La transformation digitale, indispensable pour assurer la continuité de l’entreprise

La transformation digitale est prônée pour améliorer l’efficacité opérationnelle et administrative, réduire les coûts et accélérer la croissance des entreprises. En période de crise sanitaire, comme celle de la Covid-19, elle montre un nouvel aspect indispensable : assurer la sécurité des employés et pérenniser l’entreprise. Digitaliser ses services dans l’urgence invite à questionner ses pratiques et ses processus, à distinguer l’essentiel de l’accessoire, à être plus efficace pour accompagner la continuité de l’activité.

Jérôme Mouret

Directeur Stratégique des Offres et Marketing

PIXID met le digital au cœur des RH pour faciliter le recrutement et la gestion des contrats courts. Nous partageons notre expérience pour montrer comment le digital peut vous aider à assurer la continuité de votre activité RH et de l’entreprise. 

Le digital pour mieux gérer l’activité

Limiter les déplacements et rendre le télétravail efficace

Digitaliser l’entreprise, entièrement ou en partie, offre en premier lieu des possibilités de télétravail. Le ministère du Travail estime que 4 emplois sur 10 dans le secteur privé peuvent être effectués en télétravail, en particulier pour les fonctions support. Vous évitez les déplacements des collaborateurs, vous leur épargnez fatigue et risque, vous pouvez accueillir des talents éloignés géographiquement.

Lors de crises sanitaires ou sociales, éviter les déplacements va au-delà du confort, c’est une sécurité pour les employés. Le télétravail a trop souvent pâti d’une mauvaise image. Aujourd’hui, les outils numériques offrent des possibilités de communication à distance, de webconférence, de travail collaboratif efficace. Le télétravail est efficace lorsque vous accompagnez non seulement les employés, mais aussi leurs managers à bien gérer le travail à distance. 

Dématérialiser les documents RH

Au sein des RH, cela permet d’assurer toute la gestion administrative de l’entreprise. Vous pouvez facilement accéder et transmettre tous les documents indispensables à la vie des collaborateurs, notamment avec la mise en place d’un portail salariés. En un seul lieu numérique, chacun y retrouve tous les documents nécessaires au quotidien. Le digital offre également des gains de temps précieux sur les tâches chronophages et répétitives, nombreuses dans la gestion administrative d’une entreprise. Il est temps de dématérialiser plusieurs processus RH, par exemple, en passant au bulletin de paie électronique

Garder le contact avec ses salariés

En outre, en période de doute sur la santé économique mondiale, les RH doivent également être attentifs à préserver un lien vital avec les employés pour les garder motivés. Offrir un espace d’écoute, rassurer les collaborateurs, être disponibles pour répondre à leurs questions sont des missions essentielles des RH qui, pour les mener à bien en temps de télétravail, doivent pouvoir s’appuyer sur des solutions digitales d’accompagnement fiables.

Il s’agit bien sûr des solutions de webconférence mais aussi, au-delà du simple envoi de newsletters ou de messages de la direction à tous les salariés quel que soit leur lieu de travail, d’outils assurant de la bonne transmission et la bonne ouverture de ces documents. Là encore, le portail salariés permet d’assurer un tel suivi. 

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Notre solution Portail Salariés :

Un espace en ligne accessible à tout moment pour dématérialiser l’ensemble de vos échanges RH et améliorer votre marque employeur.
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Le digital pour mieux gérer ses équipes

Ajuster en temps réel l’activité de l’entreprise

L’activité des entreprises peut connaître des variations aussi fortes que rapides pour des raisons très diverses telle qu’une crise sanitaire, sociale, politique ou écologique. Les RH doivent alors se montrer réactifs pour gérer les ressources au gré des fluctuations. 

Disposer d’un tableau de bord global et en temps réel donne aux RH la faculté de redéployer facilement les ressources d’un site à un autre ou de réorganiser les forces de travail.

Constituer un vivier de talent

En cas de besoin supplémentaire, les outils digitaux permettent de recruter rapidement et à distance : en exploitant des canaux de recrutements innovants, en favorisant les entretiens vidéo, en s’assurant que tous les documents administratifs nécessaires au recrutement ont bien été mis à disposition par les candidats.

En anticipant les futurs besoins, vous travaillez à constituer un vivier de talents qui, une fois structuré, vous donnera accès à une base de ressources immédiatement opérationnelles et mobilisables en un clic. Certains d’entre eux seront déjà formés car ils auront déjà travaillé dans votre entreprise, d’où un gain de temps précieux et réciproque.

Puis, c’est tout la partie administrative suite au recrutement qui peut être dématérialisée : signature électronique du contrat de travail, échanges sécurisés des documents nécessaires (diplômes, permis, attestations, etc. ). Cela se poursuit avec la vie du salarié dans l’entreprise : mise à disposition des éléments pendant la durée du contrat de travail (bulletin de salaire, congés payés, etc. ) et de fin de contrat (certificat de travail, solde de tout compte, etc. ). 

En résumé

Le digital permet aux RH de superviser et de réellement piloter l’ensemble des processus, du recrutement à la gestion administrative tout en offrant de nombreux avantages : gain de temps, coûts minimisés, tâches chronophages et répétitives évitées, etc. Vos collaborateurs travaillent mieux et plus vite, leurs missions sont plus intéressantes. Ainsi équipée, l’entreprise dispose des données et des solutions pour réagir aux événements, à défaut de toujours pouvoir les anticiper. N’attendez pas la prochaine crise pour faire entrer le digital dans votre entreprise. 

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