Comment faciliter la collecte des données de ses salariés ?

Votre entreprise recrute des talents ? Pour l’entretien d’embauche et pour optimiser la gestion du contrat de travail, vous avez besoin de collecter des données personnelles. Ces informations vous seront utiles tout le long de votre collaboration avec cette personne. Néanmoins, des règles existent et elles se regroupent sous l’acronyme de RGPD, le Règlement Général sur la Protection des Données. Pour tout savoir, suivez le guide !

Jonathan Briard

Responsable Commercial Offres Recrutement et Portail Salariés

Pourquoi collecter les données des salariés ?

Collecter les données personnelles des salariés revient à recenser des informations capitales dans le cadre d’un recrutement par une entreprise. Cette dernière a besoin de savoir qui est son futur collaborateur et quelles sont ses qualifications (permis B, CACES, habilitations, etc.). Ces données regroupent les éléments suivants :

  • L’identification directe de la personne avec son nom et prénom ;
  • L’identification indirecte avec son identifiant, son numéro de téléphone, etc. ;
  • Des informations directement en lien avec le poste.

Comment collecter les données des salariés ?

Pour collecter les données des salariés, différents canaux existent :

La messagerie électronique avec l’email ;

  • Le fax ;
  • Une remise en main propre ;
  • Par voie postale, etc.

Une fois récupérées, il convient de centraliser ces données essentielles pour la gestion de l’activité du salarié. Comment regrouper efficacement ces informations ? Comment vérifier la fiabilité de l’accès à ces données et à leur authenticité ? Tous ces process sont longs et compliqués. Pour accéder à une fluidité de ces informations tout en les sécurisant, des solutions digitales existent.

Accédez à un outil en ligne et central pour pouvoir gagner du temps et vous concentrer sur ce qui apporte une plus-value à votre entreprise. C’est tout l’intérêt d’acquérir et d’utiliser un portail salarié.

Cet outil digital centralise toutes les données et les documents afférents aux collaborateurs. Il assure et optimise le suivi RH. Les relations entre les intérimaires et les salariés sont favorisées et intuitives grâce à cette plateforme.

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Notre solution Portail Salariés :

Un espace en ligne accessible à tout moment pour dématérialiser l’ensemble de vos échanges RH et améliorer votre marque employeur.
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Collecte des données et RGPD

Dans le cadre du RGPD, les informations collectées sont fournies avec le consentement des salariés. Ils peuvent être informés de leurs usages, donner leur accord ou s’opposer à leur traitement et récupérer ces données. Afin de respecter cette loi, la solution du portail salarié est idéale, car des mises à jour vous renseignent régulièrement des nouveautés et de ce que vous devez effectuer pour être réglementaire.

L’archivage des contrats, des bulletins de salaire, des habilitations et les alertes sur la gestion des données personnelles en lien avec le RGPD sont ultra-sécurisés avec le portail des salariés. Ce process digitalisé optimise l’accès à la réglementation sans que vous ayez à vous en soucier comme :

  • S’assurer un suivi et un contrôle (droit à l’oubli) ;
  • Détailler les obligations de conservations liées au RGPD ;
  • Les sanctions récentes établies par le RGPD en application avec les derniers jugements (amendes Google, etc..).

Dans le domaine du travail temporaire, le RGPD a eu des conséquences directes sur le management des RH, car les PME ne possèdent pas les moyens de faire contrôler et de trier ces données sensibles. Néanmoins, aujourd’hui des solutions existent pour faciliter cette gestion et le RGPD est considéré différemment, il n’est plus une contrainte, mais plutôt un allié pour optimiser sa base de données et être plus performant.

 

 

L’œil de PIXID

Retrouvez le guide pratique pour le temps de conservation de tous les documents. En effet, les informations relatives aux données personnelles des salariés aux contrats à court terme doivent être gardées 5 ans après l’élaboration de leur première fiche de paie.
Par la suite, ces informations sont détruites ou rendues anonymes.

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