5 avantages à utiliser la signature électronique pour les RH

La signature électronique fait partie des outils RH qui ont connu une forte croissance durant la crise sanitaire. Avec l’accélération de la digitalisation des entreprises, elle est aujourd’hui présente dans 34% des organisations. Elle permet une traçabilité complète du processus de signature grâce aux preuves électroniques. Son utilisation pour la gestion des RH apporte des avantages considérables à l’entreprise. On vous explique tout !

Rémi Audureau

Responsable Communication Marketing

La signature électronique, un nouvel atout pour les RH

La signature électronique est largement utilisée dans les secteurs de la banque, des assurances ou encore dans le domaine notarial. De leur côté, les entreprises l’ont adoptée dans un premier temps dans leurs relations prestataires-fournisseurs (pour la signature de contrats de prestations externes par exemple).

Mais, employée en interne pour les RH, la signature numérique s’avère également être une solution judicieuse. La pandémie a grandement mis en lumière ce fait. En effet, 41 % des dirigeants affirment avoir utilisé la signature électronique pour signer des documents liés aux ressources humaines durant la crise sanitaire.

Permettre à vos équipes de signer électroniquement les documents relatifs aux RH permet de gagner en réactivité et en efficacité dans les procédures administratives. Le salarié a accès à un service moderne et à un parfait suivi des procédures. Au final, cet avantage renforce votre marque employeur.

Améliorer la productivité de votre service RH

L’intégration d’une solution de signature électronique au sein de votre service RH va permettre à vos salariés de gagner du temps et à vous de l’argent (le temps c’est de l’argent !). La dématérialisation des processus simplifie la gestion et allège la charge de travail liée à l’administratif.

Aussi, elle s’avère être la solution parfaite pour réduire les délais de signature en interne qui sont notamment rallongés en cas de télétravail. Elle élimine les délais postaux et limite les coûts (frais d’affranchissement, d’impression). 

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Notre solution Portail Salariés :

Un espace en ligne accessible à tout moment pour dématérialiser l’ensemble de vos échanges RH et améliorer votre marque employeur.
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Sécuriser vos recrutements avec la signature électronique

Dans la continuité du point précédent, l’un des avantages non négligeables de la mise en place de la signature électronique pour vos RH est qu’elle permet un meilleur suivi des embauches. Assurez-vous de signer et de faire signer vos contrats de travail en temps et en heure !

Grâce à la signature électronique, il est plus simple de respecter le délai de 48 heures suivant la prise de poste pour la signature du contrat. En plus de limiter les retards, vous simplifierez les formalités de vos recrutements et par conséquent, l’engagement des candidats.

Au niveau juridique, l’utilisation d’une solution de signature électronique vous permet de sécuriser les procédures et de limiter les risques. Vous avez une traçabilité claire des événements.

Simplifier le suivi et l’archivage

Les documents signés électroniquement doivent être archivés, tout comme les documents signés de manière manuscrite. Bonne nouvelle, la dématérialisation permet de faciliter le stockage et l’archivage. En effet, il est inutile de conserver une version papier pour avoir une trace légale. L’outil de signature garantit à lui seul l’intégrité du document et l’authentification du signataire.

De plus, vous avez à portée de clics l’ensemble des documents de la vie de vos salariés : promesse d’embauche, règlement intérieur, engagement de confidentialité, remise de matériel, contrat, avenant, entretiens professionnels, solde de tout compte… Cela facilite la recherche et l’archivage.

Enfin, la dématérialisation de vos procédures RH limite les risques de pertes de données. Vous avez la certitude d’avoir la totalité des documents dans un seul et même endroit, gain de temps assuré !

Offrir à vos salariés un cadre sécurisant

L’arrivée sur un nouveau poste est un moment important qui peut s’avérer délicat pour le salarié nouvellement recruté. En effet, il a de nombreux documents à signer suite à son embauche. Une partie de ces documents permettent de sécuriser le recrutement.

L’autre partie contient généralement des documents relatifs aux règles propres à la société qui sont transmis à chacun de vos salariés lors de leur intégration dans l’entreprise (règlement intérieur, charte de bonne conduite, engagement de confidentialité, règles de sécurité…). La dématérialisation de toutes ces pièces permet un accès plus simple aux informations. Votre nouvelle recrue appréciera !

Au cours de la vie du salarié dans l’entreprise, de multiples documents viendront compléter ce dossier (avenants au contrat de travail, entretiens professionnels…).

 

 

L’œil de PIXID

La signature électronique RH est une solution qui va faciliter le travail de votre service RH et sécuriser l’intégration de vos nouveaux salariés. En proposant cet outil, vous montrez à vos interlocuteurs votre volonté d’innover et d’offrir des services modernes. Votre équipe RH, en plus d’être plus réactive et efficace, gagnera du temps au quotidien pour se concentrer sur l’humain.

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