Quelles sont les fonctionnalités d’un outil de gestion des intérimaires ?
Pour aider les entreprises qui sollicitent plusieurs agences, une trentaine de logiciels sont apparus sur le marché français d’après Capterra, le comparateur de solutions digitales du groupe Gartner . Destinés aux volumes importants, ils facilitent le suivi administratif des prestataires de travail temporaire, tout en s’intégrant facilement dans un écosystème RH. La centralisation de toutes les relations au sein d’une seule plateforme apportent de nombreux bénéfices.
Chargée de communication et marketing
5 bonnes raisons d’utiliser un outil de gestion des intérimaires
Maîtriser son budget
La première raison concerne le budget : adopter une solution digitale, quel que soit son domaine, est synonyme de réduction des coûts. La dématérialisation de tous les échanges et leur centralisation en un seul lieu assurent une baisse des dépenses intérim.
Gagner du temps
En complément, la dématérialisation des processus de gestion des ressources humaines offre de nombreux autres avantages, parmi lesquels le gain de temps : les échanges de documents, la contractualisation, la gestion administrative se réalisent plus vite via une plateforme mutualisée. Grâce à une solution de gestion intérim, la relation avec les fournisseurs, ici les entreprises de travail temporaire, est alors simplifiée. Intégré au système d’achat de l’entreprise, il facilite également les opérations de préfacturation et de contrôle a posteriori des missions d’intérim.
Réduire les erreurs de facturation
Autre avantage et non des moindres : la réduction des erreurs de facturation! La complexité du travail temporaire occasionne de nombreux risques d’erreur dans les relevés d’heures, dans le calcul de la rémunération, dans l’application du contrat cadre. Un logiciel permet d’en éviter un grand nombre tout en facilitant le contrôle.
Piloter son activité intérim
Un outil de gestion des intérimaires assure également l’indispensable pilotage de l’activité, de manière efficace. La traçabilité, le choix entre un recours à l’emploi temporaire ou à un autre type de contrat court tel que le CDD, le reporting se font aisément.
Faciliter la communication avec ses agences
Enfin, la digitalisation offre davantage de flexibilité et assure une meilleure performance et productivité des acteurs. Dans la relation tripartite propre à l’intérim, chacun gagne du temps, réagit plus vite, sans avoir le sentiment de devoir fournir 5 fois les mêmes éléments. Ce gain de fluidité est particulièrement précieux en cas d’urgence ou de besoin de remplacement immédiat.
Notre solution gestion de l’intérim :
Notre solution gestion de l’intérim :
Quelles fonctionnalités choisir pour son logiciel
Les fonctionnalités intéressantes peuvent se diviser en 3 thématiques : les RH, la gestion financière et le reporting.
Les fonctionnalités RH
La première fonctionnalité concerne l’interaction entre les entreprises utilisatrices et les agences d’intérim. Pour les entreprises utilisatrices, le logiciel doit permettre très facilement d’ajouter une nouvelle agence et de solliciter une ou plusieurs agences déjà enregistrées en fonction du besoin. Pour les agences, il permet de mieux gérer la relation client : suivi des demandes clients, propositions de profils, gestion des retours. Aussi, c’est un parfait outil de recrutement pour les agences.
En effet, il répond de manière efficiente aux défis spécifiques de l’intérim, en optimisant et en automatisant de nombreuses tâches clés du processus de recrutement. La solution facilite notamment leur mission de trouver des intérimaires ayant la qualification requise pour les besoins de leurs clients dans différents secteurs.
Puis, les RH doivent réceptionner et centraliser toutes les candidatures pour les trier rapidement, quelle que soit la source. Une fois le choix de l’intérimaire décidé, la récupération des éléments personnels et leur vérification facilitent un contrôle documentaire rapide. L’entreprise utilisatrice finalise alors la commande auprès de l’ETT.
Il est alors temps de rédiger les contrats adéquats. La contractualisation et la signature électronique des contrats entre les 3 parties (entreprise utilisatrice, entreprise de travail temporaire et intérimaire) se réalise en un minimum d’étapes et de temps. Le contrat de mise à disposition, signé entre l’entreprise de travail temporaire et l’EU, permet d’alimenter le contrat de mission (signé entre l’entreprise de travail temporaire et l’intérimaire).
Cette simplification apportée par l’outil se retrouve également à la fin de la mission. L’agence envoie la facture dématérialisée à son client via le logiciel. Elle enverra également le bulletin de salaire électronique de son intérimaire sur lequel seront obligatoirement mentionnés son salaire brut, l’ICCP et l’IFM. Cette dernière ne sera pas versée à l’intérimaire s’il est embauché en CDI par l’entreprise.
Enfin, un logiciel d’intérim doit offrir des outils de pilotage de l’activité : nombre de postes à pourvoir, nombre de candidatures reçues, process à finaliser, etc.
Les fonctionnalités de gestion
Piloter une activité avec efficacité nécessite de pouvoir gérer rapidement différents process indispensables et chronophages lorsque les bons outils numériques font défaut :
- Les relevés d’heures et le planning de début et de fin de mission ainsi que le suivi des absences des intérimaires. Une plateforme centralisée évite les saisies en doublon, tout comme l’intégration d’un GTA (gestion des temps et activités) au sein d’un logiciel. Cela limite les erreurs.
- La réception et le contrôle des factures sont également simplifiés grâce à la centralisation des données : les contrats de mise à disposition, les profils des intérimaires, les taux horaires négociés, les coefficients de facturation pour chaque prestation, les règles spécifiques de l’entreprise utilisatrice (primes, paniers repas, heures supplémentaires, etc.). Ce contrôle précis est essentiel pour maîtriser les coûts réels de l’intérim.
Les fonctionnalités de reporting
Gérer sur une même plateforme toutes les agences facilitent le reporting de l’intégralité de son activité de travail temporaire. De la définition du besoin par les opérationnels à l’établissement de la commande, puis du recrutement de l’intérimaire à la facturation de l’ETT, la gestion unifiée de toutes les données rend beaucoup plus simple le pilotage des process. Le reporting devient alors un véritable outil décisionnel qui permet d’identifier les bonnes actions à prévoir en un coup d’œil.
De plus, le reporting peut être partagé avec d’autres services de l’entreprise avec des accès différenciés : le département juridique pour vérifier les éléments des contrats par exemple ou le département financier pour inclure les éléments dans le budget global des RH. Chacun bénéficie d’un accès et peut, en toute autonomie, générer les données et les rapports qui l’intéressent.
N’oubliez pas que le choix d’un logiciel doit répondre aux exigences communes en matière informatique :
- la sécurité du logiciel,
- le respect de la protection des données personnelles hébergées (RGPD notamment),
- sa capacité à évoluer,
- ses possibilités d’intégration dans le SI de l’entreprise.
L’œil de PIXID
Voici nos conseils au moment de sélectionner un nouveau logiciel. Il ne faut surtout pas oublier les fondamentaux comme la sécurité, l’interopérabilité avec les outils présents et la protection des données personnelles. L’exercice du contrôle est également important, en exploitant par exemple la pré-facturation.
