Documents des salariés : découvrez notre guide pratique pour ne rien oublier

La vie administrative d’un salarié implique un nombre important d’échanges de documents. Du recrutement au départ du collaborateur, on estime que 70 types de documents sont ainsi échangés entre un salarié et son employeur.

Kimberley Faure

Chargée des contenus et partenariats

Qu’il reste un mois ou 10 ans dans la même entreprise, un grand nombre de démarches, d’informations et de documents seront effectués, validés, signés, conservés dans le respect de la protection des données personnelles. Ni trop, ni trop peu, ni trop longtemps, un véritable casse-tête pour les RH. En attendant une simplification administrative, nous vous avons concocté un guide pratique pour bien gérer tous les documents des salariés !

Gérer les documents lors du recrutement

La vie du futur salarié commence dès sa candidature. L’entreprise doit communiquer avec les candidats, mettre à disposition un portail et collecter les bonnes informations dès la phase de recrutement. Cela permet d’anticiper l’arrivée du futur profil choisi pour le poste et ainsi fluidifier les étapes suivantes. Les services RH veulent gagner du temps à chaque phase du processus tout en respectant les contraintes légales.

Quels documents est-il possible de demander à un candidat ? Combien de temps pouvez-vous conserver toutes les données personnelles ? Quel est l’apport d’un ATS (Applicant tracking system) sur cette gestion ? Quelles informations est-il interdit de demander à un candidat ? Comment vérifier les informations présentées par le candidat ?

Les réponses à ces questions sont abordées dans notre guide pratique sur la partie recrutement.

Gérer les documents des salariés lors de l’embauche

Le candidat choisi, les échanges de documents s’intensifient pour conclure la phase d’embauche. Lorsque la décision de recruter un candidat est actée, l’entreprise collecte tous les documents nécessaires à la rédaction du contrat de travail, aux formalités d’embauche et à l’information des organismes publics. Mais elle a également l’obligation de fournir plusieurs documents au nouveau salarié ou de les mettre à sa disposition.

L’entreprise demande au salarié des informations sur son identité, sa capacité à travailler sur le territoire français, son identification au régime de Sécurité sociale, etc. Mais elle doit aussi fournir un grand nombre de documents sur l’entreprise.

Quels sont les documents échangés lors de l’embauche ? Comment conserver en toute légalité ces éléments ? Qui a accès à ces documents dans l’entreprise ? Quelles sont les informations interdites que l’employeur ne peut exiger d’un salarié ? Documents obligatoires, documents utiles, notre guide pratique vous permet également d’y voir plus clair lors de la phase d’embauche.

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Notre solution Portail Salariés :

Un espace en ligne accessible à tout moment pour dématérialiser l’ensemble de vos échanges RH et améliorer votre marque employeur.
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Gérer les documents tout au long de la vie du salarié

Comment gérer facilement la vie administrative de tous vos collaborateurs ? Que le salarié demeure 3 mois ou 30 ans dans l’entreprise, de nombreux échanges de documents vont rythmer son quotidien après l’embauche. Ces éléments concernent sa santé, sa rémunération et son évolution de carrière.

Plus particulièrement, comment être en règle après la visite médicale d’information et de prévention ? Comment conserver les bulletins de salaire électronique ? Combien de temps conserver les justificatifs de notes de frais ? Qui peut avoir accès au compte-rendu d’un entretien annuel d’évaluation ? Notre guide pratique répertorie tous les documents des salariés tout au long de leur présence dans l’entreprise avec les durées et modalités de conservation.

Gérer les documents indispensables lors du départ du salarié

Comme des salariés “boomerang”, de nombreux employés quittent et reviennent dans une même entreprise. C’est la raison pour laquelle une bonne gestion du départ d’un collaborateur, communément appelé “offboarding”, devient la règle afin de ne pas négliger cette étape importante. Pour les RH, l’efficacité passe par la conservation des éléments dans le respect du RGPD pour gagner du temps lors d’un retour. Avant cela, les RH doivent remettre tous les documents obligatoires au départ du salarié.

Quand un salarié quitte l’entreprise, celle-ci doit lui remettre un certain nombre de documents (attestation, solde de tout compte, etc.) et mettre à jour ses fichiers du personnel. Certains cas particuliers comme la démission ou le licenciement nécessitent de respecter le formalisme exigé en droit du travail.

Quels documents relatifs à l’épargne salariale faut-il transmettre au salarié ? Combien de temps conserver les documents relatifs à un licenciement ? Est-il possible de garder un dossier RH complet au-delà de quelques mois ? Voici quelques-unes des questions abordées dans notre livre blanc.

La check-list des documents échangés avec un salarié

Nous avons donc réuni dans un guide pratique tous les documents des salariés, qu’ils soient obligatoires ou utiles, qu’ils soient demandés par l’entreprise ou par le salarié. Cerise sur le gâteau, vous trouverez la check-list des documents pour chaque phase de la vie administrative du salarié. C’est l’assurance de ne rien oublier ! Durée de conservation par l’entreprise, caractère obligatoire ou non, mode de transmission du document, signature électronique
ou non, etc. Sur 3 pages, c’est la check-list la plus exhaustive relative à la gestion RH.

En conclusion, gérer tous les documents pendant toute la vie du salarié s’avère chronophage et fastidieux, tout en étant une source de risque importante. Bonne nouvelle : la digitalisation apporte ici une réelle plus-value en simplifiant et en automatisant les process répétitifs. Il est possible d’optimiser la collecte, les échanges, les signatures des dossiers RH grâce à la digitalisation.

Un portail salariés est une solution précieuse pour se conformer à la réglementation, être plus efficace et ne rien oublier. En offrant un espace partagé et sécurisé avec chaque salarié, vous facilitez tous les échanges, dans le respect de la loi. Un système d’alerte vous avertit de l’absence d’un document obligatoire ou de la nécessité de transmettre un document dans un délai donné. Après avoir téléchargé notre guide, vous serez sûr de vouloir faire mieux et plus rapidement pour satisfaire vos obligations administratives d’employeur. 

Téléchargez notre livre blanc en un clic ici.

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