Problématique
Trouver une solution pour optimiser la gestion de l’intérim de Transgourmet
« Nous utilisions historiquement la solution de gestion de paie ADP pour nos salariés permanents ainsi qu’une solution de gestion de l’intérim qui était vieillissante, que nous n’arrivions pas à connecter avec ADP et qui ne couvrait pas la totalité du processus intérim notamment la partie financière de contrôle des factures. Les heures d’intérim étaient saisies manuellement, cela représentait une charge administrative lourde et des soucis de fiabilité des données.
Nous souhaitions trouver une solution connectée à ADP et couvrant la totalité du processus intérim de la commande jusqu’à la facture. Nous voulions également que nos 20 établissements utilisent le même process. La solution devait nous permettre de piloter et d’être sûrs que les commandes soient passées correctement dans un seul outil gérant les contrats, que ceux-ci soient signés, qu’on ait une visibilité et un vrai contrôle des coûts. Nous avions également l’intention de faire badger les intérimaires pour fiabiliser les relevés d’heures et soulager administrativement les managers d’équipes et les RH, ce qui n’était pas possible avec la solution précédente. L’objectif était donc de maîtriser le budget intérim, de mieux contrôler les process dans le respect des règles légales et de fiabiliser. Après un benchmark le choix s’est porté sur la solution PIXID qui était déjà connectée avec ADP » précise Thierry Liger.
Une solution qui gère volumétrie importante
« Le projet a démarré pendant la période Covid, nous gérions 400 à 450 ETP ce qui représentait 3000 intérimaires actifs par an, avec des missions très courtes et de nombreux renouvellements de contrats. À la sortie du Covid, le recours à l’intérim a considérablement augmenté avec 650 à 750 ETP/an et près de 20 000 reconductions. Nous collaborons de plus avec une soixantaine d’ETT représentant 300 agences, il faut des outils performants pour suivre ces volumes et nous étions très contents de démarrer ce projet avec PIXID et ADP » ajoute-t ’il.
Démarches
Un large éventail de possibilités avec PIXID
« PIXID nous permet de paramétrer les coûts, les taux d’heures par qualification et d’intégrer les coefficients propres à chaque RTT. À côté de cela, il est possible d’établir dans PIXID une préfacturation qui, lorsqu’elle est mise au regard de la préfacturation proposée par l’agence d’intérim, nous permet de diminuer les litiges sur factures en fin de process. Le budget intérim et les process sont contrôlés dans le respect des règles légales et la facturation et les heures sont fiabilisées grâce au badgeage induit dans la GTA d’ADP ».
Adoption de la solution sur l’ensemble des collaborateurs
200 à 250 collaborateurs appartenant à la filière RH et à l’exploitation utilisent la plateforme aujourd’hui. Ils ont adopté progressivement le processus après une période d’accompagnement et de formation. Les responsables RH de chaque établissement sont les garants de la bonne utilisation de l’outil et sont au contact des responsables d’équipes dans les entrepôts. Les responsables d’équipes émettent leurs besoins, et la filière RH les valide. Il y a donc une interconnexion permanente entre l’exploitation et les RH. Ensuite, le process se poursuit avec la partie facturation avec un lien plus étroit entre la comptabilité/Contrôle de gestion et les équipes RH.
Résultats
Moins de charge administrative et une meilleure qualité de l’information
« Notre process intérim est aujourd’hui très clair et a finalement a été dicté par le fonctionnement et l’organisation des modules de PIXID que nous suivons et qui nous convient : à partir d’une expression de besoin, la commande est passée, le contrat est établi, les heures sont saisies dans les relevés d’activités qui déclenchent la préfacturation. L’agence d’intérim effectue sa propre facturation, et les contrôles permettent sa vérification.
Au quotidien, c’est très intéressant de voir que tout le monde se met à travailler de la même façon et au niveau du pilotage, c’est très pratique. À partir du moment où le contrat est mis à disposition dans PIXID, l’API Ressource permet de créer l’intérimaire dans ADP avec une redescente automatique dans la gestion des temps ADP, ce qui nous a permis de faire badger les intérimaires ce qui était totalement impossible autrefois. C’est beaucoup moins de charge administrative et la qualité de l’information est bien meilleure » précise Thierry Liger.
Gain de temps et simplification des contrôles
« Avant la mise en place de cette mécanique, nos responsables d’équipes dans les entrepôts faisaient de la saisie sur Excel et ça prenait beaucoup de temps. Aujourd’hui ils sont ravis de ne plus avoir à le faire. La solution de BI mise en place dans PIXID permet de sortir des états facilement. Des exports nous permettent d’intégrer automatiquement nos factures d’intérim en comptabilité. Nous travaillons avec 60 ETT représentant 300 agences multipliées par notre vingtaine d’établissements, le nombre de factures à gérer par mois est très important. Ces états permettent à la comptabilité et au contrôle de gestion de les intégrer automatiquement en comptabilité. C’est un énorme gain de temps et cela facilite aussi le contrôle de la facturation ».
La marketplace ADP
Cette collaboration tripartite Transgourmet/ADP/PIXID a été rendue possible par la Marketplace ADP qui permet à ses clients d’opter pour des solutions complémentaires de partenaires certifiés sans investissement de développement IT avec une garantie d’intégration en mode API. Via cette plateforme, Transgourmet a ainsi opté pour la solution de gestion d’intérim PIXID connectée avec ADP pour simplifier ses process organisationnels et sa gestion administrative.
Thierry Liger conclut : « Avant de se lancer dans ce type de projet Il faut bien penser aux process que l’on veut mettre en place et quelles populations vont agir à quels moments. Il faut qu’il y ait également un garant de l’application. C’est essentiel au quotidien, surtout quand la volumétrie est importante ».
