Tout savoir sur la gestion intérim digitale

La digitalisation des procédures administratives RH est inéluctable pour 86 % des Français, d’après une étude de 2019. L’intérim est logiquement un des secteurs qui gagne le plus à numériser et simplifier ses processus compte tenu de sa complexité. Le travail temporaire implique en effet un volume important de documents et d’informations à échanger en un temps très court. Comment se met en place une gestion intérim digitale ? PIXID, pionnier de la gestion globale du travail temporaire, apporte toutes les réponses.

Jérôme Mouret

Directeur Stratégique des Offres et Marketing

Les étapes de la gestion de l’intérim

L’intérim se noue autour d’une relation tripartite entre une entreprise utilisatrice (EU), une entreprise de travail temporaire (ETT) et un intérimaire. La France n’est pas réputée pour sa simplification administrative et la multiplication des acteurs et des missions conduit les RH à gérer des montagnes de documents. 

Le cycle d’achat de l’intérim est différent d’un processus classique devis / commande / réception / facturation. En effet, un contrat global entre l’ETT et l’EU prévoit les conditions générales et les coefficients de rémunération. Puis, à chaque commande de mission, les critères du profil recherché et les éléments de sa rémunération sont à préciser.

Tous ces éléments partent de différents services au sein de chaque organisation : par exemple, le besoin supplémentaire est émis par un opérationnel, puis validé par son supérieur au niveau budgétaire avant un ultime accord par les RH. Opérationnels et RH, mais aussi Finances ou Achats, doivent évaluer la durée théorique de la mission, le nombre d’heures nécessaires, la qualification du profil recherché et sa rémunération ainsi que le budget global. Bien souvent, cela se complique lorsque l’on cherche un profil spécifique comme une personne possédant une habilitation particulière.

L’ETT interagit avec les intérimaires, déjà connus ou non, pour connaître leur disponibilité sur cette mission. Lorsqu’une nouvelle personne répond à une annonce d’intérim, l’agence récupère tous les éléments personnels et professionnels, procède aux vérifications, puis prépare le contrat de mission. Ensuite, elle assure le suivi et, en fin de contrat, établit les relevés d’heures, le bulletin de paie et l’évaluation.

La multiplication des échanges entre les 3 entités complique la récupération de tous les flux d’informations de manière rapide et sûre. C’est à ce titre que la digitalisation du travail temporaire apporte beaucoup à chacun.

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Notre solution gestion de l’intérim :

Gagnez en productivité et limitez les risques juridiques avec PIXID, solution n°1 en Europe.
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Les enjeux d’une gestion intérim digitale

Digitaliser les processus de l’intérim permet en premier lieu à chaque acteur de gagner en rapidité et en simplicité :

  • l’intérimaire envoie une seule fois et en un seul clic ses documents d’identité, ses diplômes et habilitations, ses expériences. Il met ensuite à jour sa disponibilité en temps réel. Cela lui permet de proposer ses services à plusieurs ETT facilement ;
  • l’EU récupère la liste des informations nécessaires pour établir une mission d’intérim et les envoie à l’ETT. Les données générales relatives à l’entreprise sont conservées et seules les modifications liées à une mission sont ensuite nécessaires ;
  • l’ETT synthétise les éléments des deux autres acteurs pour établir le contrat de travail temporaire adéquat, le bulletin de salaire électronique à l’issue de la mission et la facturation de l’EU.

Le partage des documents et des informations auprès des bonnes personnes se fait de manière fluide. Opérationnels et RH peuvent avoir des accès contrôlés pour interagir sur leur domaine, dans le respect des données personnelles et de la sécurité juridique et informatique. Un habile paramétrage des accès et des contrôles est nécessaire.

Pour cela, il faut intégrer les divers environnements techniques de chaque acteur. Aujourd’hui, les solutions en SaaS offrent généralement des API pour permettre de travailler avec d’autres outils. Pour éviter les tâches chronophages, on essaiera de limiter d’avoir à ressaisir les données, ce qui limite le risque d’erreur.

Ainsi, il semble évident que la digitalisation de la gestion intérim est bien plus qu’une simple numérisation de documents papier ! A chaque étape, les processus sont repensés par acteur et par service pour faire gagner du temps, fluidifier et optimiser, sans risque de compromettre la sécurité juridique pour l’ETT, l’EU et l’intérimaire. Certaines étapes qui se faisaient auparavant par email, par téléphone, par SMS ou sur un fichier Excel, sont désormais réunies en un seul outil simple d’utilisation mais complet.

Par exemple, un formulaire de commande peut être créé sur mesure avec les bons paramètres pour faciliter la remontée d’information. Les critères indispensables au sourcing sont directement proposés à l’EU selon un vocabulaire partagé. Les étapes de sélection du candidat doivent se faire rapidement et efficacement selon le bon workflow.

Cerise sur le gâteau, digitaliser ses process permet de mieux gérer l’intérim avec des tableaux de bord et de bons KPIs. La vérification de la facturation est simplifiée.

 

 

L’œil de PIXID

PIXID, présent depuis 15 ans, est un pionnier de la digitalisation de la gestion intérim. PIXID diffuse son savoir-faire lié à la complexité de l’intérim à la digitalisation des RH. Ainsi, son expertise accompagne les entreprises de travail temporaire autant que les entreprises utilisatrices de toutes tailles.  

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