Coût intérim : comprendre les coûts indirects et les coûts cachés
Le coût réel de l’intérim peut se décomposer en deux parties : les coûts directs et les coûts indirects, que l’on peut aussi appeler les coûts cachés. Le coût direct correspond à la facture de l’agence d’intérim. Comme nous l’avons vu, c’est une notion complexe à suivre, notamment en raison des différents coefficients. Mais il existe aussi plusieurs coûts cachés, à prendre en compte pour l’entreprise utilisatrice (EU). Ces coûts sont au final liés au recours à un intérimaire, toutefois, ils n’entrent pas dans la facture de l’agence d’intérim.
Responsable Commercial Offres Intérim
Loin d’être négligeables, l’entreprise doit en effet évaluer la charge administrative, juridique et comptable, qui peuvent représenter des coûts indirects importants liés au recours à l’intérim. Analysons ces différents coûts cachés
La charge administrative et juridique du coût intérim
C’est le cadre légal qui impose aux RH, dont les missions sont déjà exigeantes et chronophages, une attention particulière aux pratiques en matière d’intérim.
Un coût variable en fonction de la typologie des contrats
Le coût lié à la charge administrative varie en fonction des modalités de recours au travail temporaire dans l’entreprise. Plusieurs facteurs sont à prendre en compte :
- La typologie des contrats d’intérim : les motifs de recours nécessitent une information précise (nom de la personne remplacée, motif et durée du remplacement par exemple).
- Le nombre de fournisseurs : l’entreprise travaille souvent avec plusieurs agences d’intérim, généralistes ou spécialisées.
- La durée moyenne des missions d’intérim réalisées : dans certains secteurs d’activité, les missions sont très courtes mais fréquentes, et nécessitent donc d’autant plus d’actions de gestion administrative.
La multiplication et la conjonction de ces éléments alourdissent la charge administrative des RH ou des opérationnels qui ont la responsabilité de ces actions. Chaque nouvelle mission engendre un lot de tâches incontournables et chronophages.
Elles accroissent aussi le risque juridique. Dans l’intérim, un défaut de conformité à l’une des nombreuses règles survient la plupart du temps sans volonté de violer ou contourner la loi, mais en général plutôt par incapacité à tout contrôler.
Hétérogénéité des sujets et partage des rôles et responsabilités
Avant de pourvoir un poste vacant en urgence, les services concernés par le processus multiplient les phases indispensables. Ces actions se complètent, sont interdépendantes et ne sont pas toutes réalisées par le même département au sein de l’entreprise :
- rédaction des fiches de poste ;
- planification et gestion des absences ;
- sélection des candidats et analyse des dossiers de candidature ;
- constitution du dossier, prérequis validé par le département sécurité et qualité (habilitations, permis de conduite d’engins, etc.) ;
- signature du contrat, et contrôle des aspects légaux (durée, renouvellement, motifs, etc.) ;
Notre solution gestion de l’intérim :
Gagnez en productivité et limitez les risques juridiques avec PIXID, solution n°1 en Europe.
Notre solution gestion de l’intérim :
Gagnez en productivité et limitez les risques juridiques avec PIXID, solution n°1 en Europe.
Sélection des profils
Ne serait-ce que pour la sélection du meilleur profil ! Même si l’action est déléguée à l’agence d’intérim et comprise dans ses coûts, les RH au sein de l’entreprise cliente participent au processus. Après avoir défini le profil du poste recherché, les RH doivent sélectionner les candidats intérimaires. Pour anticiper et mieux qualifier, donc accélérer la prise de décision, l’entreprise a tout intérêt à développer un vivier d’intérimaires dans lequel puiser des ressources disponibles à tout moment.
Contrôle du dossier de l’intérimaire
De la même manière, le contrôle du dossier de l’intérimaire est une phase laborieuse mais qui peut être anticipée et automatisée. Vérifier les pièces jointes se révèle une étape indispensable dès qu’il y a des permis et autorisations en jeu. La complétude du dossier RH relève de la responsabilité de l’entreprise.
Signature du contrat
Contrôler les informations contenues dans les contrats de mise à disposition et les signer dans le respect du délai imparti est de la responsabilité de l’entreprise cliente. Le non-respect des règles relatives aux contrats de mise à disposition est sanctionné par une amende de 3 750 euros par infraction constatée. Peuvent être constitutifs d’une infraction les faits suivants :
- signer un contrat signé hors délai,
- ne pas respecter le délai de carence,
- violer le principe d’égalité de traitement entre salariés,
- ne pas respecter les horaires prévus au contrat, etc.
Vérification des heures
La saisie et la vérification des heures réalisées, au sein d’un relevé d’heures est une première étape vers une facturation juste et sans erreur. C’est aussi un impératif pour ne pas avoir de litiges concernant la paye de l’intérimaire.
Gestion des accords-cadres
En multipliant les fournisseurs, l’entreprise multiplie les accords-cadres. Chaque accord fait l’objet d’une négociation spécifique à échéances régulières.
En outre, la vérification de la bonne application des accords-cadres, notamment à chaque facturation, prend du temps.
Coût intérim : automatiser le contrôle et optimiser l’intégration au back-office comptable
L’autre source principale de coût indirect dans l’intérim concerne la charge administrative liée à la bonne application du règlement de paie. Dans l’intérim, cela est encadré par le contrôle des factures.
Contrôler les factures d’intérim : pas si simple !
Toute la complexité d’une mission d’intérim ressurgit dans sa facturation. Celle-ci est individualisée et spécifique en fonction :
- du profil recruté (niveau et qualification, existence d’un salaire fixe et variable, etc.),
- du suivi des heures réalisées,
- des primes (par rapport au salarié remplacé, aux accords collectifs, etc.),
- des absences, etc.
Les erreurs sur les factures d’intérim sont donc fréquentes : les éviter et corriger représente un enjeu important et potentiellement chronophage pour les entreprises, en termes de comptabilité interne et de contrôle de gestion.
Une facture globale d’une agence d’intérim n’est pas toujours possible. Certaines entreprises demandent une facture par mois ou par semaine, parfois par centre de coût ou encore par mission.
Intégrer la facturation dans le back-office comptable
La gestion manuelle reste acceptable tant que les missions ne sont pas trop importantes. Mais, au contraire, prenons une grande entreprise qui génère entre 40 000 et 120 000 factures chaque année !
L’intégration au back-office comptable est alors indispensable. Le coût de traitement d’une facture d’intérim peut facilement atteindre 150 euros si elle est contrôlée dans les règles de l’art ! L’automatisation est donc la clé de la baisse des coûts.
Ce coût caché de traitement de la facture est trop souvent méconnu des entreprises. Surtout il reste difficile à évaluer, alors qu’en même temps, il est difficile d’assurer manuellement une vérification exhaustive de chaque facture.
En effet, l’entreprise se limite souvent à des contrôles aléatoires de factures, pour simplement vérifier la cohérence. Des investigations plus poussées n’interviennent qu’en cas d’incohérence sur une ou plusieurs factures vérifiées.
On comprend ainsi pourquoi le coût intérim est une notion complexe. Faire appel à des solutions numériques dédiées devient alors le bon moyen de maîtriser ses coûts.
L’œil de PIXID
La clé d’une bonne gestion réside dans un contrôle automatisé et systématique, qui n’est possible qu’avec l’appui d’outils digitaux dédiés à l’intérim pour les clients et fournisseurs. Notre expérience prouve qu’une économie de 2 % en moyenne est possible sur la dépense intérim, grâce à notre solution. Disposer d’un outil adapté offre un retour sur investissement rapide et une gestion optimale de l’intérim.
