Quels indicateurs KPIs pour piloter l’intérim ?

Même les réfractaires aux anglicismes ont fini par adopter les KPIs (Key performance indicators) ou indicateurs clés de performance ou encore indicateurs qualité. Cet acronyme est devenu le signe de la capacité de mesurer l’efficacité en exploitant des données diverses. Pour piloter l’intérim, les KPIs diffèrent selon les métiers concernés et peuvent être extrêmement variés.

François Hux

Directeur Commercial

En pratique, Il faut pouvoir trier et analyser les nombreuses données disponibles et pouvoir les transformer en informations pertinentes et exploitables. Les fonctionnalités décisionnelles (Business Intelligence /BI) sont nativement conçues pour apporter des solutions techniques performantes et fiables. Petit tour d’horizon des principaux indicateurs qualité (pour l’intérim).

Le pilotage de l’intérim

Dans un monde où les données sont à la fois éparses et omniprésentes, le pilotage d’une activité d’intérim s’accompagne d’enjeux majeurs : non seulement identifier les points de friction, les possibilités d’optimisation mais également identifier les indicateurs pertinents à étudier.

Or, les indicateurs à exploiter sont différents en fonction des objectifs poursuivis par chaque service de l’entreprise : par exemple, un(e) DAF s’attachera sans doute à la variation des coûts de l’intérim comparés à la performance de l’entreprise. Un(e) DRH, quant-lui(elle), cherchera à faire gagner du temps à ses équipes sur des tâches à faible valeur ajoutée chronophages ou répétitives, limiter les risques juridiques et, plus globalement, fluidifier les échanges avec les agences de travail temporaire. Les KPIs seront alors plutôt axés sur l’optimisation des processus, les délais de réponse ou de traitement, la difficulté à pourvoir un poste, etc.

Ainsi, le pilotage de l’intérim consiste dans un premier temps  à créer un référentiel de données unique et fiable, permettant, dans un second temps, de concevoir des requêtes personnalisées en fonction de l’activité et des différents métiers concernés. L’objectif majeur reste de constituer le plus rapidement et simplement possible des reporting précis afin d’accélérer la prise de décision et la mise en oeuvre de plan d’amélioration.

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Quels indicateurs intérim pour mesurer la performance de ses fournisseurs ?

Pour mesurer la performance de vos fournisseurs, vous devez récupérer des données externes et les trier avant même de les analyser. Les données éparses arrivent dans l’entreprise de différentes sources : logiciel métier, logiciel de gestion de l’intérim, données clients, tableurs excel, etc. La qualité intrinsèque des données constitue la première étape : les données sont-elles fiables ? Les données collectées permettent-elles de répondre aux objectifs de l’entreprise ? L’agence d’intérim peut-elle fournir d’autres données en cas de  besoin ?

Les mesures doivent être quantitatives autant que qualitatives. Par exemple, la mesure de la qualité de la gestion intérim peut se révéler dans les données relatives aux documents (nombre de réclamations par rapport au nombre de documents fournis, délai pour présenter un document ou donner une information).

En effet, le temps fait partie des indicateurs intérim précieux. Le formalisme des contrats, la multiplication des acteurs et du nombre de missions impliquent un temps important passé sur chaque contrat d’intérim. De ce fait,la réactivité des fournisseurs devient un KPI essentiel : quel est le délai moyen pour générer un contrat ? Combien de temps pour mettre en ligne une candidature et pour la finaliser ? Quel délai pour signer un contrat ? Cela est à mettre en perspective avec les autres indicateurs RH relatifs aux autres topologies de contrats de l’entreprise.

La mesure de la performance des fournisseurs est également un des objectifs principaux de l’entreprise et notamment des Achats. Comment évaluer la capacité d’une agence d’intérim à rendre le service que le client attend d’elle ? Par exemple, en comparant les résultats de plusieurs fournisseurs ou les résultats d’un seul fournisseur dans différentes régions. Le taux de transformation mesure quant à lui, la capacité du fournisseur à fournir au client un nombre de candidats suffisants avec les compétences adaptées pour chaque poste.

Des KPIs pour piloter l’intérim

Au niveau de l’entreprise, la récupération de toutes les données externes, couplées aux données internes, doit permettre de mettre en place les bons KPIs. Les solutions de business intelligence favorisent une analyse rapide et pertinente des données et des indicateurs.

La visualisation et la mise en place d’outils d’alertes (dépassement d’un seuil prédéfini) facilitent la lecture. Il ne reste plus qu’à mettre en place des tableaux de bord avec les bons indicateurs pour chaque service :

  • Vision RH : un tableau de bord efficace pourra par exemple rassembler la durée moyenne des missions (par site et/ou par motif,…), le nombre d’ETP par qualification, le délai moyen de validation des contrats, les variations entre deux services opérationnels (dans la réactivité des réponses),….
  • Vision achat : les KPIs se focaliseront sur la répartition de la dépense par site (ou centres de coûts), les parts de marché par fournisseurs, le taux de transformation de chacun, avec un objectif de comparaison des différentes agences d’intérim. Ces éléments d’analyse seront ensuite intégrés pour optimiser la négociation avec les fournisseurs.
  • Vision DAF : c’est principalement aux différents coûts que s’intéresse un tableau de bord DAF. Ici, les effets de saisonnalité ont de l’importance pour optimiser la trésorerie et pour établir les budgets et les lisser dans le temps. La corrélation entre les dépenses liées au recours au Travail Temporaire et à l’activité / résultats globaux de l’entreprise peut être également étudiée.

     

 

L’œil de PIXID

Les indicateurs pertinents ne peuvent qu’être générés correctement que par des outils d’aide à la décision. L’objectif reste d’améliorer constamment les process et les performances tant internes qu’externes. Cependant, s’il reste crucial de former les opérationnels pour utiliser les indicateurs pertinents (et Pixid peut en gérer plus de 550 !), il faut également mettre en place des plans de suivi pour actionner les bons leviers d’optimisation.

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