Dématérialisation RH et RGPD : Comment assurer la bonne gestion des données des salariés ?
La dématérialisation RH est devenue incontournable pour les entreprises. Cependant, cette migration massive vers les outils digitaux pose des enjeux juridiques importants. En effet, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) impose des obligations légales aux entreprises en ce qui concerne le traitement de ces données, depuis leur recrutement jusqu’à la fin de leur contrat. Comment les entreprises prennent-elles en charge cette responsabilité ? Quel est le rôle du Délégué à la Protection des Données (DPO) dans cette tâche ? C’est ce que nous allons explorer dans cet article.
Chargée de communication et marketing
Données personnelles salariés, quels sont-elles ?
Les données personnelles des salariés incluent toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, telles que les informations recueillies lors du recrutement, la création du dossier du personnel, les justificatifs médicaux, les bulletins de paie, etc.
Parmi elles, on peut citer leur nom complet, leur adresse personnelle, leur numéro de sécurité sociale, leur numéro de téléphone personnel, leur date de naissance, leur nationalité et leur état matrimonial. D’autres informations peuvent également être considérées comme sensibles, telles que les détails sur les antécédents médicaux, les informations sur les syndicats, les informations sur les licenciements et les renseignements financiers.
L’accès à ces données doit être limité aux personnes en charge du recrutement et de la gestion du personnel ainsi qu’aux délégués du personnel. Les employeurs sont tenus de protéger ces informations, car elles peuvent impacter la vie privée et les droits de leurs employés.
Notre solution Portail Salariés :
Notre solution Portail Salariés :
Dématérialisation RH et RGPD : quels sont les enjeux juridiques ?
La dématérialisation RH implique la gestion électronique des données personnelles des employés. Cela signifie que l’entreprise s’expose à des sanctions juridiques si elle ne respecte pas la protection des données et le RGPD. Par conséquent, il est important d’être vigilant sur ce point.
En effet, le Règlement général sur la protection des données (RGPD), entré en vigueur en 2018, impose aux entreprises de garantir la sécurité et la confidentialité des données personnelles qu’elles collectent et traitent. Les entreprises sont tenues responsables de la gestion de ces données. Elles peuvent être passibles d’une amende administrative allant jusqu’à 10 millions d’euros ou 2 % de leur chiffre d’affaires annuel total en cas de violation des obligations de sécurité ou de désignation d’un délégué à la protection des données (article 83.4 du RGPD).
En raison de la nature sensible des informations personnelles des salariés (numéro de sécurité sociale, date de naissance etc…), les entreprises doivent s’assurer que les logiciels qui assurent la dématérialisation des documents RH sont conformes aux exigences juridiques du RGPD. Les risques les plus importants incluent :
- la perte de contrôle sur les données,
- la violation de la confidentialité des employés
- la non-conformité aux obligations de notification en cas de violation de données.
Pour éviter ces risques, les entreprises doivent mettre en place des politiques et des procédures de gestion des données efficaces. Cela passe notamment par l’instauration d’un registre des activités de traitement, des mesures de sécurité appropriées et des procédures de notification en cas de violation de données.
Aussi, il est essentiel pour les entreprises de garantir que les employés donnent leur consentement pour le traitement de leurs données personnelles. Elles doivent également s’assurer que les données sont protégées contre les accès non autorisés.
Les entreprises doivent être vigilantes face aux défis juridiques liés à la mise en place de la dématérialisation RH. Le Délégué à la Protection des Données (DPO) est un acteur fondamental pour concilier dématérialisation RH et RGPD en toute sérénité.
Quel est le rôle de DPO pour le respect des données ?
Le DPO (Délégué à la Protection des Données) est responsable de la surveillance de la conformité de l’entreprise aux obligations du RGPD, y compris lors de la mise en place de politiques et de procédures de gestion des données efficaces. Il est également responsable de la sensibilisation et de la formation des employés à la protection des données personnelles et de la mise en place d’un système de notification en cas de violation de données.
En utilisant des solutions de stockage cloud pour la dématérialisation RH, les entreprises peuvent réduire les risques juridiques liés à la protection des données personnelles. Cependant, il est important que ces entreprises travaillent en étroite collaboration avec leur DPO. Celui-ci peut s’appuyer sur les fournisseurs pour garantir la conformité en termes de purge des données et de respect du temps de conservation des documents, y compris le droit à l’oubli.
En somme, la dématérialisation des processus RH est une tendance croissante qui permet aux entreprises de simplifier la gestion des ressources humaines. Cependant, cette transition vers un système numérique présente des défis juridiques importants liés à la protection des données salariés à caractère personnel des salariés. Le DPO est un acteur clé. Il est le point de contact de l’entreprise avec les autorités de protection des données et travaille en étroite collaboration avec les fournisseurs cloud.
L’œil de PIXID
Afin de concilier sereinement dématérialisation RH et RGPD, PIXID intègre une solution Saas avec ses propres solutions d’hébergement. Ainsi, nous assurons aux entreprises utilisatrices le respect de la conformité. Nous sommes particulièrement vigilants en matière de protection des données et nous nous engageons à respecter les exigences légales pour assurer la conformité au RGPD. Grâce à notre DPO, Franck Schleich, et à notre certification ISO 27001, nous sommes en mesure de garantir la sécurité et la confidentialité des données de nos clients.