Bonnes pratiques pour organiser le dossier du personnel

69% des responsables RH passent plus de la moitié de leur temps sur des tâches administratives. Avec 162 millions de documents dématérialisés, PIXID bénéficie d’une forte expérience dans la gestion des documents RH grâce à son portail salariés. Lors d’un webinaire, PIXID a donné quelques bonnes pratiques indispensables pour réussir à gérer tous les dossiers RH et ce à chaque étape de la vie d’un salarié.

Kimberley Faure

Chargée des contenus et partenariats

Le recrutement

Les premiers documents s’échangent dès la phase de recrutement. En moyenne, 5 documents sont transmis dès la candidature. Ces documents sont alors essentiellement de nature évaluative : diplômes, CV, permis, etc.

Attention : il est interdit de réclamer certaines informations, notamment le nombre de points sur un permis de conduire, le numéro de Sécurité sociale, les données personnelles dites sensibles sur le candidat.

A l’issue de la procédure, le candidat non retenu doit être informé de la conservation des informations pour son intégration au sein d’un vivier de talents. Il conserve la possibilité de s’y opposer. À défaut, l’entreprise peut garder les données pendant 2 ans. 

L’embauche

Pour établir le contrat de travail, le candidat retenu doit obligatoirement fournir certains éléments relatifs à son identité (pièce d’identité), sa couverture sociale (carte vitale, numéro de Sécurité sociale) et le paiement de sa future rémunération (RIB).

L’employeur, de son côté, a l’obligation de transmettre :

  • le règlement intérieur dans les entreprises de plus de 50 salariés,
  • les informations sur le livret d’épargne le cas échéant,
  • les informations relatives à la mutuelle obligatoire et à la prévoyance.

Au final, une quinzaine de documents sont échangés :

  • contrat de travail, contrat de professionnalisation, convention de stage,
  • permis de conduire et carte grise du véhicule si nécessaire,
  • autorisation de droit à l’image,
  • promesse d’embauche,

Sur la plateforme Pixid, dès le recrutement, un compte est ouvert au nom du salarié. Celui-ci peut alors facilement télécharger tous les documents depuis un ordinateur ou depuis son mobile, en prenant simplement en photo les pièces nécessaires.

La signature électronique du contrat de travail présente des avantages et constitue un gain de temps et permet de s’assurer du respect des délais. Côté RH, finies les journées passées à rédiger des contrats et à vérifier les dossiers ! Un système d’alerte facilite ce travail de vérification.

Au cours de ce webinaire, les responsables RH présents ont évalué les tâches les plus chronophages à leur yeux : la réunion des pièces d’identité (68 %) arrive en tête, suivie par  l’envoi de bulletins de salaire dématérialisés (21 %) et la signature des contrats de travail (12 %). L’étape la plus pénible pour les RH est donc l’embauche car il faut collecter toutes les pièces justificatives au cours des nombreux échanges avec les candidats. Une étape qui peut être facilitée, si l’on donne accès à une plateforme en ligne.

Webinaire : Bonnes pratiques pour enfin s'y retrouver dans les documents salariés

Pour gérer tous les documents pendant toute la vie du salarié c’est une tâche très chronophage et fastidieuse. Bonne nouvelle : la digitalisation apporte ici une réelle plus-value en simplifiant et en automatisant les process répétitifs. Dans ce webinaire vous découvrirez toutes les bonnes pratiques pour vous y retrouver dans les documents RH et réussir leur archivage.

Revivez ce webinaire grâce au replay !

Le quotidien du salarié

En premier lieu, la santé au travail du nouveau salarié. Une visite de prévention et d’information est à réaliser dans les 3 mois à compter de la signature du contrat de travail. Elle sera renouvelée ensuite dans les 5 ans. Aucune information sur la santé du collaborateur ne peut être transmise à l’employeur.

Depuis 2017, l’entreprise peut dématérialiser le bulletin de salaire grâce à un coffre-fort numérique. On estime que chaque bulletin de paie papier revient à 2,53 euros tandis que le BSE (bulletin de salaire électronique) revient à 0,50 €. Les gains directs et indirects sont donc importants.

Le dernier point qui génère des échanges de documents pendant l’exécution du contrat de travail est l’évolution professionnelle du salarié. Chaque modification du poste ou d’un élément essentiel du contrat de travail génère un avenant écrit. Les modalités des évaluations périodiques et des entretiens annuels sont prévues par les accords collectifs, en particulier concernant l’exigence d’un écrit et d’une conservation.

On relève 7 documents à conserver pendant 5 ans, sauf pour les BSE mis à disposition pendant 50 ans. Pixid travaille avec la Caisse des dépôts et consignation afin d’assurer cette obligation à long terme.

Le départ du salarié

3 documents sont obligatoires lors du départ d’un salarié :

  • le solde de tout compte en deux exemplaires : dernier salaire, indemnités de départ, primes, etc.
  • le certificat de travail : date d’entrée et de départ, différents postes occupés, maintien gratuit de la prévoyance. Ce document est à conserver par le salarié jusqu’à la retraite.
  • l’attestation Pôle Emploi : dématérialisé pour toutes les entreprises, ce document doit être conservé jusqu’à l’inscription auprès de l’organisme.

Il est important de ne pas négliger cet offboarding, compte tenu de l’essor des salariés boomerang, qui reviennent dans l’entreprise à un moment au cours de leur carrière.

 

 

L’œil de PIXID

Le portail salariés facilite les échanges de documents en toute conformité avec le respect des données personnelles. La digitalisation des RH divise les coûts par 5. Au-delà, elle permet de piloter de manière globale toute la vie du salarié et fait gagner des points à la marque employeur. Retrouvez plus de conseils pour s’y retrouver dans les documents RH dans notre guide pratique !

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