L’anticipation est une démarche vertueuse en matière de recrutement. S’il n’est pas toujours possible de prévoir des problèmes d’absentéisme ou de départs de collaborateurs, les ressources humaines doivent s’assurer d’être prêtes afin de réagir rapidement pour ne pas pénaliser l’activité de l’entreprise. C’est dans ce sens que le plan de recrutement est un outil pragmatique à forte valeur ajoutée préparer au mieux vos recrutements. On vous explique.
Comment préparer votre plan de recrutement ?
Entre le travail préparatoire, la gestion des besoins internes, le sourcing, les questions opérationnelles, les sélections et les entretiens, tout doit aller vite et bien. Or, il ne faut pas confondre vitesse et précipitation. Dans le premier cas, les tâches s’enchaînent, c’est intense, mais organisé, fluide et précis. Dans l’autre, c’est brouillon, compliqué et chronophage. Le plan de recrutement vient justement optimiser vos ressources internes pour identifier et clarifier chaque étape clé.
À chaque stade, le plan de recrutement vous permet d’identifier les priorités, les besoins, les personnes responsables et les prérequis pour passer sereinement d’une étape à l’autre. Il est ainsi possible d’estimer, selon les profils recherchés, la difficulté et le temps que prendra un recrutement.
L’objectif d’un plan de recrutement est d’être pragmatique pour anticiper ses besoins de recrutement. Exemples et bonnes pratiques en cinq points :
- Le profil de vos équipes : c’est la caractérisation de l’état de vos ressources humaines disponibles.
- Le profil des postes : c’est l’anticipation des besoins et des compétences nécessaires pour les années à venir selon les grands projets de votre organisation.
- Le plan d’adéquation : il s’agit de l’élaboration d’une stratégie pour combler l’écart entre les résultats des deux premières étapes.
- Le plan de recrutement interne : c’est une simulation des différentes politiques RH que vous pouvez mettre en œuvre pour anticiper vos besoins (par exemple des reconversions, des promotions, un système de mobilité interne, etc.). C’est un enjeu particulier pour les entreprises ayant de nombreux sites (points de vente, sites de production, bureaux commerciaux…).
- Le plan de recrutement externe : il s’agit de l’identification des meilleurs canaux de recrutements pour toucher des viviers de candidats dont les compétences correspondent aux besoins de l’entreprise.
Enfin, n’oubliez pas d’intégrer la variable du temps dans votre plan. Il vous faut connaître le temps de recrutement selon le poste afin de mettre en place les bons outils au bon moment, mais aussi pour vérifier l’impact de la saisonnalité sur votre activité. Ainsi, une grande surface aura besoin de renforts anticipables dans les périodes des fêtes de fin d’année, et les vendanges pour une maison de Champagne nécessiteront une aide temporaire sur une période courte de quelques semaines à la fin de l’été, par exemple.
Les avantages du plan de recrutement
Un plan de recrutement structure votre organisation et favorise la mise en place de processus simples et clairs. La connaissance RH est documentée et n’est plus détenue par une seule personne, mais elle peut être partagée au sein d’un service. Il évite donc un lien de trop grande dépendance sur une ressource particulière et sécurise votre fonctionnement. C’est un gain de temps, car chaque tâche est identifiée, peut être attribuée à une ressource, et est ainsi durablement optimisée, en particulier grâce aux outils numériques, comme un ATS qui permet :
- d’assurer un meilleur suivi des candidatures ;
- d’optimiser et d’améliorer l’expérience candidat ;
- d’être réactif et proactif face aux futures demandes de recrutement, y compris les demandes urgentes.
Mesurer l’impact du plan de recrutement
Mettre en place un plan de recrutement prend du temps pour baliser le terrain, organiser les données et les informations. C’est un effort qui a le mérite de se mesurer grâce à des indicateurs clés de performance. Vous pouvez ainsi adapter en continu votre action et ajuster votre plan de recrutement en temps réel. Pour cela, identifier et surveiller les KPI clés est essentiel. Quelques exemples :
- Le besoin en recrutement : combien de personnes avez-vous besoin de recruter ?
- Le taux de turnover : le ratio entre arrivée et départ.
- Le nombre de CV nécessaires pour un recrutement.
- Le taux de sélectivité : c’est le nombre de candidatures rapporté au nombre d’entretiens. Un taux de sélectivité faible signifie que votre sélection de candidats est réalisée avec précision.
- Le coût total du recrutement (coûts directs et indirects).
- La durée moyenne d’un recrutement selon les postes.
- La diversité et la mixité hommes / femmes dans votre organisation.
- Le taux de périodes d’essai terminées.
- La satisfaction des managers et des chefs d’équipe vis-à-vis des nouvelles embauches.
- Le taux de rétention à 1 an : quel est le pourcentage de vos nouvelles recrues qui sont toujours en poste un an après leur embauche ?
L’œil de PIXID
Allié indispensable du plan de recrutement, un outil type ATS centralisé et partagé capable de gérer un vivier de candidats permet d’accompagner au mieux l’action de recrutement interne et externe. De quoi disposer de l’ensemble des données et des moyens utiles pour garantir le suivi et l’exécution de votre plan.