Absence dans les équipes : la fable du planning et du manager

Malgré nos talents de poète, même la plus belle des fables ne va pas aider le manager qui doit faire face à des absences imprévues. Avec un temps moyen de recrutement de 32 jours et près de la moitié du temps des managers occupé par des tâches administratives – et notamment la gestion des plannings – il est parfois difficile de se projeter quand des ressources manquent. C’est pour évoquer ces sujets que PIXID a organisé un webinaire en partenariat avec le cabinet Temps d’avance. Retour sur les principaux enseignements de cet échange.

Une histoire d’efficacité du recrutement

Une absence non prévue peut créer de sérieux soubresauts dans une équipe. Lorsqu’elles s’accumulent, les risques d’une crise majeure ne sont pas loin. En effet, quand un infirmier manque à l’appel, quand un serveur tombe malade, quand un manutentionnaire doit s’occuper de ses enfants à la dernière minute, ou quand un ouvrier disparaît de la circulation sans raison, les impacts sont concrets et directs sur toutes les organisations. Que ce soit en termes de qualité des services, de relation client, de chiffre d’affaires ou d’avancement des projets.

Un sondage OpinionWay pour Andjaro souligne que 78% des managers de proximité sont stressés par l’absentéisme dans leur équipe. Ce sont eux qui doivent faire et refaire les plannings et s’adapter face aux absences avec toujours les mêmes questions : qui va absorber son travail en son absence ? Que lui est-il arrivé ? Combien de temps est-il absent ? Pour naviguer dans l’incertitude, les managers sont en première ligne.

Les professionnels des ressources humaines ont d’autres réalités et n’ont pas les mêmes objectifs que les managers. Alors que le manager doit éteindre l’incendie, les RH réfléchissent à améliorer les processus pour faire venir des camions-citernes plus rapidement dans le futur. Cette dichotomie est liée à des usages différents. Les managers et les RH n’ont pas le même vocabulaire ni la même finesse dans la connaissance des besoins opérationnels. Il faut passer du temps sur le terrain avec les opérationnels pour construire des fiches de poste utiles et pertinentes, par exemple.

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Entre RH et manager : la collaboration avant tout

Rien ne sert de courir, il faut partir à point

Le RH et le manager en sont un témoignage

Lorsque des plannings il n’y en a point

Le recrutement risque un naufrage…

La collaboration entre RH et manager est indispensable pour recruter de manière efficace. Ce n’est pas l’un qui doit aller plus vite que l’autre, mais bien les deux qui doivent courir ensemble – parfois par des chemins différents – pour arriver au même objectif. Pour parer à une situation d’urgence, le manager peut activer plusieurs leviers en parallèle :

• Activer les heures additionnelles des équipes en place (heures supplémentaires et complémentaires).
• Faire jouer la solidarité inter-sites lorsque cela est possible, en dépêchant un travailleur d’un autre site ou service.
• Puiser dans son vivier de talents pour des intérimaires, ou des contrats courts en direct avec des gens qui connaissent le métier, les outils et qui sont immédiatement opérationnels.
• Chercher des talents sous une autre forme avec des freelances, consultants ou experts indépendants grâce à une solution TTA (Total Talent Acquisition).

Pour faciliter la gestion des absences, le planning devient la pierre angulaire d’un bon pilotage des ressources. Il doit intégrer un référentiel de compétences, un modèle de besoins partagé entre opérationnels et RH, un lien avec un vivier de candidats qualifiés et disponibles, et un pilotage de la contractualisation (contrôles de cohérence).

Aujourd’hui, une coordination est nécessaire à chaque étape du recrutement et on ne peut plus dissocier le manager des RH pour recruter. L’enjeu majeur est alors la communication et la mise en place des bons processus pour éviter les divergences lorsque les outils et processus ne sont pas uniformisés. Exemple :

Un écosystème complet pour collaborer

Il se faut entraider, c’est la loi de nature.

C’est par ces mots que débute la fable de l’Âne et du Chien. Et c’est aussi par ce grand principe que les RH et les managers doivent travailler. Une démarche qui passe notamment par :

• Un planning partagé pour la définition du besoin .
• Un ATS avec vivier de candidats pour la recherche de talents .
• Un système de parsing et de matching, avec des avis d’entretien en temps réel pour la sélection du candidat.
• Des gabarits de contrats en ligne avec des alertes juridiques pour l’édition des contrats de travail.
• La mise en place d’un workflow de validation avec une décentralisation partielle, afin que les RH donnent un cadre pour que les managers puissent gagner en autonomie et en efficacité.

Avec la dématérialisation du recrutement, le candidat peut accepter une offre et signer son contrat de travail, en ligne, 10 minutes plus tard. C’est indispensable pour gagner du temps, économiser un aller-retour chez l’employeur pour remplir des papiers, et c’est aussi une démarche qui donne une bonne image de l’entreprise.