Appel d’offres : Comment bien le créer pour son projet digital RH ?
Les projets de Transformation digitale en ressources humaines ont un impact significatif sur l’organisation d’une entreprise. Ils peuvent être complexes et stratégiques, il est donc important de les aborder de manière méthodique, l’appel d’offres est nécessaire. Ce document est utilisé pour obtenir des propositions commerciales et techniques de différents fournisseurs. Il est réalisé sur la base d’un cahier des charges commun qui décrit les besoins et les exigences du projet. Découvrons ensemble les étapes nécessaires pour bien mener un appel d’offres pour un projet digital en ressources humaines et les points de vigilance à avoir.
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La complexité d’un appel d’offres pour un projet digital RH
Lorsque vous entamez un projet de système d’information de gestion des ressources humaines (SIRH), il est important de garder à l’esprit que de nombreux acteurs seront impliqués (DSI, DG, utilisateurs de RH, gestionnaires paie, managers…). Ceux-ci peuvent être une source de succès ou de blocage selon leur niveau d’implication dans le projet.
Il est donc essentiel de faire les choses dans l’ordre et de comprendre avant tout les besoins et contraintes de chaque acteur impliqué dans le projet (sur les aspects budgétaires, stratégiques, organisationnels…). Vous pourrez ainsi en tenir compte pour l’élaboration du cahier des charges de votre appel d’offres.
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Les différentes étapes pour bien mener son appel d’offres
1. Choix d’un partenaire pour créer son appel d’offres
Il est fortement préconisé de se faire accompagner par un cabinet de conseils pour réussir votre transformation digitale RH tel que nos partenaires (Althéa, Act/on ou encore Temps d’Avance). En effet, les points techniques de l’appel d’offres peuvent être complexes. Une entreprise spécialisée dans le domaine peut vous aider à rédiger et définir les clauses du cahier des charges de votre projet.
Pour identifier les partenaires pouvant vous accompagner, vous pouvez :
- Utiliser les moteurs de recherches et plateformes de mise en relation,
- Consulter les réseaux professionnels,
- Demander des recommandations à vos contacts.
Vérifiez ensuite l’expérience, l’expertise et les références de chacun afin de vous assurer de leur capacité à répondre aux besoins spécifiques de votre projet.
2. Définition des besoins
Une fois que vous avez trouvé le partenaire parfait pour mener à bien votre appel d’offres, il faut réfléchir à vos besoins et rédiger un cahier des charges clair et précis. Identifiez tout d’abord les objectifs du projet et les résultats souhaités. À partir de cela, définissez les fonctionnalités et services nécessaires.
Ensuite, définissez les critères de sélection des fournisseurs avec les pourcentages attribués à chacun des critères (prix, références, délais…). Le cahier des charges doit contenir l’ensemble des termes et conditions de l’appel d’offres, vous devez donc également les préciser.
À noter : pensez à inclure les exigences de sécurité et de conformité aux normes et réglementations en vigueur.
3. Consultation des éditeurs
Votre cahier des charges finalisé, vous pouvez à présent passer à l’étape de consultation des éditeurs du marché. Identifiez les différents fournisseurs potentiels pouvant répondre aux exigences de votre projet digital RH.
Il est préconisé de commencer par une liste élargie des prestataires connus pour être actifs dans le domaine, puis de poursuivre par une analyse plus approfondie de ces fournisseurs. Cette analyse va vous permettre de réduire la liste à un groupe plus restreint de prestataires (5 ou 6) qui semblent les plus qualifiés pour répondre à vos besoins spécifiques.
4. Challenger les candidats
Une fois les offres des prestataires reçues, analysez les réponses et étudiez tous les éléments de l’offre. Organisez ensuite un rendez-vous avec les 2 ou 3 fournisseurs ayant présenté les meilleures propositions. Recensez les éventuelles questions que vous avez afin de les poser lors des soutenances.
Pendant ces rencontres, challengez les éditeurs dans leurs argumentations. Demandez une démonstration personnalisée pour illustrer un exemple d’utilisation concret dans un contexte précis de l’entreprise. Vous pourrez plus facilement vous faire une idée sur une présentation personnalisée que lors d’une explication bien « rodée » du commercial de la société.
5. Objectiver l’analyse et négocier les offres
Afin de faciliter la comparaison des offres reçues, concevez une trame de réponse commune pour tous les éditeurs. Reprenez les différents critères de choix définis dans l’appel d’offres pour analyser chacun des points en partant d’une même grille d’évaluation.
Avant la contractualisation avec l’éditeur retenu, entrez dans une phase de négociation. Cette étape vous permettra de négocier les conditions tarifaires de l’éditeur.
L’œil de PIXID
Vous l’aurez compris, différentes étapes sont indispensables pour mener à bien l’appel d’offres pour un projet digital RH. Pensez donc aux délais ! Ce projet peut prendre beaucoup plus de temps que l’on pourrait s’imaginer. Il est important de tenir compte de ce point pour ne pas créer d’effet déceptif.
