Contrat de travail digital : ce qu’il faut savoir
Le contrat de travail est un document légal obligatoire qui nécessite une rigueur dans sa rédaction et un process administratif. Découvrez pourquoi le contrat de travail digital, en optimisant la rédaction, en automatisant la gestion et en intégrant la signature électronique, vous permet de sécuriser vos recrutements et de simplifier vos processus.
Responsable Commercial Offres Sourcing et Partenariats
Rédiger un contrat est une tâche administrative qui peut s’avérer chronophage dans le cas de la multiplication des missions (pour les entreprises saisonnières ou avec un fort taux de turn-over et les missions à courte durée). De plus, le paradoxe à relever est que plus la mission est courte, plus le formalisme administratif est complexe. C’est pourquoi il est important pour les entreprises de trouver des solutions pour aider le personnel à réaliser cette contrainte simplement. Aujourd’hui, beaucoup réalisent cette tâche de la main, sous Word, mais il est possible de faire de cette contrainte une opportunité. Face à ces enjeux de rapidité, de fiabilité et de volume, le contrat de travail digital offre des réponses concrètes.
Harmoniser grâce à une bibliothèque de contrats
Pour faciliter la gestion des contrats de travail, il faut avant tout réfléchir à l’existant. Avez-vous des modèles de contrats ? L’idée est de les centraliser afin de créer une bibliothèque. Vous pourrez ainsi les classer selon :
- Les profils recrutés,
- Le type de contrat (contrat d’usage…),
- Les spécificités du poste,
- Les modalités des plannings…
Afin de construire une base documentaire directement utilisable, il ne faut pas recenser plusieurs dizaines de modèles de documents, mais réfléchir de manière pratique et rationnelle. Vous pouvez prévoir un tronc commun pour vos modèles de contrat de travail en ligne et des parties variables et déclinables jusqu’au niveau le plus fin dans l’organigramme. Un système de « clausier » tel que celui-ci permet de personnaliser facilement les contrats en choisissant des clauses préétablies en fonction de chaque situation.
Notre solution Portail Salariés :
Notre solution Portail Salariés :
Faciliter avec la mise en place de process
La bonne gestion des données RH est essentielle et ce même avant le début du contrat. Par exemple, la création d’une base de données recensant les informations sur les candidats est pertinente. Celles-ci peuvent ainsi être centralisées automatiquement dans un Portail RH, plus précisément un portail Salariés/ATS candidat. Cette interface digitale a été pensée pour optimiser la gestion des ressources humaines, gérer les cas d’absence, et fluidifier les échanges avec l’employeur. Ce type d’outil s’inscrit pleinement dans la dynamique de digitalisation des processus RH. Ainsi, les données sont disponibles dès le départ, ce qui permet d’éviter tous problèmes de récupération des données (numéro de sécu, carte d’identité, date de naissance, adresse email voire numéro de portable pour les contrats en ligne).
Le process permet d’harmoniser les procédures et de définir les rôles de chacun :
- Qui récupère les données ?
- Qui génère le contrat ?
- Qui contrôle le contrat ?
- Qui signe le contrat ?
Pour faciliter le remplissage des champs obligatoires des modèles de contrats (date de début, date de fin, nom du remplacé en cas de motif « remplacement »…) et contrôler les informations complétées automatiquement, il est possible d’utiliser un outil en ligne de type portail. Cette vérification permet de s’assurer de la cohérence et de la validité des contrats.
En plus de faciliter la création du contrat de travail digital, la mise en place d’un process permet de fluidifier les échanges et de minimiser le temps nécessaire à la signature d’un contrat pour l’ensemble des signataires. En effet, cette étape est souvent ralentie dans les processus impliquant une signature manuscrite. Pour la version digitale, Lle service des ressources humaines reçoit des notifications automatiques à chaque étape et peut ainsi effectuer l’action au bon moment (création, validation, signature du contrat).
Pour l’employeur, soigner cette relation dès le départ, notamment pour les contrats d’intérim, favorise la rétention des intérimaires, souvent impactée par des processus administratifs lourds ou désorganisés. De plus, cette efficacité organisationnelle est d’autant plus pertinente que l’employeur cherche à maîtriser le coût réel de l’intérim. Contrairement au CDI, les contrats courts comme le CDD ou l’intérim engendrent souvent une charge administrative disproportionnée par rapport à leur durée.
Pour l’employeur, l’optimisation des processus via le contrat de travail digital ne se limite pas à un gain d’efficacité administrative. Elle participe activement à soigner la relation avec les candidats dès le premier contact. C’est une stratégie cruciale pour attirer, retenir et finalement embaucher les meilleurs talents, qu’il s’agisse d’un CDI ou d’un CDD.
Cette attention est d’autant plus critique dans le secteur de l’intérim, où les agences dépendent fortement de la satisfaction et de la fidélité de leurs candidats. Cela est dû à la nature des missions : courtes, récurrentes et souvent urgentes. La rétention des intérimaires, facilitée par une expérience contractuelle digitale fluide et rapide, est donc un enjeu capital pour assurer une réactivité constante et une qualité de service optimale. De plus, elle diminue les coûts liés à l’intérim, que ce soit pour l’agence ou pour l’entreprise utilisatrice.
Sécuriser via la signature en ligne et le suivi
La législation oblige tous employeurs à mettre à disposition d’un salarié nouvellement recruté son contrat de travail signé dans les 48 heures suivant le début de la mission. L’utilisation d’une solution digitale permet de s’affranchir facilement de cette obligation. En effet, il est possible de mettre à disposition le contrat de travail digital en temps réel. Il n’est ainsi plus nécessaire de prévoir de délais postaux comme c’est le cas pour le contrat au format papier, souvent source de lenteur et de complexité. La signature du contrat est elle aussi simplifiée. Elle peut se réaliser électroniquement, en quelques clics. La valeur légale de la signature électronique est la même que celle d’une signature manuscrite, à condition qu’elle respecte les exigences définies par le règlement eIDAS. Ce cadre légal européen (eIDAS) assure la fiabilité et la sécurité des transactions électroniques. L’horodatage de cette dernière, quant à lui, permet d’assurer son suivi.
À la fin du contrat de travail, l’entreprise doit également permettre au salarié d’avoir accès à son contrat pendant un temps défini par la loi. L’employeur doit donc respecter scrupuleusement les règles d’archivage en vigueur. Grâce à la digitalisation des procédures de gestion des contrats de travail, il est possible de mettre en place un archivage automatique. Cette approche sécurisée est également essentielle pour d’autres documents. Par exemple, conformément à la réglementation, l’employeur est tenu de mettre à disposition du salarié son bulletin de paie dématérialisé, en garantissant son intégrité. Cela se fait généralement via un prestataire spécialisé. D’autant plus qu’aujourd’hui, le bulletin de salaire électronique est devenu une norme, quelle que soit la nature du contrat : CDD, CDI. L’entreprise s’assure ainsi de travailler de façon conforme à la réglementation.
L’œil de PIXID
La gestion des contrats de travail se prête totalement à la digitalisation qui apporte harmonisation, facilité et sécurisation. Sa dématérialisation est pratique et efficace pour optimiser le process RH. Elle permet également de fiabiliser les documents RH et ainsi, de faire prendre moins de risques à l’entreprise. Enfin, cette approche plus moderne est une formidable opportunité de proposer une expérience candidat de qualité et de valoriser votre marque employeur.
