Tout savoir sur la gestion intérim digitale

Les étapes de la gestion de l’intérim

Le travail temporaire se noue autour d’une relation tripartite entre une entreprise utilisatrice (EU), une entreprise de travail temporaire (ETT) et un intérimaire. La France n’est pas réputée pour sa simplification administrative et la multiplication des acteurs et des missions conduit les services des ressources humaines à gérer des montagnes de documents. Pour faire face à cela, dématérialiser les processus RH apparaît comme une solution incontournable pour les entreprises, tous secteurs confondus. Cette étape de la transformation digitale leur permettra de simplifier la gestion administrative des ressources humaines.  

Le cycle d’achat d’une mission intérimaire est différent d’un processus classique devis / commande / réception / facturation. En effet, un contrat global entre l’ETT et l’EU prévoit les conditions générales et les coefficients de rémunération. Puis, à chaque commande de mission, les critères du profil recherché et les éléments de sa rémunération sont à préciser.

Tous ces éléments partent de différents services au sein de chaque organisation : par exemple, le besoin supplémentaire est émis par un opérationnel, puis validé par son supérieur au niveau budgétaire avant un ultime accord par les ressources humaines. Opérationnels et RH, mais aussi Finances ou Achats, doivent évaluer la durée théorique de la mission, le nombre d’heures nécessaires, la qualification du profil recherché et sa rémunération ainsi que le budget global. Bien souvent, cela se complique lorsque les entreprises clientes cherchent un profil spécifique comme une personne possédant une habilitation particulière.

L’ETT interagit avec les intérimaires, déjà connus ou non, pour connaître leur disponibilité sur cette mission. Lorsqu’une nouvelle personne répond à une annonce d’une mission temporaire, l’agence récupère tous les éléments personnels et professionnels, procède aux vérifications, puis prépare le contrat de mission. Ensuite, elle assure le suivi et, en fin de contrat, établit les relevés d’heures, le bulletin de paie et l’évaluation. 

La multiplication des échanges entre les 3 entités complique la récupération de tous les flux d’informations de manière rapide et sûre. C’est à ce titre que l’intérim digital, avec ses technologies modernes, apporte beaucoup à chacun. 

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Les enjeux d’une gestion digitale du travail temporaire

L’intérim digital permet en premier lieu à chaque acteur de gagner en réactivité, en flexibilité et en simplicité : 

• l’intérimaire envoie une seule fois et en un seul clic ses documents d’identité, ses diplômes et habilitations, ses expériences. Il met ensuite à jour sa disponibilité en temps réel. Cela lui permet de proposer ses services à plusieurs ETT facilement ;
• l’EU récupère la liste des informations nécessaires pour établir une mission d’intérim et les envoie à l’ETT. Les données générales relatives à l’entreprise sont conservées et seules les modifications liées à une mission sont ensuite nécessaires.
• l’ETT synthétise les éléments des deux autres parties pour établir le contrat de travail temporaire adéquat, le bulletin de salaire électronique à l’issue de la mission et la facturation des entreprises utilisatrices. Cette dernière se fait en appliquant au salaire brut de l’intérimaire le coefficient de facturation convenu. Celui-ci permet à l’ETT de couvrir ses coûts et de dégager une marge.

Le partage des documents et des informations auprès des bonnes personnes se fait de manière fluide. Opérationnels et RH peuvent avoir des accès contrôlés pour interagir sur leur domaine, dans le respect des données personnelles et de la sécurité juridique et informatique. Un habile paramétrage des accès et des contrôles est nécessaire.

Pour cela, il faut intégrer les divers environnements techniques de chaque acteur. Aujourd’hui, les solutions digitales en SaaS offrent généralement des API pour permettre de travailler avec d’autres outils. Pour éviter les tâches chronophages et répétitives, on essaiera de limiter d’avoir à ressaisir les données en utilisant des logiciels qui permettent l’automatisation de ces tâches. Ce qui réduit grandement le risque d’erreur, les coûts liés à la gestion des ressources humaines et augmente la productivité des équipes. Et Le VMS en est un excellent exemple. 

Ainsi, il semble évident que la digitalisation de la gestion intérim est bien plus qu’une simple numérisation de documents papier ! À chaque étape, les processus sont repensés par acteur et par service pour faire gagner du temps, fluidifier et optimiser, sans risque de compromettre la sécurité juridique pour l’ETT, l’EU et l’intérimaire. Certaines étapes qui se faisaient auparavant par email, par téléphone, par SMS ou sur un fichier Excel, sont désormais réunies en un seul logiciel intérim simple d’utilisation mais complet.

Par exemple, un formulaire de commande peut être créé sur mesure avec les bons paramètres pour faciliter la remontée d’information. Les critères indispensables au sourcing sont directement proposés à l’EU selon un vocabulaire partagé. Les étapes de sélection du candidat doivent se faire rapidement et efficacement selon le bon workflow.

Cerise sur le gâteau, digitaliser ses process permet de mieux gérer l’intérim avec des tableaux de bord et de bons KPIs. La vérification de la facturation est simplifiée. Ces fonctionnalités spécifiques d’un outil de gestion de l’intérim apportent une vraie différence dans le travail au quotidien.