Quelles sont les fonctionnalités d’un outil de gestion des intérimaires ?

Pour aider les entreprises qui sollicitent plusieurs agences d’intérim, une trentaine de logiciels sont apparus sur le marché français d’après Capterra, le comparateur de solutions digitales du groupe Gartner . Destinés aux volumes importants, ils facilitent la gestion administrative des prestataires de travail temporaire, tout en s’intégrant facilement dans un écosystème RH. La centralisation de toutes les relations au sein d’une seule plateforme apportent de nombreux bénéfices.

Pauline Zonzon

Chargée de communication et marketing

5 bonnes raisons d’utiliser un logiciel de gestion des intérimaires

Maîtriser son budget

La première raison concerne le budget : adopter une solution digitale, quel que soit son domaine, est synonyme de réduction des coûts. La dématérialisation de tous les échanges et leur centralisation en un seul lieu assurent une baisse des dépenses.

Gagner du temps

En complément, la dématérialisation offre de nombreux autres avantages, parmi lesquels le gain de temps : les échanges de documents, la contractualisation, la gestion administrative se réalisent plus vite via une plateforme mutualisée. Cela facilite également les opérations de préfacturation et de contrôle a posteriori des missions d’intérim.

Réduire les erreurs de facturation

Autre avantage et non des moindres : la réduction des erreurs de facturation ! La complexité de l’intérim occasionne de nombreux risques d’erreur dans les relevés d’heures, dans le calcul de la rémunération, dans l’application du contrat cadre. Un logiciel permet d’en éviter un grand nombre tout en facilitant le contrôle.

Piloter son activité intérim

Un outil de gestion des intérimaires assure également l’indispensable pilotage de l’activité, de manière efficace. La traçabilité, le choix entre un recours à l’intérim ou à un autre type de contrat court, le reporting se font aisément.

Faciliter la communication avec ses agences d’intérim

Enfin, la digitalisation assure une meilleure performance des acteurs de l’intérim. Dans la relation tripartite propre à l’intérim, chacun gagne du temps, réagit plus vite, sans avoir le sentiment de devoir fournir 5 fois les mêmes éléments.

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Quelles fonctionnalités choisir pour son logiciel de gestion d’intérim

Les fonctionnalités intéressantes peuvent se diviser en 3 thématiques : les RH, la gestion financière et le reporting.

Les fonctionnalités RH

La première fonctionnalité concerne les agences d’intérim. Le logiciel doit permettre très facilement d’ajouter une nouvelle agence et de solliciter une ou plusieurs agences déjà enregistrées en fonction du besoin.

Puis, les RH doivent réceptionner et centraliser toutes les candidatures pour les trier rapidement, quelle que soit la source. Une fois le choix de l’intérimaire décidé, la récupération des éléments personnels et leur vérification facilitent un contrôle documentaire rapide. L’entreprise utilisatrice finalise alors la commande auprès de l’ETT. 

Il est alors temps de rédiger les contrats adéquats. La contractualisation et la signature électronique des contrats entre les 3 parties (entreprise utilisatrice EU, entreprise de travail temporaire ETT et intérimaire) se réalise en un minimum d’étapes et de temps. Le contrat de mise à disposition, signé entre l’ETT et l’EU, permet d’alimenter le contrat de mission (signé entre l’ETT et l’intérimaire). 

Enfin, un logiciel de gestion d’intérim doit offrir des outils de pilotage de l’activité : nombre de postes à pourvoir, nombre de candidatures reçues, process à finaliser, etc.

Les fonctionnalités de gestion

Piloter une activité d’intérim avec efficacité nécessite de pouvoir gérer rapidement différents process indispensables et chronophages lorsque les bons outils numériques font défaut :

  • Les relevés d’heures et le planning de début et de fin de mission des intérimaires. Une plateforme centralisée évite les saisies en doublon, tout comme l’intégration d’un GTA (gestion des temps et activités) au sein d’un logiciel d’intérim. Cela limite les erreurs.
  • La réception et le contrôle des factures intérim sont également simplifiés grâce à la centralisation des données.

Les fonctionnalités de reporting

Gérer sur une même plateforme toutes les agences d’intérim facilitent le reporting de l’intégralité de son activité de travail temporaire. De la définition du besoin par les opérationnels à l’établissement de la commande, puis du recrutement de l’intérimaire à la facturation de l’ETT, la gestion unifiée de toutes les données rend beaucoup plus simple le pilotage des process. Le reporting devient alors un véritable outil décisionnel qui permet d’identifier les bonnes actions à prévoir en un coup d’œil.

De plus, le reporting peut être partagé avec d’autres services de l’entreprise avec des accès différenciés : le département juridique pour vérifier les éléments des contrats par exemple ou le département financier pour inclure les éléments dans le budget global des RH. Chacun bénéficie d’un accès et peut, en toute autonomie, générer les données et les rapports qui l’intéressent.

N’oubliez pas que le choix d’un logiciel de gestion des intérimaires doit répondre aux exigences communes en matière informatique :

  • la sécurité du logiciel,
  • le respect de la protection des données personnelles hébergées (RGPD notamment),
  • sa capacité à évoluer,
  • ses possibilités d’intégration dans le SI de l’entreprise.

     

 

L’œil de PIXID

Voici nos conseils au moment de sélectionner un nouveau logiciel. Il ne faut surtout pas oublier les fondamentaux comme la sécurité, l’interopérabilité avec les outils présents et la protection des données personnelles. L’exercice du contrôle est également important, en exploitant par exemple la pré-facturation. 

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