Problématique
Sécuriser les process et réduire les coûts liés à l’intérim
Frédérique Péterlé, contrôleuse de gestion sociale, gère l’intérim et l’administration de PIXID depuis 2020. Aujourd’hui, InVivo traite une volumétrie d’environ 290 ETP (Equivalent Temps Plein) mensuels avec PIXID sur trois entités : « la quasi-totalité de nos intérimaires sont délégués sur des sites industriels, à la production, la maintenance, à l’entretien » précise-t-elle.
Le groupe souhaitait sécuriser l’intérim et réduire ses dépenses car sa gestion au quotidien se complexifiait et mobilisait beaucoup d’énergie. Mais avant d’installer un outil de gestion, le groupe a souhaité bien définir les process. « C’est notre référente métier Intérim qui s’est chargée de définir des process bien clairs, d’identifier les intervenants, de prévoir les formations notamment sur la législation ». Une fois ces process en place, la dernière étape de cette sécurisation était la recherche d’un outil permettant de dématérialiser le process de gestion de l’intérim
Choisir l’outil idéal
« Il y a eu un appel d’offres. Ma collègue qui était référente métier intérim et le responsable des achats ont rencontré quatre acteurs dont PIXID. Au fur et à mesure des entretiens, la solution PIXID s’est démarquée et a été retenue. PIXID avait la meilleure connaissance métier de la législation intérim et une approche professionnelle. L’outil offrait de la souplesse et des fonctionnalités pertinentes. L’offre financière était compétitive et le vrai avantage était que PIXID n’est affilié à aucune agence d’emploi. Nous pouvons ainsi ne pas dépendre que d’un seul fournisseur. 9 fournisseurs sont actuellement référencés sur la plateforme ».
Démarches
Trois phases de déploiement
La solution PIXID Grands Comptes a donc été retenue avec une formule complète comprenant les modules : besoins, candidatures, contrats, RCV (Relevé Client Valorisé), factures fiscales dématérialisées et auto-administration. Son déploiement a été réalisé successivement sur les trois entités les plus consommatrices d’intérim : « Nous nous sommes d’abord concentrés sur le métier BVP regroupant les 13 sites industriels de Boulangerie Pâtisserie Viennoiserie de Neuhauser. Avec 370 ETP mensuel en 2018, ce métier représentait 60% de nos dépenses intérim ». Bien cadré, ce premier déploiement se passe très bien : « nos interlocuteurs chez PIXID sont efficaces, réactifs et à l’écoute » ajoute Frédérique Péterlé.
La Meunerie est le second site déployé. Une structure moins importante, avec un volume de 42 ETP mensuels en 2021 pour 13 sites : « Ce site était le second consommateur d’intérim en pourcentage (11 %) et nous avons poursuivi notre optique de traiter le plus urgent. Ce second déploiement était attendu par les utilisateurs qui, selon les retours d’expériences de leurs collègues de la Boulangerie, savaient que PIXID allait leur faciliter la vie ».
Le troisième déploiement est en cours sur le périmètre CSP J.Soufflet. « Le choix a été fait de déployer par services et nous avons commencé par le service comptabilité paie qui était le plus consommateur d’intérim ».
PIXID et InVivo : 35 utilisateurs quotidiens
Aujourd’hui, PIXID est utilisé par 35 utilisateurs au quotidien, notamment par les directeurs de sites et par un référent administration Intérim par site. Cette organisation a été pensée et structurée avant de faire appel à PIXID. Le référent gère l’intérim de A à Z. Il passe la commande aux agences de travail temporaire, reçoit le contrat qui est signé, il remplit les heures, reçoit ensuite les RAV qu’il valide au fur et à mesure, et il valide enfin la facture. Le directeur de site, lui, valide le bon à payer de la facture. Il est donc garant du respect des budgets.
Sur le second site, c’est un peu différent. Chaque manager ayant besoin d’intérimaire passe une commande sur son compte PIXID. Le directeur de site la valide. Il signe le contrat, remplit les heures, valide les RAV, valider les factures et génère le bon à payer.
« C’est vraiment une gestion quotidienne pour l’émission des commandes et hebdomadaire pour les heures et la facturation. De mon côté, en tant que contrôleuse de gestion sociale, je gère la bonne utilisation de PIXID en lien avec les référents administratifs intérim et les Entreprises de Travail Temporaire. Je contrôle la qualité des documents qui sont dans PIXID. En début de déploiement je suis active pour aider les utilisateurs à prendre la main sur l’outil » précise Frédérique Péterlé.
Résultats
Un changement de culture bénéfique
S’il y a eu quelques réticences au départ, c’est assez vite rentré dans l’ordre. La solution semblait lourde d’utilisation au début : faire une commande, signer un contrat, remplir les Relevés d’activités, vérifier les RAV, …
Mais une fois habitués, les utilisateurs ont compris que la solution leur facilitait la vie : « plus de gestion papier, on sait que les factures sont bonnes, on sait quand il nous manque des contrats ou des factures. Finalement le cadre est rigide mais il s’est révélé bénéfique parce qu’on est sûr que tout se passe bien et on a aussi moyen d’être en lien avec le fournisseur et de corriger ».
C’est un changement de culture : « Aujourd’hui, après 5 ans d’utilisation, la solution PIXID est entrée dans les mœurs, on sait ce qu’on dépense et on peut le justifier. Tout le monde est autonome car l’outil est intuitif. Je suis souvent en lien avec des sites ayant eu beaucoup de changements de règles de rémunération (grille de salaire, montant des paniers repas, etc…) et ils n’ont aucun mal à me dire : heureusement que l’on a PIXID. D’ailleurs, on me demande régulièrement de créer de nouveaux utilisateurs parce qu’il y a des départs, des arrivées et ils se forment tout seuls ! Je n’ai plus vraiment besoin d’intervenir » indique Frédérique Péterlé.
Un gain de temps
C’est est un des plus grands bénéfices de l’outil, pour l’administration et pour les 3 entités. Avant PIXID, la vérification d’une facture était fastidieuse et prenait 30 ou 40 minutes. « Aujourd’hui, c’est fluide et elle ne prend que quelques minutes. C’est un gain de temps énorme qui impacte les coûts et qui libère du temps qui peut être réinvesti ailleurs. Par exemple, sur le mois précédent : pour 318 ETP et 79 factures : 52 heures économisées ! ».
Prise de conscience de la volumétrie
« PIXID nous permet également de responsabiliser les personnes qui ont recours à l’intérim et qui sont éloignées de sa gestion. Elles se rendent compte de ce que ça représente par mois ».
Tout est centralisé dans un même outil
« Les moyens de communication entre nos sites et les agences sont limités. Il n’y a plus autant d’échanges de mail. On ne court plus après les informations on sait qu’elles sont là ! »
Sécurisation et conformité
« Il y a un contrôle, on sait que si on a passé un commande d’intérimaire Il n’y pas d’erreurs sur le nom, sur les dates, sur les salaires et s’il y a une erreur, on sait comment la corriger ».
Le tableau de bord
« Les chiffres liés à l’intérim sont faciles à extraire : heures, total facturé, par motif. C’est pratique pour la restitution des chiffres de dépense. Tour le monde a un accès à cet onglet tableau de bord, avec ses indicateurs préétablis ».
Réactivité et disponibilité des équipes PIXID
« Pour réussir un tel projet de déploiement, il vaut mieux structurer les process avant d’installer un outil de gestion de l’intérim. S’aider de l’outil pour structurer l’intérim n’est pas la meilleure recommandation selon moi. Il faut de plus ne pas multiplier les interlocuteurs, un référent par site et un membre de la direction suffit, pour un fonctionnement optimal ».
Frédérique Péterlé conclut : « de mon côté, j’adore PIXID. Ses équipes sont réactives et comprennent nos besoins. C’est un luxe et c’est très confortable de travailler dans ces conditions. Au niveau des déploiements, les équipes sont disponibles. On se parle franchement pour que ça avance bien et vite. J’ai conscience de la chance que j’ai de travailler avec PIXID. Je recommande la solution, d’ailleurs, d’autres métiers du groupe s’y intéressent ».
