Qu’est-ce qu’un VMS ?

Qu’est-ce qu’un Vendor management system (VMS) ?

Le VMS est une solution digitale d’achat spécialisée dans les ressources externes et les prestations externalisées. Il est proposé en SaaS (Software-as-a-service) le plus souvent. Hébergées dans le Cloud, les solutions sont accessibles depuis n’importe quel endroit tout en étant parfaitement sécurisées.

Les entreprises l’utilisent donc pour gérer des besoins de main d’œuvre, d’intérim ou de prestations intellectuelles externalisées telles que les freelances, les cabinets de conseil ou les ESN (entreprises de services du numérique). Il n’est pas toujours simple d’optimiser la relation prescripteur / acheteur / fournisseur. Le VMS facilite alors le recours à tout type de prestataire extérieur. Plus l’entreprise a besoin d’agilité et de flexibilité, plus elle doit se doter des meilleurs outils pour être efficace sur tous les fronts. 

Attention toutefois, à ne pas confondre les acronymes ! Un VMS n’est pas :

• Un ERP (Enterprise resource planning) ou solution de gestion des approvisionnements et des achats. En revanche, les ERP, les outils d’e-procurement ou de procure to pay peuvent s’adosser à un VMS additionnel pour enrichir leur suite et offrir une couverture complète.
• Un MSP (Managed service provider) aussi décliné en Neutral vendor selon les réglementations, qui est un service externalisé à un prestataire qui assure le lien entre l’entreprise et les agences d’intérim ou sous-traitants.

En outre, derrière l’acronyme VMS se cache une multitude d’offres diversifiées, plus ou moins complexes. Ainsi, les solutions vont de la simple plateforme de dématérialisation à des solutions complètes. Alors, comment choisir un VMS et surtout, avez-vous besoin de vous équiper ?

Pourquoi s’équiper d’un VMS ?

Les principales fonctionnalités offertes par un VMS sont :

• centralisation, encadrement, pilotage et évaluation de la gestion des fournisseurs ;
• sécurisation des aspects juridiques, quel que soit le type de prestataire (intérim, freelance, etc.) ;
• optimisation de la collaboration interne entre la direction achat, la DRH, la DAF et les opérationnels.

Plus particulièrement, sur le secteur de l’intérim, un VMS apporte plusieurs bénéfices :

• Un gain de temps sur la gestion administrative chronophage spécifique au travail temporaire. L’automatisation des process permet d’éviter des tâches sans grande valeur ajoutée.
• Une réduction des coûts, notamment par la mise à jour des tarifs des différents fournisseurs en temps réel. Cela facilite aussi la comparaison des coûts entre les recours à différents modes de travail.
• La suppression des risques d’erreur, notamment des erreurs de saisie ou de traitement de l’information.
• Une visibilité globale et détaillée de l’activité grâce au reporting en temps réel sur les dépenses et les engagements. Le pilotage de l’activité est simplifié par la mise en place de KPI (key performance indicators) pertinents. La Business Intelligence se met au service de l’intérim.
• Un suivi rigoureux des accords-cadres signés avec les entreprises de travail temporaire.
• Une gestion fine du risque juridique : l’intérim est particulièrement encadré en droit français. Aussi, un éditeur anglo-saxon de VMS devra adapter sa solution aux exigences locales. Par exemple, un rappel des documents et des éléments requis facilitera l’adéquation aux normes juridiques françaises et européennes.

Et pourquoi adopter le VMS Pixid ?

Le VMS Pixid couvre la relation tripartite ETT (entreprise de travail temporaire) / EU (entreprise utilisatrice) / intérimaire. Il gère aussi bien la gestion des candidats que le traitement des fiches de paie, en passant par la partie contractualisation et la facturation. C’est un outil BtoB complet qui inclut la gestion des candidatures grâce à un ATS (Applicant Tracking System).

La solution Pixid s’impose d’ailleurs, au-delà du VMS, comme une suite RH complète. Elle devient ainsi une solution BtoBtoC dans la mesure où les ressources sont intégrées dans les process (recrutement / portail salariés).