Contrats courts : les 3 étapes pour bien gérer les informations des salariés
Dans un contexte économique qui incite les entreprises à gagner en flexibilité, le recours aux contrats courts est un usage qui s’est intensifié depuis plusieurs années. Les deux raisons principales évoquées par les employeurs sont le remplacement de salariés absents et le surcroît temporaire d’activité. Les données relatives aux salariés en contrats courts doivent être conservées précieusement afin que l’entreprise puisse les exploiter le plus efficacement possible, et ce, en toute sécurité. Découvrez les 3 pratiques indispensables pour bien gérer les informations des salariés en contrat court.
Responsable Communication Marketing
Bien gérer les informations grâce à une collecte efficace
L’importance d’une base de données RH
Une bonne gestion du personnel passe par une bonne gestion des informations. En effet, lors de l’embauche d’un salarié, l’entreprise doit collecter un certain nombre de données personnelles sur l’employé. Ces informations peuvent être nécessaires pour :
- Candidater au poste (CV…)
- Attester le niveau de compétences du candidat (copie des diplômes…)
- Établir la paie (RIB par exemple)
- Assurer la sécurité du salarié (numéro d’un proche à contacter en cas d’urgence…)
- …
Les informations collectées peuvent avoir différentes natures, mais elles doivent obligatoirement être utiles à l’employeur. Celui-ci doit assurer la sécurité de ces données personnelles et contrôler les accès.
Étape 1 : réaliser une collecte efficiente
Pour simplifier la collecte des informations, la première chose à faire est de créer un système de collecte de données performant. Pour cela, donnez les moyens aux salariés ou aux candidats d’être autonomes ! Grâce à son espace salarié en ligne, il peut constituer son propre dossier de façon totalement indépendante. L’entreprise peut créer des notifications automatiques en fonction de l’avancée du dossier de chacun.
Par exemple, lors du process de recrutement, le candidat est informé en temps réel de l’avancée de son dossier. Il peut transmettre directement depuis son espace les documents demandés par le service RH. Il a une vision claire sur la complétude de son dossier. Une vérification est faite automatiquement au fur et à mesure de l’avancée de la procédure.
Notre solution Portail Salariés :
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Bien gérer les informations en travaillant la réemployabilité
Pourquoi créer une base de données RH ?
Le recours à l’emploi de personnel en contrat court est un acte récurrent. Souvent, les entreprises doivent trouver des candidats pour des postes similaires à différents moments de l’année. Afin d’optimiser vos procédures RH et de gagner du temps, il est important de recenser les candidats et personnes auxquels l’entreprise a déjà fait appel.
Étape 2 : se constituer un vivier
Bien gérer les informations est utile à l’entreprise qui pense à la réemployabilité du salarié. C’est la raison pour laquelle il est fortement recommandé de constituer une base de données de candidats. Elle pourra être utilisée pour les prochaines missions ou les besoins de personnel sur d’autres sites.
La constitution d’un vivier de candidats permet de ne pas oublier les bons profils pour les futurs besoins de l’entreprise. Cette base de données est un outil qui sert sur du long terme. Elle doit être régulièrement mise à jour. C’est un excellent moyen de répondre rapidement aux problématiques de recrutement à venir.
Bien gérer les informations vis-à-vis du RGPD
Pourquoi est-il nécessaire de respecter les règles de conservation des données ?
Une bonne gestion des informations consiste aussi à respecter scrupuleusement les règles du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Ce règlement énonce toutes les règles à respecter dans le cadre d’un traitement de données personnelles. Voici les 5 grands principes :
- Recueillir le consentement des personnes
- Demander une information seulement si elle est réellement utile
- Respecter les durées légales de conservation
- Permettre aux personnes concernées d’exercer leurs droits
- Assurer la sécurité des données personnelles collectées
En cas de non-respect des règles de conservation des données du RGDP, l’entreprise s’expose à des sanctions administratives, pénales et pécuniaires.
Étape 3 : bien gérer les informations et les durées de conservation
Afin de faciliter la tâche des entreprises pour le respect des durées de conservation des informations, il existe des outils RH qui aident à la gestion des informations personnelles.. Il est possible de créer des alertes automatiques lors de la fin de la période légale de conservation des données voire de configurer une anonymisation automatique des données après un temps donné..
Les entreprises peuvent ainsi facilement tenir à jour leurs bases de données. Ces solutions permettent également de faciliter l’exercice du droit à l’oubli des personnes concernées.
L’œil de PIXID
Bien gérer les informations et données personnelles des candidats et salariés d’une entreprise est indispensable à la fois pour être dans la légalité, pour maintenir la confiance de vos collaborateurs et pour les exploiter le plus efficacement possible (gestion de l’onboarding, connaissance candidats, remployabilité des salariés). Pour vous faciliter la gestion de ces données, vous pouvez vous appuyer sur des solutions de gestion RH adaptées.