Problématique
Sécuriser la gestion administrative
Avec un volume de 1500 contrats par an, respecter les nombreuses normes juridiques, liées aux contrats courts, devenait impossible à gérer sans outil. Le risque de requalification des contrats de travail en CDI générait du stress.
Gagner du temps
Le processus de rédaction et de gestion des contrats de travail était long et complexe : rédaction, vérification, envoi par email en .pdf, signature du salarié et de la direction, etc. Il fallait gérer le volume important de contrats de très courte durée, souvent pour les mêmes salariés, situés sur plusieurs sites.
Moderniser les pratiques
La digitalisation des RH devenait nécessaire pour raccourcir les délais de traitement, diminuer les coûts, dégager une image moderne auprès des pigistes et offrir une meilleure expérience collaborateur.
Démarches
Le Groupe Télégramme a déployé la solution « Portail Salariés » en choisissant les 2 fonctionnalités suivantes :
- L’édition des contrats à partir de modèles (template),
- La signature électronique des contrats de travail (côté employeur et côté salariés).
L’entreprise a mis en place la solution myPixid dès 2019 et cela a permis de mieux aborder l’année 2020 et les fortes contraintes liées à la pandémie de Covid. Une fois mis en place, le temps d’adaptation a été très rapide.
Le projet, impulsé par la direction, a été réalisé en équipe pour croiser toutes les visions et aborder toutes les problématiques concrètes. Un travail important s’est fait en amont pour rationaliser le nombre de templates disponibles.
PIXID a développé la possibilité de dupliquer un contrat, un besoin fort puisqu’un grand nombre de pigistes reviennent au cours d’une année, ainsi que la possibilité de charger un contrat hors template, pour les missions très particulières.
“On s’est senti écouté dans nos besoins. ” Angéline Salaün, gestionnaire de paie et administration du personnel Télégramme.
Résultats
Gain de temps : 6 jours / mois
Économie de temps sur la partie administration des contrats : l’édition, la vérification des informations, la logistique et la vérification. La rédaction prend 2 minutes sur PIXID alors qu’elle prenait entre 5 et 20 minutes auparavant. C’est plus de 50 % de temps gagné sur la seule rédaction !
Sécurité juridique
Le contrat est signé et conservé conformément aux réglementations. Le risque de requalification a considérablement diminué grâce au suivi des contrats sur une seule plateforme. Tous les salariés en poste ont signé leur CDD en temps et en heure. C’est beaucoup moins de stress pour l’équipe RH. “On sait en un coup d’œil si le contrat est signé et c’est très rassurant”. Jacky Prigent, responsable paie.
Meilleure image
Les collaborateurs peuvent récupérer facilement tous leurs contrats directement. Ils signent depuis leur mobile et échangent directement avec l’équipe RH si nécessaire. La digitalisation des pratiques RH permet de mieux fidéliser les pigistes.