Comment réaliser des économies avec un Portail salariés ?

La gestion administrative du personnel est importante dans la vie d’une entreprise. Gestion des contrats, des absences, élaboration de la paie, calcul des cotisations, analyse des coûts… Une bonne gestion RH nécessite des compétences particulières et représente un coût pour l’entreprise. Mais comment réaliser des économies grâce à un Portail Salariés ? On vous explique tout !

Jonathan Briard

Responsable Commercial Offres Recrutement et Portail Salariés

Les coûts associés à la gestion administrative

Les salariés chargés de la gestion administrative doivent être dotés de connaissances particulières et d’une grande discipline. Mais, le coût du personnel ne représente pas l’ensemble des frais liés à la gestion administrative RH. En effet, elle fait partie d’un ensemble de dépenses répartis sur quatre postes principaux.

Les frais postaux

Les frais d’affranchissement liés à l’envoi mensuel des bulletins de salaire est une charge fixe récurrente. L’expédition des contrats de travail a elle aussi un coût à prendre en compte. Chez notre client les Petits Caribous, par exemple, cela représente une charge pouvant aller jusqu’à 8 € pour chaque salarié en mission.

Les coûts de main-d’œuvre

73 % des professionnels RH consacrent plus de la moitié de leur temps de travail à la gestion administrative. Le coût et le temps passé sur ces tâches chronophages est donc à prendre en compte

Le prix du matériel

Les formalités administratives liées à la gestion RH sont assez nombreuses et nécessitent un certain nombre de documents. Les contrats de travail doivent, par exemple, être imprimés en 3 exemplaires. Le coût d’impression est une charge pour l’entreprise (papier, encres, imprimante…).

Les coûts légaux

Certains actes de gestion ont un coût (déclaration à l’URSSAF par exemple). De plus, en cas de non-respect du RGPD par les services RH, l’entreprise risque d’avoir des sanctions. En cas de non-respect des réglementations du Code du travail, elle peut également se voir infliger une amende dont le montant peut s’élever jusqu’à 10 millions d’euros ou 2 % du CA annuel. Une parfaite connaissance de la réglementation en vigueur est indispensable pour se prémunir de ces types de risques.

digitaliser-bleu

Notre solution Portail Salariés :

Un espace en ligne accessible à tout moment pour dématérialiser l’ensemble de vos échanges RH et améliorer votre marque employeur.
digitaliser-bleu

Notre solution Portail Salariés :

Un espace en ligne accessible à tout moment pour dématérialiser l’ensemble de vos échanges RH et améliorer votre marque employeur.

Quelles sont les économies possibles avec un Portail Salariés ?

Grâce à un Portail Salariés, une entreprise peut réaliser d’importantes économies sur les coûts liés à la gestion administrative RH. Zoom sur chacun des postes de dépenses concernés.

Réduire les coûts postaux

Grâce à un Portail Salariés, vous pouvez dématérialiser l’ensemble de vos documents RH. Terminé l’envoi des fiches de paie en format papier ! Vos employés les reçoivent en version digitale directement sur le Portail tout comme le reste des documents les concernant. Les frais d’affranchissement n’ont donc plus lieu d’être tout comme l’achat d’enveloppes. Ce sont donc de belles économies en perspective.

Supprimer les frais de matériel

En n’imprimant plus les documents, vous n’avez également plus besoin d’acheter de cartouches d’encre pour l’impression ni à avoir d’imprimante pour vos documents RH. Vous n’avez également plus besoin de vous équiper de machines dédiées à l’envoi de vos courriers RH (machine à affranchir, de mise sous pli…). En plus de faire des économies en supprimant ce matériel de vos locaux, vous gagnerez de la place.

Faire gagner du temps à votre service RH

La dématérialisation de votre gestion administrative du personnel fait gagner un temps précieux à votre service des ressources humaines. Mais, un Portail Salariés vous permettra également d’améliorer vos processus et de les simplifier. Vous aurez des modèles de contrats de travail à votre disposition que vous pourrez facilement compléter en automatique. Économies de temps garanties !

S’assurer d’être en conformité

Grâce à des alertes juridiques, vous êtes sûr de réaliser vos démarches de façon conforme à la loi. Vous serez averti des dates limites de signature des documents (au minimum 48h suivant la prise de poste pour la signature d’un contrat de travail). L’archivage proposé par votre Portail Salariés respecte les règles définies par le RGPD. Ainsi, vous vous assurez de ne pas vous exposer à des sanctions.

L’œil de PIXID

L’administration du personnel comprend de nombreuses tâches chronophages. L’intégration d’un Portail Salariés dans votre entreprise vous permet de faciliter le travail de vos équipes grâce à l’automatisation et à la simplification des procédures RH. Selon le témoignage client réalisé avec Le Télégramme, il permet d’économiser 6 jours de travail par mois. Ce n’est pas rien ! Ce temps précieux pourra être consacré à des tâches à plus forte valeur ajoutée visant à améliorer le bien-être des collaborateurs de l’entreprise.
Vous l’aurez compris, le Portail Salariés est une solution parfaite pour faire des économies sur la gestion administrative du personnel. En plus d’améliorer la productivité de votre service du

Découvrir notre portail salaries

Pour aller plus loin

Pour aller plus loin

Pour aller plus loin