Les bénéfices de la dématérialisation des documents RH
Les responsables des ressources humaines doivent gérer de nombreux documents tout au long de la vie d’un salarié. On estime que l’équivalent de 2 500 feuilles par an sont nécessaires pour la gestion RH d’un salarié.. Pour faciliter cette gestion, la dématérialisation des documents RH est une solution qui offre de nombreux avantages. Découvrez-les dans cet article puis intéressons-nous à deux étapes clés de la gestion des RH : la gestion des contrats de travail et des bulletins de salaire, en expliquant comment la dématérialisation peut simplifier ces processus et apporter des avantages financiers et pratiques.
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La dématérialisation des documents RH : une solution avantageuse
Entre la gestion des contrats de travail, des fiches de paie et des documents administratifs divers, les responsables des RH peuvent se retrouver submergés par une montagne de “paperasse” à traiter. Cependant, avec l’avènement de la dématérialisation, il est désormais possible de faciliter considérablement la gestion des documents RH.
Le premier avantage de la dématérialisation est la sécurisation des documents. En effet, les outils qui proposent ce service permettent de réduire les erreurs liées au traitement manuel et de mieux respecter les réglementations en vigueur, comme le temps de conservation des documents et le RGPD. De plus, la dématérialisation accélère la communication RH entre les différents acteurs concernés. Les process et les documents sont accessibles à tout moment et par l’ensemble des équipes, selon les profils définis.
La dématérialisation permet également d’améliorer l’efficacité RH, avec un raccourcissement du cycle de traitement des documents de 46% selon une étude récente. Elle permet donc aux responsables RH de gérer les documents plus rapidement, tout en réduisant les coûts liés au traitement des documents de l’ordre de 91%.
La dématérialisation des documents RH est particulièrement utile pour les étapes sensibles de la gestion des RH, telles que la gestion des contrats de travail et des fiches de paie. En effet, ces documents sont souvent sources de complexité et de stress pour les responsables des RH, et la dématérialisation permet de faciliter leur gestion.
Notre solution Portail Salariés :
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La dématérialisation des contrats de travail
La gestion des contrats de travail implique généralement beaucoup d’échanges et d’interlocuteurs, tels que le manager, les responsables RH, le futur salarié et le gestionnaire de paie. Il est important de collecter les informations du futur salarié, de sélectionner et de rédiger les clauses du contrat, d’envoyer le contrat pour signature à la direction et au futur salarié, et de veiller à ce que toutes les parties signent le contrat dans les délais impartis.
La dématérialisation des contrats de travail permet d’harmoniser et de standardiser les contrats, en utilisant des templates prédéfinis. La signature électronique permet un gain de temps considérable et simplifie la mise à disposition et le suivi des contrats. La dématérialisation permet également une meilleure gestion des données personnelles collectées, conformément aux réglementations en vigueur telles que le RGPD. La traçabilité à valeur juridique garantit une opposabilité en justice en cas de litige.
Enfin, la dématérialisation des contrats de travail présente des avantages importants pour les recrutements. Elle permet une sécurisation des embauches en verrouillant le candidat grâce à un contrat rapide et facilement accessible. Elle offre également une meilleure expérience utilisateur pour le candidat, qui est rassuré d’avoir son contrat simplement, sans avoir besoin d’impression ou de se déplacer pour les envois.
La dématérialisation des bulletins de salaire
La gestion des bulletins de salaire est une autre tâche importante pour les responsables RH. Il s’agit d’une charge administrative qui peut prendre beaucoup de temps et de ressources. En effet, on estime qu’un RH consacre jusqu’à 5,2 heures par mois à la gestion des impressions, du tri et de l’envoi de 100 bulletins de salaire.
En utilisant des solutions numériques, les responsables RH peuvent gérer les bulletins de salaire plus efficacement, en automatisant les tâches répétitives et en réduisant les délais de traitement. Les bulletins de salaire numériques peuvent être facilement accessibles pour les employés, qui peuvent les consulter à tout moment via une plateforme en ligne dédiée.
La dématérialisation des bulletins de salaire présente également des avantages financiers importants pour les entreprises. En réduisant les coûts liés à l’impression, au tri et à l’envoi des bulletins de salaire, les entreprises peuvent réaliser un retour sur investissement rapide en optant pour une solution numérique. En outre, la dématérialisation peut aider à réduire les erreurs de traitement, ce qui peut avoir un impact positif sur la satisfaction des employés.
En conclusion, la dématérialisation du contrat de travail et des bulletins de salaire sont deux aspects clés de la digitalisation des processus RH. Ces deux piliers offrent des avantages importants en termes de sécurité, d’efficacité, de communication, de réduction des coûts et de satisfaction des employés.
L’œil de PIXID
Chez PIXID, nous travaillons à la transformation numérique des RH en offrant des solutions innovantes et sur-mesure pour répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise et simplifier leurs processus de recrutement, de gestion de l’intérim ou de gestion administrative des salariés.
