3 conseils pour une bonne maîtrise des coûts de gestion de l’intérim

Dans les entreprises, la flexibilité prend de l’ampleur et devient un des principaux postes de dépenses hors production. L’intérim est au cœur de cette flexibilité et se révèle un levier stratégique et économique que les entreprises utilisent de mieux en mieux, notamment en raison de la digitalisation du secteur. Toutefois, la maîtrise des coûts de l’intérim est un impératif parfois complexe à acquérir, compte tenu de ses spécificités. Pour une bonne maîtrise des coûts de gestion de vos intérimaires, suivez nos 3 conseils et une bonne méthodologie : encadrer, piloter et analyser.

Jérôme Mouret

Directeur Stratégique des Offres et Marketing

Conseil N°1 pour une bonne maîtrise des coûts : encadrer 

Avant toute chose, il est important de comprendre combien coûte un intérimaire et comment est calculé ce coût. L’intérimaire n’étant pas un employé de l’entreprise, il n’entre pas dans la masse salariale et le paiement de la facture de l’agence d’intérim offre un décalage de trésorerie par rapport au paiement des salariés.

En outre, la mission de recherche effectuée par l’entreprise de travail temporaire (ETT) allège la charge de travail des RH de l’entreprise. Rappelons qu’au-delà du coût, les avantages de l’intérim sont nombreux et expliquent son succès.

Pour maîtriser les coûts de l’intérim, le premier processus à mettre en place concerne l’encadrement des circuits de validation et des rôles de chaque interlocuteur : qui décide du besoin, qui le définit précisément, qui recrute la bonne personne, qui valide la mission, qui vérifie la conformité avec le budget, etc.

Plus on adopte des processus clairs, plus on évite toute dérive budgétaire. Chaque service connaît les attentes, les missions et les attendus à chaque étape : expression du besoin, validation opérationnelle, validation administrative et financière.

Des circuits de validation courts sont définis pour une bonne maîtrise des coûts. L’intérim est souvent réalisé en urgence et la digitalisation facilite le respect des circuits de décision rapides. En rationalisant les échanges en interne comme avec les agences, on peut partager les informations adéquates en un minimum d’interactions.

En parallèle, une bonne négociation des accords cadres avec les ETT permet de diminuer les coefficients de facturation (coefficient de délégation et de gestion) en fonction des besoins réels. Les seuils de bascule et de dégressivité définis lors de la négociation du contrat cadre doivent être définis avec précision pour optimiser la dépense.

La maîtrise des coûts intérim passe aussi par une optimisation des processus : en créant un vivier, en fidélisant les meilleurs intérimaires déjà testés et reconnus, non seulement l’entreprise évite les mauvaises surprises mais elle économise aussi sur la phase de recherche des intérimaires.

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Conseil N°2 pour une bonne maîtrise des coûts : piloter 

Un second conseil de bon sens concerne le pilotage de vos dépenses d’intérim. La digitalisation permet facilement de comparer les dépenses effectives avec le budget prévisionnel. Ainsi, un suivi mensuel ou hebdomadaire offre la possibilité de déceler tout écart et, par conséquent, d’en rechercher immédiatement la cause.

Ce pilotage donne la possibilité également d’obtenir une vision approximative du coût d’une mission d’intérim, dans un souci d’anticipation et de maîtrise du budget. Ainsi, cela simplifie l’estimation du budget et la préfacturation, tout comme la vérification des conditions de recours à un intérimaire.

En aval, le contrôle du coût offre :

  • une vérification de la facturation,
  • une détection des erreurs,
  • la mise en place d’un système d’alerte sur les écarts.

Par conséquent, l’entreprise peut simplement et rapidement solliciter une explication ou une vérification auprès de l’ETT.

Conseil N°3 ne pas oublier d’analyser pour améliorer

A posteriori, les outils digitaux établissent des rapports détaillés par site, par fournisseur, par qualification, par rubrique de paie, etc. C’est tout simplement indispensable pour effectuer une analyse minutieuse et obtenir une vision globale de la dépense d’intérim, tout en gardant la possibilité d’entrer rapidement dans le détail.

Ce processus de reporting sur les performances des ETT se réalise automatiquement grâce aux solutions de Business intelligence (BI). Elle offre des informations tangibles avant toute négociation d’accords cadres avec une agence d’intérim.

La BI permet aussi de s’interroger en interne sur la question d’une création de poste supplémentaire ou d’un recrutement pérenne. Avec les bonnes données, l’entreprise optimise son fonctionnement et prend les bonnes décisions.

 

L’œil de PIXID

De nombreuses données s’avèrent nécessaires pour réussir à obtenir une bonne maîtrise des coûts de gestion de l’intérim. Ces données sont aujourd’hui facilement accessibles grâce aux solutions digitales. Pour atteindre ces objectifs, les outils permettent aussi de mettre en place des processus clairs et encadrés. L’autonomisation des tâches constitue en elle-même une source d’économie, a minima sur les coûts indirects en libérant le personnel dédié à la gestion de l’intérim en interne.

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