cas d’alerte et de diminuer les coûts. En pré-analysant les bonnes données, la BI permet à chacun de prendre les bonnes décisions au bon moment.
L’œil de PIXID
Sans outil, le contrôle s’effectue sur facture, ce qui est devenu impossible manuellement. C’est une solution d’un autre âge quand des offres intérim digitales simplifient la gestion, sécurisent le recours à l’intérim et offrent une véritable maîtrise de sa dépense, tout au long du processus de gestion de l’intérim.
