Problématique
La gestion de l’intérim chez Coulidoor
Elise Depourtoux, chargée de développement RH chez Coulidoor, gère le recrutement, la formation et l’accompagnement des salariés. Elle gère aussi les projets de développement RH et le pilotage de la gestion intérim depuis que celle-ci a été rattachée au service RH : « Nous gérons l’intérim pour des postes d’opérateurs de production, d’opérateurs logistiques et de chauffeurs. Durant la période Covid nous faisions appel à une quarantaine d’intérimaires par semaine. Aujourd’hui, nous recrutons entre 10 et 20 intérimaires par semaine selon les périodes » indique-t-elle.
Centraliser et uniformiser la gestion et le pilotage de l’intérim
« La volonté d’uniformiser et de centraliser la gestion de l’intérim est venue de la direction qui avait identifié des points d’améliorations : les volumes d’intérimaires étaient importants et représentaient un budget conséquent.
Il était nécessaire que les managers continuent à avoir la main sur ce sujet-là mais nous souhaitions les aider et leur faire gagner du temps. Il fallait également fiabiliser à la fois les contrats de travail, les relevés d’heures, la facturation, et répondre aux besoins du contrôle de gestion avec le reporting. Nous souhaitions donc gérer l’intérim autrement, dans le respect d’un cadre précis, avec un outil nous permettant de centraliser et d’uniformiser le recours au travail temporaire chez Coulidoor » ajoute Elise Depourtoux.
À la recherche de la solution appropriée
« Après un benchmark interne, PIXID correspondait bien à notre organisation et à notre mode de fonctionnement tout en apportant les options que nous souhaitions mettre en place. Nous avons donc opté pour l’offre Pack, avec les modules : besoins, commande, contrats suivi émission RA (Relevé d’activité ou d’heures), RAV (Relevé d’activité valorisée), factures et BI (Business Intelligence). Nous avons également interfacé cette solution avec la gestion des temps Kelio, de Bodet ».
Démarches
Entre les premiers contacts avec PIXID et le lancement, il s’est déroulé 6 mois : « Nous avons été bien accompagnés par nos deux consultant PIXID. Il y a eu des points réguliers pour réaliser des ajustements et débloquer des situations, ils nous ont toujours trouvé des solutions. Il y a eu des phases de test, des points de suivi, des réunions mensuelles avec les managers, des formations d’accompagnement. Les sujets étaient abordés de façon collective et collaborative. Il y a eu beaucoup de communication avec les entreprises de travail temporaire (ETT) durant cette période » précise Elise Depourtoux.
Dans le même temps et grâce à PIXID qui permet l’intégration d’accords-cadres sur sa plateforme, la DRH de Coulidoor a négocié des conditions avec une liste restreinte d’agences partenaires, conditions qui sont désormais suivies tout au long du process de recours à l’intérim. La collaboration avec les ETT et les dépenses sont, de ce fait, mieux encadrées.
Aujourd’hui la solution est stabilisée : « Les données sont sécurisées. Les informations transmises aux agences sont plus fluides ».
Résultats
centralisation des données dans un même outil
« Auparavant, la gestion de l’intérim était décentralisée, nos managers utilisaient des solutions différentes proposées par chaque ETT, d’autres recevaient leurs contrats sous format papier. Rien n’était uniformisé, il n’y avait pas de pilotage de cette volumétrie intérim et de cette masse salariale. L’interlocuteur était le responsable achats et le service RH n’était pas du tout acteur du processus.
Désormais, tout est paramétré dans PIXID, c’est une garantie et une fiabilité de la transmission des données auprès des ETT. Le système de préfacturation permet un double contrôle, avant et après l’émission de la facture. Tout est centralisé dans un même outil, c’est beaucoup plus pratique »
Un fonctionnement cadencé et collaboratif
Une vingtaine de salariés utilise la solution. Les managers sur les sites de production, la comptabilité au siège et le contrôle de gestion pour l’analyse des centres de coûts. « Le manager passe son besoin, il réalise sa commande, le contrat est mis à sa disposition. Dès l’émission de la commande, il vérifie le contrat sur l’application et le signe numériquement. Il utilise ensuite le suivi de mission » précise Elise Depourtoux qui poursuit : « Tout est bien cadencé dans PIXID. Je gère ensuite l’envoi des heures via les RA (Relevés d’Activités) et une fois par semaine, je fais l’interface entre Kelio/Bodet et PIXID. Je dépose les heures, j’attends que les agences d’intérim me valorisent ces heures dans les RAV (Relevé d’activité valorisée). D’éventuelles incohérences sur ces RAV sont ensuite vérifiées en utilisant le contrôle et les rapprochements ».
La comptable reçoit ensuite les factures et croise la facturation avec les RAV. « Lorsqu’on a besoin d’effectuer des extractions on utilise le suivi de mission ou les contrats. Le responsable achats n’intervient plus. La gestion de l’intérim est centralisée au service RH. Ma DRH gère les accords cadre, négocie les coefficients et me transmets les informations. Je suis en contact permanent avec le support PIXID. Les rôles sont bien définis. La gestion est abordée avec un prisme RH, c’est plus cohérent ».
Simplification et sécurisation
« La centralisation des données, la signature dématérialisée avec l’alerte des délais contractuels, la transmission des heures, des éléments de paie centralisés dans un outil avec un pré-contrôle, c’est très confortable. C’est du gain de temps et du gain de fiabilité. Les EVP (éléments variables de paie) sont calculés automatiquement, donc on peut échantillonner les contrôles, et tout est interfacé. Les contrôles de cohérence sont facilités, c’est rassurant pour les managers et pour les RH.
Le logiciel, assez intuitif, a été bien accueilli et rapidement pris en main. En un seul clic, le manager peut contacter 5 ou 6 agences. Il gagne également du temps sur la réalisation de sa commande puisqu’il transforme tout simplement le besoin.
Au niveau RH, ça nous simplifie la vie. Lorsque nous avons des audits sur les contrats d’intérim, la comptabilité ne nous sollicite plus et est autonome. On présente aussi les chiffres de l’intérim lors de nos CSE. Sur PIXID, nous avons tout ! Les relevés d’heures et les facturations sont sécurisés, la gestion est beaucoup plus rapide. Dans le monde dans lequel on vit, quand on a besoin de gagner du temps, la solution PIXID est intéressante » conclut Elise Depourtoux.
